Auftragsabwicklung

Auftragsabwicklung für Spedition und Logistik mit WinSped®

WinSped® vereinfacht die Auftragsabwicklung durch automatisierte Prozesse, intelligente Schnittstellen und flexible Erfassungsmöglichkeiten. Von der digitalen Auftragsübernahme über die manuelle Auftragserfassung bis hin zur Weiterleitung an die Disposition unterstützt das Transport Management System (TMS) alle relevanten Prozesse in Speditionen und Logistikunternehmen.

Neu in WinSped Web: Die KI-gestützte OCR-Auftragserfassung ermöglicht die automatische Erfassung von Transportaufträgen aus PDFs, Scans, Bildern und handschriftlichen Dokumenten. Relevante Informationen werden automatisch erkannt und innerhalb weniger Sekunden in einen neuen Auftrag übernommen. Dadurch reduzieren sich manuelle Eingaben, Fehlerquellen und Bearbeitungszeiten erheblich.

Was ist die Auftragsabwicklung in einer Spedition?

Die Auftragsabwicklung umfasst sämtliche Prozesse zwischen Auftragseingang und Weiterverarbeitung in der Disposition. Dazu gehören die Auftragserfassung, die Prüfung von Auftragsdaten, die Verwaltung von Sendungen, die Statusverfolgung sowie die Vorbereitung der weiteren Transportplanung.

Mit WinSped® werden diese Prozesse digitalisiert und zentral gesteuert.

Vorteile einer digitalen Auftragsabwicklung

• Schnellere Bearbeitung von Transportaufträgen
• Weniger manuelle Dateneingaben
• Höhere Datenqualität
• Automatisierte Prozessabläufe
• Mehr Transparenz über alle Aufträge
• Nahtlose Übergabe an die Disposition

Anbindung an alle marktüblichen Schnittstellen zur Auftragserfassung

Für das schnelle und fehlerfreie Anlegen von Aufträgen ist WinSped® bestens gerüstet. Ob per EDI, aus Auftragskonserven oder über die manuelle Eingabe – schnell und reibungslos sind alle Auftragsdaten erfasst und zur weiteren Bearbeitung an die Disposition weitergeleitet.

Unterstützte Wege der Auftragserfassung

• EDI-Schnittstellen
• LISIN-Schnittstelle
• WebSped®-Auftragserfassung
• Auftragskonserven
• Manuelle Auftragserfassung
• Individuelle Kundenformate
• Automatische OCR-Auftragserfassung in WinSped Web

Neu: OCR-Auftragserfassung mit KI in WinSped Web

Was ist die OCR-Auftragserfassung?

Die OCR-Auftragserfassung in WinSped Web kombiniert OCR-Technologie (Optical Character Recognition) mit KI-Unterstützung auf Basis von ChatGPT. Die Lösung erkennt automatisch Informationen aus Dokumenten und überführt diese direkt in die Auftragserfassung.

Welche Dokumente können verarbeitet werden?

• PDF-Dateien
• Eingescannte Dokumente
• Bilder
• Handschriftliche Unterlagen

Wie funktioniert die automatische Auftragserfassung?

Nach dem Upload eines Dokuments analysiert die KI die Inhalte und erkennt relevante Auftragsdaten wie:

• Auftraggeber
• Lade- und Entladestellen
• Termine
• Referenznummern
• Transportrelevante Zusatzinformationen

Die Daten werden automatisch in einen neuen Transportauftrag übernommen und stehen sofort für die weitere Bearbeitung zur Verfügung.

Vorteile der OCR-Auftragserfassung

• Automatische Auftragserfassung aus PDFs
• Weniger manuelle Dateneingaben
• Schnellere Bearbeitung eingehender Aufträge
• Reduzierung von Übertragungsfehlern
• Höhere Effizienz in Disposition und Auftragsmanagement
• Keine Trainingsphase erforderlich

Hinweis:Die OCR-Auftragserfassung mit ChatGPT-Technologie ist ausschließlich in WinSped Web verfügbar.

Die automatische Auftragsübernahme

Die leistungsstarke LISIN-Schnittstelle übernimmt die digitalen Auftragsdaten z. B. via DFÜ direkt von Ihren Kunden. Universelle Konverter unterstützen die Übernahme beliebig formatierter Daten wie FORTRAS, IDS oder EDIFACT.

Auch die mittels des WebSped®-Interfaces von Ihren Kunden in einem Internetbrowser erfassten Auftragsdaten werden reibungslos in das WinSped®-Auftragsmanagement weitergeleitet.

Intelligente Makros ergänzen fehlende Standardwerte, generieren zusammenhängende Aufträge und steuern die Weiterleitung der Auftragsdaten.

Abruf- und Kontraktaufträge

Besonders einfach gestaltet sich in WinSped® die Anlage neuer Aufträge auf Basis einmal vordefinierter Auftragskonserven. Alle Auftragsdaten bis hin zu den vereinbarten Preisen sind in den Konserven enthalten – es reicht ein einfacher Klick, um einen Auftrag verbindlich anzulegen. Dabei wird der Anwender umfassend über den aktuellen Status informiert. Somit weiß er stets über die Menge der bereits abgerufenen Aufträge Bescheid und kann auf Unvorhergesehenes sofort reagieren.

Die manuelle Auftragserfassung

Für die händische Anlage von Aufträgen bietet dieses Modul unseres Transport-Management-Software WinSped® eine Vielzahl komfortabler Arbeitserleichterungen. Mit frei editierbaren Wahlfeldern und optimierten Erfassungsmasken wird der Anwender effektiv unterstützt. Alle für den Sendungsauftrag relevanten Informationen werden schnell erfasst und mit den Standardinformationen aus der Kundendatenbank verknüpft. Die automatische Bonitätsprüfung berücksichtigt sowohl alle nicht abgerechneten Aufträge als auch die offenen Posten und warnt den Mitarbeiter bei Erreichen des Kreditlimits.

Individuelle Maskenoptimierung

Um die Eingabe der Aufträge enorm zu vereinfachen, bietet WinSped® neben zwei Standardmasken für Sammelladungen sowie Teil- und Komplettladungen additiv die Möglichkeit, individuell für jeden Geschäftsvorgang beliebig viele Masken zu kreieren. Die Reihenfolge und Anzahl der darauf abgelegten Felder sind frei wählbar. Das integrierte Scripting bis auf Feldebene gewährleistet eine reibungslose Auftragsabwicklung. Darüber hinaus können parallel mehrere Aufträge geöffnet und bearbeitet werden.

Leistungsmerkmale:

• Abgangs- und Empfangsgebietzuordnung
• Auftragshistorie – Statusverfolgung
• Begegnungsverkehre
• beliebig viele Sendungspositionen
• beliebige Entfernungswerke, auch getrennt nach Auftraggeber und Frachtführer
• Bonitätsprüfung
• Einmaladressen
• Etiketten- und Barcodedruck
• frei konfigurierbare Auftragsrecherche mit benutzerdefinierbaren Filter- / Maskenkonfigurationen
• freie Drucksteuerung auch über Wordvorlagen
• Gefahrgut
• Konverter für FORTRAS, IDS128, IDS80, IFTMIN, IFCSUM, IFTSTA und kundenindividuelle Formate
• Ladung
• Nachnahmen
• Nebenaufträge
• Relationszuordnung
• Routing
• Sammeleingang
• Sperrigkeitsermittlung
• Stückgut
• Teilladung
• Teilstreckenbildung
• Terminverfolgung über die Kontaktverwaltung, kunden- und auftragsbezogen
• Texthinweise für Beladung, Entladung, Disposition, Rechnung, Gutschrift, Versandpapiere
• wahlweise automatische Lademittelbuchungen
• WebSped®-Auftragserfassung und Workflowsteuerung über WinSped®-Makrosprache
• OCR-Auftragserfassung mit KI-Unterstützung (nur in WinSped Web)