Todos los documentos siempre disponibles y fáciles de encontrar
Un paso importante hacia una oficina sin papel es integrar el Sistema de Gestión de Documentos (Document Management System, DMS) en su entorno de WinSped® . Ahora puede encontrar documentos archivados digitalmente en cada puesto de trabajo, visualizarlos y procesarlos de varias maneras.
Registro sencillo
Los documentos y formularios en papel, como los documentos de entrega, pueden imporarse utilizando un escáner compatible con Twain y archivarse relacionados con palabras clave. Todas las impresiones de WinSped® pueden archivarse con una indexación automatizada y asignarse a criterios de búsqueda correspondientes. En la búsqueda de envíos de WinSped®, estas operaciones también se ven facilitadas por una asignación semiautomática de términos de búsqueda. Los documentos relacionados con una ruta, como tarjetas de acarreo, borderos, etc., se guardan automáticamente con los números del envío, el contratante y el porteador como criterios de búsqueda. La indexación automática de documentos escaneados, por ejemplo, es inmediatamente posible cuando se identifican con un código de barras conocido.
La forma fácil de encontrar
El archivo automático y la simplicidad del DMS garantizan la actualización continua del sistema. De este modo, puede encontrar de una vistazo todos los documentos en los que se anota este envío junto a otros envíos. Esto permite, por ejemplo, identificar una factura para un pedido de transporte, aunque aparezca como una simple partida en una factura colectiva. Sin búsquedas tediosas en carpetas y archivos, toda la información importante está a su disposición. Desde la Cartera de Clientes, puede visualizar todos los documentos archivados de un cliente en el DMS de una forma clara, clasificarlos, imprimirlos, enviarlos o seleccionarlos con un simple clic.
Características:
- Indexación automática de los documentos generados por WinSped®
- Indexación de lotes de documentos con código de barras
- Llamada directa desde WinSped®
- El archivo DMS almacenado en una base de datos separada
- Archivo de correos electrónicos, incluidos los archivos adjuntos mediante Arrastrar y Soltar
- Compatibilidad con los tipos de archivos de Microsoft Office actuales
- Integración completa en WinSped®
- Escaneo y indexación manual