Document Management

Het DMS: uw virtuele archiefkast

Automatisch een digitaal dossier opbouwen, waarin u snel en eenvoudig documenten terugvindt: dat doet het Document Management Systeem van WinSped® voor u. Alle documenten die u via WinSped® print of via scanner of mail archiveert, worden voorzien van trefwoorden en als .pdf, .jpg, .gif .doc of .xls bij de juiste relatie of order opgeslagen in het DMS. Verdere verspreiding, bijvoorbeeld als bijlage bij de digitale factuur, is een kwestie van een druk op de knop.

Het WinSped® DMS geeft u via meerdere ingangen toegang tot de opgeslagen documenten. U roept een vrachtbrief via het contextmenu direct op binnen het PlanDashboard, maar bijvoorbeeld ook in het Customer Service Dashboard, het Facturatie Dashboard of het CRM. Via de stamgegevens van een relatie heeft u het overzicht over álle documenten die betrekking hebben op deze relatie, van offerte tot factuur en van POD tot de laatst verstuurde kerstgroet. U heeft alle documentatie veilig, digitaal en gestructureerd beschikbaar.
U kunt bovendien uw klanten toegang geven tot onderdelen van hun digitale dossier, door het DMS toegankelijk te maken via het online klantportaal WebSped®. Ook medewerkers die geen WinSped®-werkplek nodig hebben, kunnen zo snel en eenvoudig de archieffunctie voor ordergerelateerde informatie gebruiken.

Eénmaal configureren voor een praktisch en veilig digitaal archief

Het configureren van het DMS is even overzichtelijk als compleet. U beheert uw documentenflow via een praktisch systeem van documentsleutels en trefwoorden die bij uw operatie passen. Zo wordt ritdocumentatie bijvoorbeeld voorzien van het ritnummer, zendingsnummer, opdrachtgever en vervoerder. Een e-mail die u naar het DMS sleept, wordt op basis van het e-mailadres automatisch gekoppeld aan de juiste stamgegevens.

Serviceportaal