Hoe Ebeling Logistik met WinSped van LIS verschillende bedrijfsonderdelen via één centraal platform aanstuurt
Middelgrote logistieke bedrijven staan tegenwoordig voor de uitdaging om een groeiende verscheidenheid aan diensten, klanteneisen en processen op betrouwbare wijze te sturen. Verschillende vervoerswijzen, individuele klantoplossingen en in de loop der tijd gegroeide werkwijzen laten zich nauwelijks in vereenvoudigde standaardprocessen onderbrengen. In plaats van uniformiteit is stuurbaarheid vereist.
Een voorbeeld hiervan is Ebeling Logistik GmbH, gevestigd in de regio Hannover. Met ongeveer 450 medewerkers, een eigen wagenpark met zo’n 170 trekkende eenheden en uitgebreide opslagcapaciteiten is het bedrijf een krachtige partner voor de industrie en de handel. Het dienstenaanbod reikt van de distributie van levensmiddelen en detailhandelsartikelen via industrieel vervoer tot speciaal- en bijzonder vervoer, evenals magazijnlogistiek met Value Added Services. Deze diversiteit brengt een hoge operationele complexiteit met zich mee. Daarom speelt IT een centrale rol.
„Als middelgroot logistiek bedrijf moeten we onze processen verder ontwikkelen zonder de diversiteit van ons bedrijfsmodel te beperken”, zegt Hendrik Ebeling, directeur van Ebeling Logistik. „Digitalisering is voor ons geen doel op zich, maar een middel om deze complexiteit duurzaam te kunnen beheersen.”
Hoge eisen aan het transportmanagement
Om de diversiteit van zijn bedrijfsactiviteiten efficiënt te sturen, vertrouwt Ebeling Logistik op het transportmanagementsysteem (TMS) WinSped van LIS GmbH. Verschillende eisen op het gebied van planning, facturering en communicatie met klanten en partners komen hier samen en worden centraal in kaart gebracht.
De eisen aan het TMS zijn dan ook hoog: processen moeten in de dagelijkse bedrijfsvoering naadloos, aanpasbaar en stabiel functioneren. Automatisering, interface-mogelijkheden en zinvolle analyses spelen daarbij een centrale rol.
„We hebben geen systeem nodig dat onze processen vereenvoudigt, maar een systeem dat ze realistisch weergeeft“, aldus Ebeling. „Voor ons was het belangrijk om een platform te hebben dat niet alleen aan de huidige behoeften voldoet, maar ook in de toekomst verder wordt ontwikkeld.“
Centraal besturingsplatform
WinSped ondersteunt bij Ebeling Logistik alle kernprocessen op het gebied van transport en facturering. Het TMS fungeert daarbij niet als een starre standaardoplossing, maar als een centraal platform dat verschillende processen naadloos met elkaar verbindt. Het lokaal beheerde systeem wordt aangevuld met talrijke modules, waaronder de op .NET gebaseerde orderregistratie, grafische planning, het facturatiecentrum, speciale facturering, een geïntegreerd documentbeheer en telematicadiensten en automatiseringsdiensten. Op termijn zullen ook webgebaseerde applicaties en de CO2-registratie sterker worden geïntegreerd.
Marcel Weber, IT-verantwoordelijke bij Ebeling Logistik, zegt: „WinSped vormt voor ons de centrale ruggengraat van onze transportprocessen”, zegt hij. „Het systeem kan zeer gedetailleerd aan onze werkprocessen worden aangepast en biedt de nodige diepgang om verschillende transportvormen efficiënt via één platform aan te sturen.”
Planning: verschillende eisen, één interface
Met de invoering van de op .NET gebaseerde planning heeft Ebeling Logistik een belangrijke ontwikkelingsstap gezet. De planning voor de overstap begon in 2020, de implementatie ging van start in 2022. Sinds de livegang begin 2023 werkt het bedrijf productief met de nieuwe systeemarchitectuur.
De platformaanpak komt vooral duidelijk naar voren in de planning. Verschillende transportwijzen en klantvereisten vragen om gedifferentieerde werkwijzen, die binnen één interface kunnen worden weergegeven. De grafische planning op basis van .NET stelt gebruikers in staat hun werkomgeving naar eigen wens in te richten. Aanpasbare weergaven, filters en snelkoppelingen, evenals merkbaar betere prestaties, dragen ertoe bij dat planners efficiënter en overzichtelijker kunnen werken.
„De overstap naar de .NET-versie was een veeleisend project”, zegt Weber. „Vandaag de dag profiteren we ervan dat de planning aanzienlijk flexibeler kan worden ingericht, de gebruiksvriendelijkheid merkbaar is verbeterd en de verschillende eisen optimaal worden ondersteund.”
Via de geïntegreerde telematicaserver zijn de voertuigen rechtstreeks met het systeem verbonden. Opdrachten, statusmeldingen en documenten worden systeemgestuurd uitgewisseld, waardoor media-onderbrekingen worden voorkomen en de communicatie tussen de planning en de chauffeurs aanzienlijk wordt versneld.
Automatisering bij de facturering
Vooral op het gebied van facturering zijn er aanzienlijke efficiëntiewinst te boeken. Door de gedeeltelijke automatisering van de processen kon de handmatige werklast merkbaar worden verminderd. Gestandaardiseerde facturen kunnen systeemgestuurd worden verwerkt, terwijl tegelijkertijd rekening wordt gehouden met individuele factureringsregels voor klantspecifieke afspraken of bijzondere transportvereisten.
„De gedeeltelijke automatisering van de facturering is bijzonder merkbaar. Volgens interne schattingen hebben we hier een tijdwinst van ongeveer 20 tot 30 procent kunnen realiseren”, zegt Weber. „We automatiseren waar dat zinvol is, maar behouden bewust flexibiliteit voor speciale vereisten. Dat ontlast de medewerkers en versnelt de processen aanzienlijk.”
Daarnaast is ook de verzending van facturen geautomatiseerd. De doorlooptijden vanaf de levering tot aan de facturering zijn verkort, omdat leveringsbonnen en andere relevante documenten direct na afronding van een opdracht digitaal en in hoge kwaliteit beschikbaar zijn.
Interfaces voor naadloze processen
WinSped fungeert bij Ebeling Logistik als centraal dataknooppunt. Via geïntegreerde klantinterfaces worden transportopdrachten automatisch in het systeem opgenomen, terwijl tegelijkertijd externe systemen zijn gekoppeld, zoals telematicaoplossingen of het documentbeheer. Zo worden media-overgangen vermeden en blijft de gegevenskwaliteit hoog.
De directe, systeemgestuurde communicatie tussen de dispatching en de voertuigen, inclusief statusmeldingen, berichten en foto-uitwisseling, zorgt ervoor dat alle betrokkenen te allen tijde op de hoogte zijn van de actuele stand van zaken. „Het TMS is tegenwoordig een vanzelfsprekend onderdeel van onze dagelijkse bedrijfsvoering. Geautomatiseerde interfaces zijn voor ons essentieel om processen stabiel, transparant en efficiënt te maken”, legt Weber uit.
Acceptatie bij de gebruikers
De acceptatie bij de gebruikers is voor Ebeling Logistik een doorslaggevende factor. Deze ontstaat vooral wanneer medewerkers hun individuele werkwijzen in het systeem kunnen weergeven. Functies zoals bijvoorbeeld eigen filters en rapportages stellen de gebruikers in staat om informatie gericht samen te stellen en zich op het essentiële te concentreren. „Wat niet goed loopt, wordt altijd als eerste aangekaart”, zegt Weber. „Maar we hebben al snel gemerkt dat de collega’s de mogelijkheden van het systeem zeer waarderen.”
Vooral het gericht samenstellen van informatie draagt bij aan het overzicht in de dagelijkse gang van zaken. Ook rapportages over ritten, omzet of tijdsperioden worden gebruikt om ontwikkelingen beter te kunnen duiden.
„Terugkijkend zeggen veel gebruikers nu: er is echt veel veranderd. Het systeem draait stabiel, is snel en iedereen heeft zijn of haar werkomgeving precies zo ingericht als hij of zij nodig heeft“, aldus Weber.
Partnerschap en toekomstperspectief
Ook vanuit het oogpunt van de bedrijfsleiding is het langetermijnperspectief van cruciaal belang. Ebeling vat het als volgt samen: „Voor ons is het belangrijk om niet alleen een platform te hebben dat met onze behoeften meegroeit, maar ook een softwarepartner die luistert en bereid is zich verder te ontwikkelen.”
De voortdurende ontwikkeling van WinSped biedt Ebeling Logistik de nodige investeringszekerheid om processen stap voor stap verder te digitaliseren. Met het oog op de toekomst is het bedrijf van plan de mate van automatisering verder te verhogen en gebruik te maken van extra functies. WinSped blijft daarbij het centrale platform voor transparante en schaalbare transport- en logistieke processen.
