Document management
Document management (DM) se refiere a la gestión y organización de documentos en formato digital con la ayuda de bases de datos. Esto incluye también los documentos originalmente en papel que han sido transferidos al almacenamiento electrónico. También se habla de EMS ( electronic management system) En DM se utiliza un sistema de gestión de documentos en forma de software..
El término inglés “document management” designa mejor que el español la gestión de documentos en forma de archivo con función de check-in y check-out durante los procesos individuales de edición, versionado y archivo a prueba de auditorías. Una parte importante de la gestión de documentos es la administración de los mismos, cuyo objetivo es archivar de forma ordenada los documentos para recuperarlos de forma rápida y sencilla. Es la base de toda gestión documental funcional. Para ello, se consulta la información de los documentos disponibles y se utiliza para el control y la gestión activos de los procesos empresariales en curso en las distintas áreas. El objetivo es mantener toda la información permanentemente actualizada y accesible para todos los empleados y organizar los datos de forma eficiente en los distintos medios y soportes, lo que incluye también los correos electrónicos y las cartas comerciales. Mediante el uso de un software adecuado, también se pueden gestionar de este modo, por ejemplo, los datos digitales de compras y proveedores, así como los expedientes personales y documentos legales.
Posibles aplicaciones
Un sistema de gestión documental reúne la información de las distintas áreas de una empresa de forma centralizada y la pone a disposición de todos.
Se utiliza para:
- Recuperación fácil y rápida
- Acceso a la edición simultánea
- Almacenamiento a largo plazo y legibilidad
- Conservación del estado actual de la información con documentación/respaldo de contenidos a largo plazo
- Trazabilidad de los estados de tramitación
- Creación, distribución y archivo de documentos
- Aplicación de normas de protección de datos y conceptos de seguridad mediante autorizaciones de acceso, etc.
- Evitar la duplicación del trabajo y la trazabilidad sencilla de los estados de tramitación
Requisitos y procedimiento
Un sistema de gestión de documentos no es sólo un sistema de archivo. Abarca todas las áreas del proceso documental de los distintos documentos, como formularios, certificados, etc.:
- Registro
- Administración
- Almacenamiento
- Salida
Los documentos en papel pueden transferirse al sistema mediante un proceso de escaneo. Las soluciones de software las indexan en el proceso de digitalización y extraen los datos automáticamente. Por regla general, la asignación a los registros y archivadores existentes tiene lugar mediante la creación de un código de barras. La indexación hace posible la integración en el flujo de trabajo digital.
Los documentos, como los correos electrónicos, pueden ser guardados a prueba de auditorías, es decir, sin cambios en su formato, con sus archivos adjuntos, etc., directamente desde programas como Outlook en el archivo electrónico.
Además, a menudo es posible proporcionar varios tipos de documentos en formatos de impresión comunes, como el PDF, mediante una función de creación de documentos en el sistema. La creación la realizan los empleados del departamento. Aquí se define la estructura, el acceso y la distribución del documento. Las diferentes versiones de los documentos pueden gestionarse y compararse en el sistema sin que surjan problemas debido a los diferentes formatos de los archivos.
Los sistemas de gestión de documentos se clasifican en el proceso y se integran en relación con áreas como el control, las finanzas, las ventas o las compras. Los procesos, los contratos, los costes y los procesos de producción pueden ser acompañados y mapeados. Además de los procesos de autorización, se generan acciones de seguimiento que se envían automáticamente a los empleados responsables mediante funciones de recordatorio. Las tareas se generan automáticamente a partir de los documentos y los datos que contienen y son distribuidas por el sistema de gestión. Esto también sirve para aplicar la normativa de protección de datos, como la LOPD, en la empresa mediante procesos como la asignación de funciones y los derechos de acceso. La elaboración de informes se apoya en la documentación sin fisuras de las operaciones de procesamiento.
Las obligaciones de documentación y conservación legalmente aplicables pueden implementarse en el sistema para los registros. Las tareas y los plazos de las citas pueden generarse automáticamente a través del DMS. El componente principal del DMS es la carpeta electrónica, que contiene todos los documentos, como los contratos, y toda la información de forma centralizada. Se utiliza para asignar automáticamente el número mínimo de documentos necesarios para cada proceso. Según el proceso, se puede comprobar y definir la estructura, el número de subcarpetas y las dependencias. Los documentos, como los correos electrónicos, los formularios o los documentos en papel escaneados, pueden encontrarse fácilmente buscando en el sistema. Las tareas, los plazos y las fechas de presentación se gestionan y visualizan en función de los documentos.
Definición del documento
Un documento es un soporte de información que registra permanentemente el contenido de una idea en forma escrita para que pueda ser archivado, distribuido y utilizado en el proceso. El significado más amplio del término también incluye soportes como fotografías, gráficos, tablas, grabaciones de vídeo y sonido.