Cómo Ebeling Logistik gestiona diferentes áreas de negocio en una plataforma centralizada gracias a WinSped de LIS
Las empresas de logística de tamaño medio se enfrentan hoy en día al reto de gestionar de forma fiable una variedad cada vez mayor de servicios, exigencias de los clientes y procesos. Los distintos tipos de transporte, las soluciones personalizadas para los clientes y los procedimientos que se han ido desarrollando a lo largo del tiempo son difíciles de reflejar mediante procesos estándar simplificados. En lugar de uniformización, lo que se necesita es control.
Un ejemplo de ello es la empresa Ebeling Logistik GmbH, con sede en la región de Hannover. Con unos 450 empleados, una flota propia de aproximadamente 170 vehículos de tracción y una amplia capacidad de almacenamiento, la empresa se convierte en un socio de gran rendimiento para la industria y el comercio. La cartera de servicios abarca desde la distribución de productos alimenticios y de comercio minorista, pasando por el transporte industrial, hasta los transportes especiales y específicos, así como la logística de almacenamiento con servicios de valor añadido. Esta diversidad conlleva una gran complejidad operativa. Por consiguiente, las tecnologías de la información desempeñan un papel fundamental.
«Como empresa de logística de tamaño medio, debemos seguir desarrollando nuestros procesos sin limitar la diversidad de nuestro modelo de negocio», afirma Hendrik Ebeling, director general de Ebeling Logistik. «Para nosotros, la digitalización no es un fin en sí misma, sino un medio para poder gestionar esta complejidad de forma sostenible».
Elevadas exigencias en la gestión del transporte
Para gestionar de forma eficiente la diversidad de sus áreas de negocio, Ebeling Logistik apuesta por el sistema de gestión del transporte (TMS) WinSped de LIS GmbH. Aquí confluyen los distintos requisitos en materia de planificación, facturación y comunicación con clientes y socios, y se gestionan de forma centralizada.
Los requisitos que debe cumplir el TMS son, por tanto, muy exigentes: Los procesos deben funcionar de forma continua, adaptable y estable en el día a día de la empresa. La automatización, la capacidad de interconexión y los análisis significativos desempeñan un papel fundamental en este sentido.
«No necesitamos un sistema que simplifique nuestros procesos, sino uno que los refleje de forma realista», afirma Ebeling. «Para nosotros era importante contar con una plataforma que no solo cubriera las necesidades actuales, sino que también se siguiera desarrollando de cara al futuro».
Plataforma de control centralizada
WinSped gestiona todos los procesos clave relacionados con el transporte y la facturación en Ebeling Logistik. El TMS no funciona como una solución estándar rígida, sino como una plataforma central que integra a la perfección los distintos procesos. El sistema, que se gestiona de forma local, se complementa con numerosos módulos, entre los que se incluyen el registro de pedidos basado en .NET, la planificación gráfica, el centro de facturación, la facturación especial, una gestión de documentos integrada, así como servicios de telemática y automatización. Además, de cara al futuro, se prevé una mayor integración de las aplicaciones basadas en la web y del registro de emisiones de CO₂.
Marcel Weber, responsable de TI en Ebeling Logistik, afirma: «Para nosotros, WinSped es la columna vertebral de nuestros procesos de transporte», afirma. «El sistema se puede adaptar de forma muy detallada a nuestros procesos y ofrece la complejidad necesaria para gestionar de manera eficiente los distintos modos de transporte en una única plataforma».
Esquema: Diferentes necesidades, una sola interfaz
Con la implantación del sistema de planificación basado en .NET, Ebeling Logistik ha dado un importante paso adelante en su desarrollo. La planificación de la transición comenzó en 2020 y su puesta en marcha se inició en 2022. Desde su puesta en marcha a principios de 2023, la empresa trabaja de forma operativa con la nueva arquitectura del sistema.
El enfoque de plataforma se hace especialmente patente en la planificación de la producción. Los distintos tipos de transporte y las necesidades de los clientes exigen métodos de trabajo diferenciados, que pueden representarse en una única interfaz. La disposición gráfica basada en .NET permite a los usuarios personalizar su entorno de trabajo. Las vistas personalizables, los filtros y los accesos directos, así como un rendimiento notablemente superior, contribuyen a que los planificadores puedan trabajar de forma más eficiente y con mayor claridad.
«La migración a la versión .NET fue un proyecto complejo», afirma Weber. «Hoy en día nos beneficiamos de que la planificación se pueda organizar con mucha más flexibilidad, de que la facilidad de uso haya mejorado notablemente y de que se den respuesta de forma óptima a las diferentes necesidades».
A través del servidor telemático integrado, los vehículos están conectados directamente al sistema. Los pedidos, los avisos de estado y los documentos se intercambian mediante el sistema, lo que evita los cambios de soporte y agiliza considerablemente la comunicación entre el departamento de planificación y los conductores.
Automatización en la liquidación de cuentas
Se observan notables mejoras en la eficiencia, sobre todo en el ámbito de la facturación. Gracias a la automatización parcial de los procesos, se ha podido reducir notablemente el trabajo manual. Las liquidaciones estandarizadas pueden gestionarse mediante el sistema, al tiempo que se tienen en cuenta lógicas de liquidación individuales para acuerdos específicos con los clientes o requisitos de transporte especiales.
«La automatización parcial de la facturación se nota especialmente. «Según nuestras estimaciones internas, hemos conseguido un ahorro de tiempo de entre el 20 y el 30 por ciento», afirma Weber. «Automatizamos allí donde tiene sentido, pero mantenemos deliberadamente la flexibilidad para satisfacer requisitos específicos. «Esto alivia la carga de trabajo de los empleados y agiliza considerablemente los procesos».
Además, se ha automatizado el envío de facturas. Los plazos de tramitación, desde la entrega hasta la facturación, se han reducido, ya que los albaranes y demás documentación relevante están disponibles en formato digital y con alta calidad inmediatamente después de formalizar un pedido.
Interfaces para procesos integrados
WinSped actúa como centro neurálgico de datos en Ebeling Logistik. A través de interfaces integradas con los clientes, los pedidos de transporte se incorporan automáticamente al sistema, al tiempo que se conectan sistemas externos, como soluciones telemáticas o sistemas de gestión documental. De este modo se evitan las discontinuidades en los soportes y se mantiene un alto nivel de calidad de los datos.
La comunicación directa y asistida por el sistema entre el departamento de planificación y los vehículos, que incluye notificaciones de estado, mensajes y envío de fotografías, garantiza que todas las partes implicadas estén informadas en todo momento. «Hoy en día, el TMS es una parte indispensable de nuestra actividad diaria. «Las interfaces automatizadas son para nosotros la clave para diseñar procesos estables, transparentes y eficientes», explica Weber.
Aceptación por parte de los usuarios
La aceptación por parte de los usuarios es un factor decisivo para Ebeling Logistik. Surge sobre todo allí donde los empleados pueden reflejar sus formas de trabajar individuales en el sistema. Funciones como, por ejemplo, los filtros y los análisis personalizados permiten a los usuarios recopilar información de forma específica y centrarse en lo esencial. «Lo que no va bien es siempre lo primero que se aborda», afirma Weber. «Pero pronto nos dimos cuenta de que los compañeros y compañeras valoran mucho las posibilidades que ofrece el sistema».
En particular, la recopilación selectiva de información contribuye a que se tenga una visión general de las actividades diarias. También se utilizan los análisis sobre recorridos, volumen de negocio o períodos de tiempo para poder interpretar mejor las tendencias.
«Al echar la vista atrás, muchos de los usuarios y usuarias dicen hoy: La verdad es que han pasado muchas cosas. «El sistema funciona de forma estable, es rápido y cada uno ha configurado su entorno de trabajo según sus necesidades», afirma Weber.
Colaboración y perspectivas de futuro
También desde el punto de vista de la dirección, la perspectiva a largo plazo es fundamental. Ebeling resume: «Para nosotros es importante no solo contar con una plataforma que evolucione al ritmo de nuestras necesidades, sino también con un socio de software que nos escuche y esté dispuesto a seguir desarrollándose».
El desarrollo continuo de WinSped proporciona a Ebeling Logistik la seguridad necesaria en materia de inversión para seguir digitalizando los procesos paso a paso. De cara al futuro, la empresa tiene previsto seguir aumentando el grado de automatización y aprovechar funciones adicionales. WinSped sigue siendo la plataforma central para unos procesos de transporte y logística transparentes y escalables.
