Einfache Erstellung und Prüfung der Belege
Dialogfunktionen zur Frachtauskunft und zur Ermittlung des Preises bei bestehenden Frachtvereinbarungen erlauben die Kontrolle von Frachtrechnungen der eingesetzten Frachtführer.
Eine effektivere Methode ist die Vorausberechnung der zu erwartenden Frachtrechnung und der Vergleich mit dem vorliegenden Eingangsbeleg.
Das Frachtabrechnungs-Center stellt hierfür alle noch nicht abgerechneten Aufträge mit den vorkalkulierten Frachten im Rahmen der Eingangsbelegverwaltung oder als Proformabeleg übersichtlich zur Verfügung. Nach Abstimmung wird der Eingangsbeleg direkt verbucht und ggf. vorliegende Abweichungen als Unterschiedsberechnung erzeugt. Die gleiche Methode kann bei Gutschriften durch den Kunden angewendet werden.
Die individuelle Lösung
Rechnungen und Gutschriften werden automatisiert in die WinSped®-Frachtenprüfung übernommen. Natürlich können Daten auch manuell erfasst werden. Alle eingegangenen Datensätze werden im WinSped®-Audit-Modul automatisch den vereinbarten Soll-Vorgaben mit den vorgegebenen Toleranzrahmen gegenüber gestellt. Die Speditionssoftware WinSped® prüft im Hintergrund automatisch Beleg für Beleg und listet als Ergebnis farbig markiert alle nicht tolerierten Abweichungen übersichtlich auf und stellt diese zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.
Auch für die Duplikatskontrolle bietet die WinSped® Logistiksoftware intelligente Lösungen, um auch komplexe Situationen wie z. B. die getrennte Berechnung verschiedener Gebührenarten zum selben Auftrag oder die Nachberechnung eines Auftrages automatisiert zu erledigen, ohne unnötige Duplikatshinweise und damit manuelle Nachbearbeitung zu generieren.
Alle Abrechnungen und Aufträge, die innerhalb der Soll-Vorgaben und den vereinbarten Toleranzbereichen liegen, brauchen nicht mehr manuell bearbeitet zu werden. Für fehlerhafte Belege kann der Sachbearbeiter innerhalb vorgegebener Handlungsanweisungen z. B. per E-Mail oder Fax entsprechende Korrekturen oder Gutschriften anfordern und diese bis zur Abrechnung im CRM-Modul von WinSped® weiter verfolgen, bis die Abrechnung korrekt ist.
Komplettes Abrechnungsmanagement aller Frachtkosten
In Verbindung mit einem weiterführenden Auditcenter können Sie Ihren Kunden sogar die Frachtenprüfung und -bezahlung als Dienstleistung anbieten. Hier schließen sich dann nach der Rechnungsprüfung im sogenannten Funding die Verwaltung der Rechnungen und Gutschriften in ihrem jeweiligem Status an. Sie liefern Ihren Kunden Übersichten der positiv geprüften und zu bezahlenden Rechnungen, können auf Wunsch Zahlungen zurückstellen und auch die Unternehmer über die zu erwartenden Zahlungen informieren. Auch die häufig geforderte Konten- und Kostenstellenermittlung für die Rechnungen bilden Sie mit der Speditionssoftware WinSped® problemlos ab.
Leistungsmerkmale
- Manuelle Rechnungserfassung oder automatischer Import von Rechnungen/Gutschriften
- Freie Konfiguration der zu vergleichenden Felder
- Freie Konfiguration zulässiger Spediteure, Zeiträume, Gebühren, Paletten, Relationen etc.
- Eigene Definition der Toleranzen (auch für die Mehrwertsteuer)
- Einfache Korrekturanforderung, auch per E-Mail oder Fax
- Automatischer Abgleich von Eingangsbelegen gegen Ihre ermittelten Beträge
- Nachverfolgung der Gutschriftsanforderungen in der WinSped®-Kontaktverwaltung (WinSped®-CRM)
- Komplexe Konten- und Kostenstellenzuordung
- Funding (Zahlungsanforderung) und Bezahlung der Spediteure im übersichtlichen Funding-Center