Comment Ebeling Logistik utilise WinSped de LIS pour gérer différents secteurs d’activité au sein d’une plateforme centralisée
Les entreprises de logistique de taille moyenne sont aujourd’hui confrontées au défi de gérer de manière fiable une diversité croissante de services, d’exigences clients et de processus. Les différents modes de transport, les solutions personnalisées pour les clients et les procédures qui se sont développées au fil du temps sont difficilement compatibles avec des processus standardisés simplifiés. Plutôt que l’uniformisation, c’est la maîtrise qui est nécessaire.
La société Ebeling Logistik GmbH, dont le siège se trouve dans la région de Hanovre, en est un exemple. Avec environ 450 collaborateurs, un parc de véhicules propre comptant quelque 170 tracteurs routiers ainsi que d’importantes capacités de stockage, l’entreprise est un partenaire performant pour l’industrie et le commerce. La gamme de services s’étend de la distribution de produits alimentaires et de marchandises destinées au commerce de détail au transport industriel, en passant par les transports exceptionnels et spécialisés, ainsi que la logistique d’entreposage avec des services à valeur ajoutée. Cette diversité entraîne une grande complexité opérationnelle. En conséquence, l’informatique joue un rôle central.
« En tant qu’entreprise de logistique de taille moyenne, nous devons continuer à faire évoluer nos processus sans restreindre la diversité de notre modèle économique », explique Hendrik Ebeling, directeur général d’Ebeling Logistik. « Pour nous, la numérisation n’est pas une fin en soi, mais un moyen de pouvoir gérer cette complexité à long terme. »
Des exigences élevées en matière de gestion des transports
Afin de gérer efficacement la diversité de ses activités, Ebeling Logistik s’appuie sur le système de gestion des transports (TMS) WinSped de la société LIS GmbH. Les différentes exigences en matière de planification, de facturation et de communication avec les clients et les partenaires convergent ici et sont gérées de manière centralisée.
Les exigences imposées au TMS sont donc très élevées : Les processus doivent fonctionner de manière continue, flexible et stable dans le cadre des activités quotidiennes. L’automatisation, la compatibilité avec les interfaces et les analyses pertinentes jouent ici un rôle central.
« Nous n’avons pas besoin d’un système qui simplifie nos processus, mais d’un système qui les reflète de manière réaliste », a déclaré M. Ebeling. « Il était important pour nous de disposer d’une plateforme qui non seulement réponde aux besoins actuels, mais qui soit également susceptible d’évoluer à l’avenir. »
Plateforme de contrôle centralisée
Chez Ebeling Logistik, WinSped prend en charge l’ensemble des processus clés liés au transport et à la facturation. Le TMS ne constitue pas une solution standard rigide, mais une plateforme centrale qui intègre de manière transparente différents processus. Ce système exploité en local est complété par de nombreux modules, parmi lesquels la saisie des commandes basée sur .NET, la planification graphique, le centre de facturation, la facturation spéciale, un système intégré de gestion des documents, ainsi que des services de télématique et d’automatisation. À terme, il est également prévu d’intégrer davantage les applications en ligne et le suivi des émissions de CO₂.
Marcel Weber, responsable informatique chez Ebeling Logistik, déclare : « WinSped est pour nous la colonne vertébrale de nos processus de transport », déclare-t-il. « Le système s’adapte de manière très précise à nos processus et offre la flexibilité nécessaire pour gérer efficacement différents modes de transport au sein d’une même plateforme. »
Plan : Des besoins différents, une seule interface
Avec la mise en place du système de planification basé sur .NET, Ebeling Logistik a franchi une étape importante dans son développement. La planification de la transition a débuté en 2020, et sa mise en œuvre a commencé en 2022. Depuis sa mise en service début 2023, l’entreprise utilise de manière productive la nouvelle architecture système.
C’est dans la planification des ressources que l’approche par plateforme est particulièrement évidente. La diversité des modes de transport et des exigences des clients nécessite des méthodes de travail adaptées, qui peuvent être représentées au sein d’une même interface. L’interface graphique basée sur .NET permet aux utilisateurs et utilisatrices de personnaliser leur environnement de travail. Des vues personnalisables, des filtres et des raccourcis, ainsi que des performances nettement améliorées, permettent aux responsables de la planification de travailler de manière plus efficace et plus claire.
« Le passage à la version .NET a été un projet ambitieux », explique M. Weber. « Aujourd’hui, nous tirons profit du fait que la planification peut être organisée de manière nettement plus flexible, que la facilité d’utilisation a été sensiblement améliorée et que les différentes exigences sont prises en charge de manière optimale. »
Grâce au serveur télématique intégré, les véhicules sont directement connectés au système. Les commandes, les notifications d’état et les documents sont échangés via le système, ce qui permet d’éviter les ruptures de support et d’accélérer considérablement la communication entre le service de planification et les chauffeurs.
L’automatisation dans la facturation
C’est surtout dans le domaine de la facturation que l’on constate des gains d’efficacité significatifs. L’automatisation partielle des processus a permis de réduire sensiblement la charge de travail manuel. Les facturations standardisées peuvent être traitées à l’aide d’un système, tout en tenant compte des logiques de facturation spécifiques aux accords conclus avec chaque client ou aux exigences particulières en matière de transport.
« L’automatisation partielle de la facturation est particulièrement perceptible. » « D’après nos estimations internes, nous avons pu réaliser un gain de temps d’environ 20 à 30 % », explique M. Weber. « Nous automatisons là où cela s’avère judicieux, tout en conservant délibérément une certaine souplesse pour répondre à des besoins spécifiques. » « Cela allège la charge de travail des collaborateurs et accélère considérablement les processus. »
De plus, l’envoi des factures a été automatisé. Les délais de traitement, de la livraison à la facturation, ont été raccourcis, car les bons de livraison et autres documents pertinents sont disponibles sous forme numérique et en haute qualité dès la finalisation d’une commande.
Interfaces pour des processus de bout en bout
Chez Ebeling Logistik, WinSped fait office de plaque tournante centrale pour les données. Grâce à des interfaces clients intégrées, les ordres de transport sont automatiquement importés dans le système, tandis que des systèmes externes, tels que des solutions télématiques ou des systèmes de gestion documentaire, y sont connectés. Cela permet d’éviter les ruptures de support et de garantir une qualité élevée des données.
La communication directe, assistée par le système, entre le service de planification et les véhicules, qui inclut les notifications d’état, les messages et le transfert de photos, garantit que toutes les parties prenantes sont informées en temps réel à tout moment. « Le TMS fait désormais partie intégrante de notre activité quotidienne. » « Les interfaces automatisées sont pour nous un élément clé pour garantir la stabilité, la transparence et l’efficacité des processus », explique M. Weber.
Adhésion des utilisateurs
L’adhésion des utilisateurs est un facteur déterminant pour Ebeling Logistik. Elle se développe surtout lorsque les collaborateurs peuvent reproduire leurs méthodes de travail individuelles au sein du système. Des fonctionnalités telles que les filtres personnalisés et les analyses permettent aux utilisateurs et utilisatrices de compiler des informations de manière ciblée et de se concentrer sur l’essentiel. « On aborde toujours en premier lieu ce qui ne va pas », déclare M. Weber. « Mais nous nous sommes vite rendu compte que nos collègues appréciaient beaucoup les possibilités offertes par le système. »
La compilation ciblée d’informations, en particulier, contribue à une meilleure vue d’ensemble des activités quotidiennes. Les analyses portant sur les circuits, le chiffre d’affaires ou certaines périodes sont également utilisées pour mieux cerner les tendances.
« Avec le recul, de nombreux utilisateurs et utilisatrices déclarent aujourd’hui : » Il y a vraiment eu beaucoup de changements. « Le système fonctionne de manière stable, il est rapide, et chacun a configuré son environnement de travail selon ses besoins », explique M. Weber.
Partenariat et perspectives d’avenir
Du point de vue de la direction également, la perspective à long terme est déterminante. Ebeling résume ainsi : « Pour nous, il est important non seulement de disposer d’une plateforme capable d’évoluer au rythme de nos besoins, mais aussi d’avoir un partenaire logiciel à l’écoute et prêt à se perfectionner. »
Le développement continu de WinSped offre à Ebeling Logistik la sécurité d’investissement nécessaire pour poursuivre, étape par étape, la numérisation de ses processus. Pour l’avenir, l’entreprise prévoit d’accroître encore le niveau d’automatisation et d’exploiter des fonctionnalités supplémentaires. WinSped reste ainsi la plateforme centrale pour des processus de transport et de logistique transparents et évolutifs.
