Automatische en volledige dossiervorming in WinSped
Stel, u spreekt met uw klant af om wekelijks een factuur van alle transporten te sturen. Uw klant vraagt om telkens de afgetekende CMR-vrachtbrieven mee te sturen. Dat kan u behoorlijk wat tijd kosten. U bent bijvoorbeeld afhankelijk van chauffeurs en charters. Met het Document Management Systeem van WinSped gaat het verzamelen met één druk op de knop. WinSped koppelt de betreffende vrachtbrieven automatisch aan de factuur en stelt u in staat direct aan de vraag van de klant te voldoen. Dat klinkt goed, nietwaar?
De voordelen van het DMS van WinSped®
- De documenten zijn veilig, digitaal en gestructureerd beschikbaar. Geen papier!
- U vindt documenten binnen ieder applicatieonderdeel moeiteloos terug
- U kunt documenten met een druk op de knop verzamelen en verspreiden
Alle documentatie veilig, digitaal en gestructureerd beschikbaar
Het Document Management Systeem (DMS) van WinSped levert u meer op dan u denkt. Alle documentatie is digitaal beschikbaar en snel en eenvoudig terug te vinden en te verspreiden. Documenten die u via WinSped print of via scanner of mail archiveert, worden automatisch voorzien van trefwoorden en bij de juiste relatie of order opgeslagen in het DMS. Daardoor heeft u het overzicht over álle documenten die betrekking hebben op een relatie. Of het nu gaat om een offerte, een factuur of de laatst verstuurde kerstgroet.
Bovendien heeft u met het WinSped DMS via meerdere ingangen toegang tot de opgeslagen documenten. Wilt u een vrachtbrief oproepen in het Plandashboard, een stamkaart of het Facturatie Dashboard? Het kan allemaal. Het DMS integreert naadloos met alle andere WinSped modules.
Toegang voor klanten via het online WebDMS
Ook kunt u uw klanten toegang geven tot onderdelen van hun digitale dossier in het DMS. Dat kan via het online klantportaal WebSped. Ook uw eigen medewerkers die geen WinSped-werkplek nodig hebben, kunnen via het WebDMS snel en eenvoudig de archieffunctie voor ordergerelateerde informatie gebruiken.
De sleutel tot succes
Een goede voorbereiding is het halve werk. Onze consultants zorgen er samen met u voor dat het DMS aansluit op uw dienstverlening. Welke documenten wilt u koppelen aan WinSped, vanuit welke modules wilt u ze kunnen benaderen? Via een praktisch systeem van sleutelbegrippen en trefwoorden maakt u een professionaliseringsslag in het beheren van uw documentenstroom.
Zo wordt ritdocumentatie die via de planning wordt gearchiveerd automatisch voorzien van het ritnummer, zendingsnummer, opdrachtgever en vervoerder. Een e-mail over een order die u via de orderregistratiemodule naar het DMS sleept, wordt direct gelinkt aan de juiste order. En op basis van het e-mailadres ook automatisch gekoppeld aan de juiste relatie. Een compleet, overzichtelijk DMS is het resultaat.
Ondersteuning door LIS
Onze ervaring is dat werken met het DMS van WinSped makkelijk te leren is. Onze consultants begeleiden uw medewerkers hier goed in. Hebben uw medewerkers na de implementatie vragen? De afdeling support helpt hen graag verder.