Kilometers ten onrechte rijden, omdat er een fout is geslopen in het afleveradres van een order. Niet kunnen laden, omdat het geplande voertuig niet beschikte over de juiste uitrusting. Dagen of zelfs weken achter lopen met de afrekening van verrichte diensten. Herkent u dit? Het zijn voorbeelden van problemen die ontstaan door slechte orderregistratie. Problemen die tijd en geld kosten en een boel frustratie opleveren. Onnodig!
Met de standaard orderregistratie functionaliteit van WinSped werkt u vanuit een solide basis. Orders staan direct goed in het systeem. Ook beschikt u met deze module over het juiste gereedschap om bijzonderheden direct te identificeren en te signaleren. Tijdens het uitvoeren van de opdracht worden mutaties snel, eenvoudig en waar mogelijk geautomatiseerd verwerkt. De kwaliteit van uw dienstverlening begint bij de bron.
De voordelen van Orderregistratie van WinSped
- U voert orders in via een overzichtelijke, intuïtieve user interface met alle mogelijke vormen van gemak. Gestandaardiseerd, maar klantspecifiek als dat nodig is
- U heeft een tool in huis die problemen direct identificeert en oplost. Orders staan vanaf het begin goed in het systeem en kunnen makkelijk of geautomatiseerd worden bijgewerkt
- Minder fouten, minder kosten, minder frustratie
- U kunt uw klant betrekken in het orderproces
- Op basis van de Scripting logica kan WinSped® automatisch voorstellen doen voor een optimale uitvoering
- Vanaf het eerste mailcontact via offerte tot de boeking: alle contactmomenten liggen vast in WinSped®.
- U heeft direct het tarief voor het transport beschikbaar tijdens het planning
- U verkort de tijd tussen orderuitvoering en facturatie
- WinSped® helpt u in het vastleggen en presenteren van klantspecifieke gegevens. Geen handmatige lijstjes met bijzonderheden meer!
Overzichtelijk, klantspecifiek en geautomatiseerd
Met WinSped voert u orders in via een overzichtelijke, intuïtieve user interface met alle mogelijke vormen van gebruikersgemak. Zo maakt u bijvoorbeeld in een handomdraai uw eigen wizards, waardoor u het proces volledig op basis van uw klantwensen inricht. Handige hulpmiddelen ondersteunen u bij de vaak repeterende werkzaamheden. Denk aan het gebruik van kopieerfuncties en sjablonen waardoor u zeeën van tijd over houdt Ook kunt u gegevens vanuit meerdere bronnen automatisch verwerken. Of een automatisme dat de vaste dag- of weekritten automatisch voor u klaarzet, zodat u alleen nog maar de voertuigplanning hoeft te doen. Orderregistratie zonder dat u er omkijken naar heeft. Dat scheelt tijd en fouten!
Maatwerk voor handmatige orderinvoer
Is geen dag uit uw operatie hetzelfde en maakt u met zorg de verschillende transportopdrachten stuk voor stuk handmatig aan? Dan is de unieke Scripting functionaliteit van WinSped een zeer krachtig hulpmiddel. Het stelt u in staat om de standaard functies van WinSped® aan te vullen met eigen logica, waarmee u maatwerk creëert voor uw proces. Op eigen gelegenheid of met ondersteuning van onze consultants richt u uw individuele invoerscherm in, met alleen de specifieke velden die voor uw procesflow van belang zijn. Handige tools en hulpmiddelen binnen WinSped valideren de ingevoerde gegevens. Zijn er verkeerde postcodes, niet bestaande btw-nummers, gebieden of eenheden waarvoor geen tarief bestaat? Gelden speciale omrekenregels om een volumegewicht te bepalen of speciale voorschriften voor de te vervoeren artikelen? Deze situaties ontgaan WinSped niet. Daardoor bent u er zeker van dat u uw planning en facturatie baseert op goede informatie. Ook bij handmatige orderregistratie kunt u dus rekenen op klantspecifieke procesbewaking zonder dat u daar zelf over hoeft na te denken.
De klant aan zet via het WinSped webportaal
Zoveel mensen, zoveel wensen. Dat geldt ook voor het aanleveren van orders van uw klanten. Van de ene klant krijgt u bijvoorbeeld iedere dag een set van orders via een xml-bestand. WinSped leest de gegevens vanuit dat soort bestanden automatisch voor u in. Een andere klant boekt zijn dagelijkse orders liever online via WebSped, uw online klantenportaal aangesloten op WinSped. Binnen enkele minuten regelt u de toegang en rechten en kan uw klant aan de slag in zijn eigen, volledig op hem gerichte boekingsportaal in uw eigen huisstijl.
Ook bij gebruik van het webportaal kunt u de logica van WinSped Scripting toepassen om met een minimum aan activiteiten het maximale aan orderinformatie te verzamelen.
Deze online Orderregistratie biedt u de mogelijkheid om tijd te besparen bij het registreren van transportorders. U kunt u richten op het zo efficiënt mogelijk uitvoeren van het transport. WinSped® neemt u zoveel mogelijk administratie uit handen.
Handige hulpmiddelen voor een goede orderregistratie
Onmisbaar is de naadloze integratie met het Document Management Systeem (DMS) van WinSped. Hiermee kunt u alle communicatie rondom een order direct gearchiveren in WinSped®. Een e-mail, een pdf of een xls-sheet met de kostencalculatie. U vindt ze allemaal direct terug op de juiste plaats.
Ook zo handig is de geïntegreerde emballageregistratie. WinSped herkent de situatie en bereidt direct een emballageboeking voor. Ook deze optie scheelt u weer tijd en moeite.
Tenslotte heeft u tijdens de orderregistratie de optie om een adres te lokaliseren. Zo weet u zeker dat het adres bestaat en krijgt u inzicht in de situatie. Is het adres te bereiken met een vrachtwagen? Zijn er milieuzones of is er sprake van een toltraject? Een kaartje met deze informatie maakt dit direct duidelijk. Blijkt het adres niet te passen in uw schema, dan weet u vroegtijdig dat u een partner moet zoeken om de zending op tijd te leveren. Hoewel… misschien kunt u in die situaties ook een scriptje maken waardoor WinSped® dat zelf signaleert en een mail opstelt naar de vervoerders met wie u samenwerkt. Allemaal hulpmiddelen die u helpen om de orderregistratie (buiten)gewoon goed te doen.