Dokumentenmanagement
Dokumentenmanagement (DM) bezeichnet die Verwaltung und Organisation elektronischer Dokumente mithilfe von Datenbanken. Dies umfasst auch ursprünglich in Papierform vorliegende Informationsträger, die in elektronische Speicher überführt wurden. Alternativ spricht man auch von EDM (electronic management system). Zum Einsatz im DM kommt ein DMS (document management system) in Form einer Software.
Der englische Begriff „document management“ steht enger als der deutsche für die Verwaltung von Dokumenten in Dateiform mit Check-in- und -out-Funktion während der einzelnen Vorgänge der Bearbeitung, Versionierung und revisionssicheren Ablage. Ein wichtiger Teil des Dokumentenmanagements ist die Dokumentenverwaltung, die die geordnete Ablage von Dokumenten zur schnellen und einfachen Wiederauffindbarkeit zum Ziel hat. Sie bildet die Basis jedes funktionierenden Dokumentenmanagements. In diesem werden die Informationen in den vorliegenden Dokumenten zur aktiven Kontrolle und Steuerung von laufenden Geschäftsprozessen in den unterschiedlichen Bereichen herangezogen und genutzt. Ziel ist es, alle Informationen dauerhaft aktuell und zugänglich zu halten für alle Mitarbeiter und die Daten in den verschiedenen Medien und Trägern – hierzu zählen auch E-Mails und Geschäftsbriefe – effizient zu organisieren. Durch den Gebrauch einer passenden Software lassen sich so beispielsweise auch digitale Beschaffungs- und Lieferantendaten sowie Rechts- und Personalakten managen.
Einsatzmöglichkeiten
Ein Dokumentenmanagement führt die Informationen aus den unterschiedlichen Bereichen eines Unternehmens zentral für alle verfügbar zusammen.
Zum Einsatz kommt es für:
- Leichte und schnelle Wiederauffindbarkeit
- Simultanen Bearbeitungszugriff
- Langfristige Aufbewahrung und Lesbarkeit
- Erhaltung des aktuellen Informationsstands bei langfristiger Dokumentation/Sicherung von Inhalten
- Nachvollziehbarkeit von Bearbeitungsständen
- Erstellung, Verteilung und Archivierung von Dokumenten
- Umsetzung von Datenschutzstandards und Sicherheitskonzepten über Zugriffsberechtigungen etc.
- Vermeidung von Doppelarbeit und einfache Nachvollziehbarkeit von Bearbeitungsständen
Anforderungen und Prozess
Bei einem Dokumentenmanagementsystem handelt es sich nicht nur um eine Ablage. Es umfasst alle Bereiche im Dokumenten-orientierten Prozess für die verschiedenen Dokumente wie Formulare, Bescheinigungen etc.:
- Erfassung
- Verwaltung
- Speicherung
- Ausgabe
In Papierform vorliegende Dokument können über einen Scanvorgang in das System überführt werden. Software-Lösungen indizieren diese hierbei im Digitalisierungsprozess und extrahieren automatisch die Daten. In der Regel erfolgt eine Zuordnung zu bestehenden Registern und Aktenablagen über die Erstellung eines Barcodes. Über die Indexierung wird eine Integration in den digitalen Arbeitsfluss möglich.
Dokumente wie E-Mails können revisionssicher, sprich unverändert in ihrer Formatierung mit ihren Anhängen etc. direkt aus Programmen wie Outlook in die elektronische Akte gespeichert werden.
Zudem lässt sich oftmals über eine im System mögliche Dokumentenerstellung verschiedene Arten von Dokumenten bereitstellen in gängigen Druckformaten wie z.B. PDF. Die Erstellung erfolgt über Mitarbeiter aus dem Fachbereich. Aufbau, Zugang und Verteilung des Dokuments werden hierbei festgelegt. Die verschiedenen Versionen von Dokumenten können im System gemanagt und verglichen werden, ohne dass hierbei Probleme aufgrund unterschiedlicher Dateiformate auftreten.
Dokumentenmanagementsysteme werden im Prozess eingeordnet und integriert in Verbindung mit Bereichen wie Controlling, Finanzen, Vertrieb oder Einkauf. Vorgänge, Verträge, Kosten und Produktionsabläufe lassen sich begleiten und abbilden. Neben Freigabeprozessen werden auch Folgeaktionen generiert und automatisch an die verantwortlichen Mitarbeiter ausgespielt über Erinnerungsfunktionen. Aufgaben werden aus den Dokumenten und den in ihnen enthaltenen Daten automatisch erzeugt und verteilt durch das Managementsystem. Dieses dient außerdem der Umsetzung von Datenschutzverordnungen wie der DSGVO im Betrieb über Prozesse wie Rollenvergabe und Zugriffsrechte. Reporting wird unterstützt über die lückenlose Dokumentation von Verarbeitungsvorgängen.
Gesetzlich geltende Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten können im System für die Unterlagen umgesetzt, Aufgaben und Fristen für Termine über das DMS automatisiert erzeugt werden. Die Hauptkomponente des DMS bildet die elektronische Akte, die alle Dokumente wie Verträge und sämtliche Informationen zentral enthält. Über sie wird jedem Vorgang automatisch die Mindestanzahl an Dokumenten zugeordnet, die für die Durchführung notwendig sind. Je nach Vorgang können Aufbau, Anzahl von Unterordnern, Abhängigkeiten geprüft und festgelegt werden. Dokumente wie E-Mails, Formulare oder gescannte Papierunterlagen können einfach über die Suche im System gefunden werden. Aufgaben, Termine und Ablagefristen werden auf Basis der Dokumente gemanagt und angezeigt.
Definition Dokument
Ein Dokument ist ein Informationsträger, der einen Gedankeninhalt in schriftlicher Form dauerhaft festhält, um diesen im Prozess archivieren, verteilen und nutzen zu können. Die weiter gefasste Begriffsbedeutung enthält auch Träger wie Fotografien, Grafiken, Tabellen, Video- und Tonaufnahmen.