Gestion des documents

La gestion de documents (DM) désigne la gestion et l’organisation de documents électroniques à l’aide de bases de données. Elle comprend également des supports d’information sous forme papier qui ont été transférés vers un stockage électronique. On parle aussi d’EDM (electronic management system). Un logiciel de GED (système de gestion des documents) est utilisé dans le DM.

Le terme anglais “document management” désigne l’administration de documents sous forme de fichiers avec une fonction de check-in et de check-out pendant les différentes procédures du traitement, de versioning et d’archivage sécurisé. Une partie importante de la gestion des documents concerne l’administration des documents, qui vise à classer les documents de manière ordonnée afin de pouvoir les retrouver rapidement et facilement. Elle constitue la base de toute gestion documentaire efficace. Dans ce cadre, les informations contenues dans ces documents sont consultées et utilisées pour le contrôle et la gestion active des processus opérationnels en cours dans les différents domaines. L’objectif est de maintenir toutes les informations à jour, de les rendre accessibles en permanence à tous les employés et d’organiser les données efficacement sur les différents supports et médias – y compris les e-mails et les lettres commerciales. En utilisant le logiciel approprié, il est également possible de gérer les données numériques relatives aux achats et aux fournisseurs, ainsi que les dossiers juridiques et personnels, par exemple.

Applications possibles

Un système de gestion des documents rassemble les informations des différents secteurs d’une entreprise en un lieu central et les rend accessibles à tous.

Objectifs du déploiement :

Récupération simple et rapide
Édition avec accès simultané
Stockage et lisibilité à long terme
Préservation de l’état actuel de l’information avec documentation/sauvegarde à long terme des contenus
Traçabilité des états de traitement
Création, distribution et archivage de documents
Mise en œuvre des normes de protection des données et des concepts de sécurité via les autorisations d’accès, etc.
Éviter la duplication des tâches et assurer une traçabilité simple des états de traitement

Exigences et processus

Un système de gestion des documents n’est pas seulement un système de classement. Il couvre tous les domaines du processus documentaire pour les différents documents tels que les formulaires, les certificats, etc :

Saisie
Administration
Stockage
Sortie

Les documents sous forme papier peuvent être transférés dans le système par le biais d’un processus de numérisation. Les solutions logicielles les indexent dans le processus de numérisation et extraient automatiquement les données. En règle générale, l’affectation aux registres et classeurs existants se fait par la création d’un code-barres. L’indexation permet l’intégration dans le flux de travail numérique.

Les documents tels que les courriers électroniques peuvent être sauvegardés à l’épreuve des audits dans le fichier électronique, c’est-à-dire sans modification de leur format, avec leurs pièces jointes, etc., directement à partir de programmes comme Outlook.

D’autre part, il est souvent possible de fournir divers types de documents dans des formats d’impression courants tels que PDF, grâce à une fonction de création de documents dans le système. La création est effectuée par des employés du département. La structure, l’accès et la distribution du document sont définis ici. Les différentes versions des documents peuvent être gérées et comparées dans le système sans causer de problèmes dus à des formats de fichiers différents.

Les systèmes de gestion documentaire sont classés dans le processus et intégrés en relation avec des domaines tels que le contrôle de gestion, les finances, les ventes ou les achats. Les processus, les contrats, les coûts et les processus de production peuvent être accompagnés et cartographiés. En plus des processus de validation, des actions de suivi sont également générées et envoyées automatiquement aux employés responsables via des fonctions de rappel. Les tâches sont générées automatiquement à partir des documents et des données qu’ils contiennent et distribuées par le système de gestion. Cela sert également à mettre en œuvre dans l’entreprise les réglementations en matière de protection des données telles que la RDPG via des processus d’attribution de rôles et de droits d’accès. Les rapports sont étayés par la documentation complète des opérations de traitement.

Les obligations de documentation et de conservation légalement applicables peuvent être mises en œuvre dans le système pour les documents. Le système GED permet de générer automatiquement les tâches et les délais de rendez-vous. La principale composante de la GED est le dossier électronique, qui contient de manière centralisée l’ensembles des informations et des documents tels que les contrats. Ce dossier électronique permet d’attribuer automatiquement le nombre minimum de documents requis pour chaque opération. En fonction de l’opération, la structure, le nombre de sous-dossiers, les dépendances peuvent être vérifiés et définis. Les documents tels que les e-mails, les formulaires ou les documents papier scannés peuvent être facilement retrouvés en effectuant une recherche dans le système. Les tâches, les rendez-vous et les délais de classement sont gérés et affichés en fonction des documents.

Définition du document

Un document est un support d’information qui enregistre de manière permanente le contenu d’une idée sous forme écrite afin de pouvoir l’archiver, la diffuser et l’utiliser dans le processus. Le sens large du terme inclut également les médias tels que les photographies, les graphiques, les tableaux, les enregistrements vidéo et sonores.