Gestion de documents

Le classeur virtuel

Gestion de documents (GED)

Une étape importante vers un bureau sans papier est l’intégration de la gestion documentaire (GED) dans l’environnement de votre logiciel de transport WinSped®.  Vous pouvez désormais trouver des documents archivés numériquement sur n’importe quel poste de travail, les afficher et les traiter de multiples façons.

Simplicité de saisie

Les documents papier et les formulaires tels que les bons de livraison sont numérisés par des scanners standard compatibles Twain, puis archivés avec des mots-clés. Au besoin, tous les imprimés issus de WinSped® peuvent être enregistrés dans les archives avec une attribution automatique de mots-clés  et affectés à des critères de recherche. Ce processus est efficacement supporté par WinSped®, grâce à une affectation semi-automatique des termes de recherche dans la recherche d’envois. Les numéros d’envoi, le donneur d’ordre et le transporteur sont automatiquement sauvegardés en tant que critères de recherche pour les documents relatifs à la tournée, tels que les feuilles de route, bordereaux, etc. L’indexation automatique des documents numérisés est immédiatement possible, s’ils contiennent un code-barres déjà connu.

Recherche facile

Le stockage automatique et l’entretien aisé de la GED garantissent une mise à jour permanente du système. Vous pouvez donc retrouver en un coup d’œil tous les documents sur lesquels cet envoi est mentionné parmi d’autres envois. Cela permet, par exemple, de rechercher une facture pour une commande de transport qui ne figure qu’en tant que poste sur une facture groupée. De cette façon, vous pouvez rechercher toutes les informations importantes en un rien de temps sans devoir parcourir les dossiers et fichiers. Vous pouvez ainsi, avec un simple clic de souris, afficher dans une liste clairement structurée, tous les documents d’un client stockés dans la GED à partir de la fiche client, les trier, pour ensuite les imprimer ou les envoyer.

Caractéristiques de performance :

  • indexation automatique des documents générés par WinSped®
  • mots-clés batch pour les documents à code-barres
  • appel direct depuis WinSped®
  • archivage GED dans une base de données distincte
  • archivage des e-mails avec pièces jointes incluses par glisser-déposer
  • tous les types de fichiers Office actuels sont pris en charge
  • intégration complète dans WinSped®
  • numérisation manuelle et indextion par mots-clés
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