Dokumentenmanagement

Wir bieten ein Dokumenten-Management-System zugeschnitten auf die Abläufe Ihrer Spedition.

Ein wichtiger Schritt hin zum papierlosen Büro ist die Integration des Dokumentenmanagements (DMS) in Ihre WinSped®-Umgebung. Jetzt können Sie an jedem Arbeitsplatz digital archivierte Belege finden, sich anzeigen und auf verschiedenen Wegen weiter verarbeiten.

Die einfache Erfassung

Papierbelege und Formulare wie etwa ein Ablieferbeleg werden von handelsüblichen Twainfähigen Scan nern eingelesen und mit Schlagworten versehen archiviert. Alle Drucke aus WinSped® werden auf Wunsch mit einer automatisierten Verschlagwortung im Archiv gespeichert und den entsprechenden Suchkriterien zugeordnet. Dieser Vorgang wird von WinSped® durch eine halbautomatische Zuordnung von Suchbegriffen in der Sendungsrecherche effektiv unterstützt. Von tourbezogenen Papieren, wie z.B. Rollkarten, Borderos etc., werden automatisch die Sendungsnummern, Auftraggeber und Frachtführer als Suchkriterium gespeichert. Die automatische Verschlagwortung eingescannter Dokumente ist zum Beispiel sofort möglich, wenn diese einen bekannten Barcode aufweisen.

Computer mit dem Dokumentenmanagementsystem von WinSped

Das leichte Finden

Die automatische Ablage und einfache Pflege des DMS garantiert problemlos die ständige Aktualisierung des Systems. So finden Sie mit einem Blick auch alle Doku-mente, auf denen diese Sendung neben anderen Sendungen vermerkt ist. Das ermöglicht z.B. das Auffinden einer Rechnung zu einem Sendungsauftrag, obwohl diese nur als eine Position auf einer Sammelrechnung aufgeführt ist. So haben Sie ohne lästiges Suchen in Ordnern und Akten alle wichtigen Informationen blitzschnell recherchiert. So können Sie z. B. aus dem Kundenstamm alle im DMS abgelegten Dokumente eines Kunden in einer übersichtlichen Liste aufzeigen, sortieren sowie mit einem einfachen Mausklick auswählen und dann drucken oder versenden lassen.

Leistungsmerkmale:

  • Automatische Verschlagwortung in WinSped® erzeugter Dokumente
  • Batch-Verschlagwortung barcodierter Dokumente
  • direkter Aufruf aus WinSped®
  • DMS-Archiv wird in einer separaten Datenbank geführt
  • E-Mail-Archivierung inkl. Anhang per Drag & Drop
  • alle aktuellen Office Dateitypen werden unterstützt
  • komplette Integration in WinSped®
  • manuelles Scannen und Verschlagworten
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