Jak Ebeling Logistik zarządza różnorodnymi obszarami działalności za pomocą WinSped od LIS na jednej centralnej platformie
Średniej wielkości firmy logistyczne muszą dziś sprostać wyzwaniu efektywnego zarządzania coraz bardziej zróżnicowanymi usługami, wymaganiami klientów i procesami operacyjnymi. Różne rodzaje transportu, indywidualne rozwiązania dla klientów oraz procedury rozwijane przez lata sprawiają, że trudno jest oprzeć działalność na jednolitych, standardowych schematach. W takich warunkach kluczowe staje się nie upraszczanie rzeczywistości, lecz zapewnienie pełnej kontroli nad złożonymi procesami i ich sprawnej koordynacji.
Przykładem takiego przedsiębiorstwa jest Ebeling Logistik GmbH z regionu Hanoweru. Firma zatrudnia około 450 pracowników, dysponuje własną flotą liczącą około 170 ciągników siodłowych oraz rozbudowaną infrastrukturą magazynową. Dzięki temu jest silnym partnerem logistycznym dla przemysłu i handlu. Zakres usług obejmuje dystrybucję artykułów spożywczych i towarów handlowych, transport dla przemysłu, przewozy specjalistyczne i ponadgabarytowe, a także logistykę magazynową wraz z usługami o wartości dodanej (Value Added Services). Tak szeroka oferta wiąże się z dużą złożonością operacyjną, dlatego technologia informatyczna odgrywa w firmie kluczową rolę.
„Jako średniej wielkości firma logistyczna musimy stale rozwijać nasze procesy, nie ograniczając przy tym różnorodności naszego modelu biznesowego” – mówi Hendrik Ebeling, dyrektor zarządzający Ebeling Logistik. „Cyfryzacja nie jest dla nas celem samym w sobie, lecz narzędziem pozwalającym skutecznie zarządzać tą złożonością w dłuższej perspektywie”.
Wysokie wymagania wobec systemu zarządzania transportem
Aby efektywnie zarządzać różnorodnymi obszarami działalności, Ebeling Logistik korzysta z systemu zarządzania transportem (TMS) WinSped firmy LIS. To właśnie w nim centralnie gromadzone i obsługiwane są procesy związane z planowaniem transportu, rozliczeniami oraz komunikacją z klientami i partnerami biznesowymi.
Wymagania stawiane systemowi TMS są bardzo wysokie. Procesy muszą działać w sposób spójny, stabilny i jednocześnie umożliwiać dostosowanie do zmieniających się potrzeb operacyjnych. Kluczową rolę odgrywają automatyzacja, integracja z innymi systemami oraz dostęp do przejrzystych i wartościowych analiz.
„Nie potrzebujemy systemu, który upraszcza nasze procesy, ale takiego, który odzwierciedla je w realistyczny sposób” – podkreśla Ebeling. „Zależało nam na platformie, która nie tylko odpowiada na obecne potrzeby, ale będzie również rozwijana z myślą o przyszłych wyzwaniach”.
Centralna platforma zarządzania
W Ebeling Logistik system WinSped obsługuje wszystkie kluczowe procesy związane z transportem i rozliczeniami. Nie funkcjonuje jednak jako sztywne, standardowe rozwiązanie, lecz jako centralna platforma integrująca różnorodne procesy biznesowe.
System, działający lokalnie w infrastrukturze firmy, został rozszerzony o liczne moduły, m.in. oparty na technologii .NET moduł wprowadzania zleceń, graficzne planowanie transportu, centrum rozliczeń, moduł fakturowania specjalnego, zintegrowany system zarządzania dokumentami oraz usługi telematyczne i automatyzacyjne. W przyszłości planowana jest również szersza integracja aplikacji webowych oraz funkcji monitorowania emisji CO₂.
„WinSped stanowi centralny filar naszych procesów transportowych” – mówi Marcel Weber, odpowiedzialny za IT w Ebeling Logistik. „System można bardzo precyzyjnie dostosować do naszych procedur i zapewnia funkcjonalność niezbędną do efektywnego zarządzania różnymi rodzajami transportu w ramach jednej platformy”.
Planowanie transportu: różne wymagania, jedno środowisko pracy
Wdrożenie modułu planowania transportu opartego na technologii .NET było dla Ebeling Logistik ważnym krokiem rozwojowym. Prace przygotowawcze rozpoczęły się w 2020 roku, a wdrożenie ruszyło w 2022 roku. Od początku 2023 roku firma korzysta już z nowej architektury systemowej w codziennej działalności operacyjnej.
Korzyści płynące z platformowego podejścia są szczególnie widoczne w obszarze planowania transportu. Różne rodzaje przewozów oraz zróżnicowane wymagania klientów wymagają indywidualnego podejścia i odmiennych metod pracy, które dzięki TMS WinSped® można efektywnie realizować w ramach jednego, spójnego środowiska.
Graficzny moduł planowania oparty na technologii .NET umożliwia użytkownikom samodzielne dostosowanie przestrzeni roboczej do własnych potrzeb. Indywidualnie konfigurowalne widoki, filtry i skróty klawiszowe, a także wyraźnie zwiększona wydajność systemu sprawiają, że spedytorzy mogą pracować szybciej, sprawniej i w bardziej przejrzysty sposób.
„Migracja do wersji opartej na .NET była wymagającym projektem” – wspomina Weber. „Dziś korzystamy z większej elastyczności planowania, znacznie lepszej ergonomii pracy oraz funkcjonalności, które skutecznie wspierają różnorodne wymagania operacyjne”.
Dzięki zintegrowanemu serwerowi telematycznemu pojazdy są bezpośrednio połączone z systemem. Zlecenia, komunikaty statusowe i dokumenty są wymieniane automatycznie, co eliminuje konieczność korzystania z papierowych dokumentów i znacząco przyspiesza komunikację między spedytorami a kierowcami.
Automatyzacja procesów rozliczeniowych
Jedne z najbardziej odczuwalnych korzyści firma osiągnęła w obszarze rozliczeń. Dzięki częściowej automatyzacji procesów udało się znacząco ograniczyć nakład pracy manualnej. Standardowe rozliczenia mogą być realizowane automatycznie przez system, przy jednoczesnym uwzględnieniu indywidualnych zasad wynikających ze specyficznych umów z klientami lub szczególnych wymagań transportowych.
„Najbardziej zauważalne efekty przyniosła częściowa automatyzacja rozliczeń. Według naszych wewnętrznych szacunków pozwoliła ona zaoszczędzić od 20 do 30 procent czasu” – mówi Weber. „Automatyzujemy procesy tam, gdzie ma to sens, ale jednocześnie zachowujemy elastyczność niezbędną do obsługi niestandardowych przypadków. Dzięki temu odciążamy pracowników i znacząco przyspieszamy realizację procesów”.
Dodatkowo zautomatyzowano proces wysyłki faktur. Czas od dostarczenia towaru do wystawienia faktury uległ skróceniu, ponieważ dokumenty przewozowe oraz inne istotne załączniki są dostępne cyfrowo, w wysokiej jakości, bezpośrednio po zakończeniu realizacji zlecenia.
Integracje umożliwiające płynny przepływ procesów
W Ebeling Logistik system TMS WinSped pełni funkcję centralnego hubu danych. Dzięki zintegrowanym interfejsom z klientami zlecenia transportowe są automatycznie importowane do systemu, a jednocześnie możliwa jest integracja z rozwiązaniami zewnętrznymi, takimi jak systemy telematyczne czy system zarządzania dokumentami. Eliminuje to konieczność ręcznego przenoszenia danych pomiędzy systemami i pozwala utrzymać wysoką jakość informacji.
Bezpośrednia komunikacja pomiędzy działem planowania transportu a kierowcami, wspierana przez system, obejmuje m.in. komunikaty statusowe, wiadomości oraz przesyłanie zdjęć. Dzięki temu wszystkie zaangażowane osoby mają stały dostęp do aktualnych informacji.
„TMS stał się dziś nieodłącznym elementem naszej codziennej działalności. Zautomatyzowane integracje są kluczowe dla utrzymania stabilnych, przejrzystych i efektywnych procesów” – podkreśla Marcel Weber.
Akceptacja użytkowników jako klucz do sukcesu
Kluczowym czynnikiem sukcesu w Ebeling Logistik jest akceptacja systemu przez użytkowników. Wysoka akceptacja wynika przede wszystkim z możliwości dostosowania narzędzia do indywidualnych potrzeb i sposobu pracy.
Dzięki funkcjom takim jak personalizowane filtry czy własne raporty użytkownicy mogą samodzielnie selekcjonować i prezentować istotne informacje, co pozwala im skoncentrować się na kluczowych zadaniach.
„Problemy zawsze są zauważane i zgłaszane jako pierwsze” – mówi Weber. „Jednak bardzo szybko przekonaliśmy się, że nasi pracownicy naprawdę doceniają możliwości oferowane przez system”.
Szczególnie dużą wartość przynosi możliwość indywidualnego zestawiania danych, co ułatwia zachowanie przejrzystości w codziennej pracy. W praktyce wykorzystywane są również raporty dotyczące tras, przychodów czy wybranych okresów, które pomagają analizować rozwój działalności i podejmować trafniejsze decyzje.
„Patrząc z perspektywy czasu, wielu użytkowników przyznaje dziś, że system przeszedł ogromną zmianę. Działa stabilnie, jest szybki, a każdy może skonfigurować swoje środowisko pracy dokładnie tak, jak tego potrzebuje” – dodaje Weber.
Partnerstwo i perspektywy na przyszłość
Z punktu widzenia zarządu równie ważna jak bieżąca funkcjonalność jest długoterminowa perspektywa rozwoju systemu.
„Kluczowe znaczenie ma dla nas nie tylko posiadanie platformy, która rozwija się wraz z naszymi potrzebami, ale również współpraca z dostawcą oprogramowania, który słucha swoich klientów i jest gotowy do ciągłego doskonalenia swoich rozwiązań” – podsumowuje Hendrik Ebeling.
Ciągły rozwój systemu TMS WinSped® zapewnia Ebeling Logistik bezpieczeństwo inwestycji i umożliwia stopniową cyfryzację kolejnych procesów. W przyszłości firma planuje dalsze zwiększanie poziomu automatyzacji oraz wykorzystanie dodatkowych funkcjonalności. WinSped pozostanie przy tym centralną platformą wspierającą przejrzyste, skalowalne i efektywne procesy transportowe oraz logistyczne.
