Document-Management-System

The virtual filing cabinet

Document-Management-System (DMS)

An important step towards a paperless office is the integration of the document management (DMS) in your WinSped environment. Now you are able to find all digitally archived documents and display them with a PDF-Reader on every workstation.

The simple generation

Papierbelege und Formulare wie etwa ein Ablieferbeleg werden von handelsüblichen Twainfähigen Scan nern eingelesen und mit Schlagworten versehen archiviert. Alle Drucke aus WinSped® werden auf Wunsch mit einer automatisierten Verschlagwortung im Archiv gespeichert und den entsprechenden Suchkriterien zugeordnet. Dieser Vorgang wird von WinSped® durch eine halbautomatische Zuordnung von Suchbegriffen in der Sendungsrecherche effektiv unterstützt. Von tourbezogenen Papieren, wie z.B. Rollkarten, Borderos etc., werden automatisch die Sendungsnummern, Auftraggeber und Frachtführer als Suchkriterium gespeichert. Die automatische Verschlagwortung eingescannter Dokumente ist zum Beispiel sofort möglich, wenn diese einen bekannten Barcode aufweisen.

Das leichte Finden

Die automatische Ablage und einfache Pflege des DMS garantiert problemlos die ständige Aktualisierung des Systems. So finden Sie mit einem Blick auch alle Doku-mente, auf denen diese Sendung neben anderen Sendungen vermerkt ist. Das ermöglicht z.B. das Auffinden einer Rechnung zu einem Sendungsauftrag, obwohl diese nur als eine Position auf einer Sammelrechnung aufgeführt ist. So haben Sie ohne lästiges Suchen in Ordnern und Akten alle wichtigen Informationen blitzschnell recherchiert. So können Sie z. B. aus dem Kundenstamm alle im DMS abgelegten Dokumente eines Kunden in einer übersichtlichen Liste aufzeigen, sortieren sowie mit einem einfachen Mausklick auswählen und dann drucken oder versenden lassen.

Leistungsmerkmale:

  • Automatische Verschlagwortung in WinSped® erzeugter Dokumente
  • Batch-Verschlagwortung barcodierter Dokumente
  • direkter Aufruf aus WinSped®
  • DMS-Archiv wird in einer separaten Datenbank geführt
  • E-Mail-Archivierung inkl. Anhang per Drag & Drop
  • alle aktuellen Office Dateitypen werden unterstützt
  • komplette Integration in WinSped®
  • manuelles Scannen und Verschlagworten