Nauwelijks nog handmatige workflows in transportbeheer bij Schnellecke Transportlogistik
“In 2015 waren we op zoek naar een partner met wie we onze automatiserings- en digitaliseringsstrategie ook in het transportbeheer konden uitvoeren”, zegt Mandy Beck, hoofd Operational Excellence & Procurement Transport bij Schnellecke Transportlogistik GmbH. Het doel was om alle transportprocessen in één software te verenigen en verdere systemen te integreren. Alle 525 medewerkers moeten met hetzelfde systeem kunnen werken in plaats van met verschillende oplossingen.
Schnellecke Transportlogistik is een toonaangevende expert op het gebied van expeditie – andere bedrijfsgebieden zijn consumentengoederen, industrie en detailhandel. Voor klanten als VW, Daimler en MAN – maar ook Amazon en IKEA – zet het bedrijf dagelijks ongeveer 800 ritten in. Tot 405 trekkers en 490 getrokken eenheden uit de eigen vloot en extra voertuigen van onderaannemers moeten worden ingepland.
Geautomatiseerd transportmanagement, optimale workflows
De transportdienstverlener maakt sinds juli 2016 gebruik van ons transportmanagementsysteem (TMS). Beck: “Alle standaardprocessen met betrekking tot transport zijn 100 procent geïntegreerd in WinSped en worden in onderlinge samenhang verwerkt.” Alle modules die nodig zijn van orderinvoer tot schade- en klachtenafhandeling zijn in gebruik en via diverse interfaces verbonden met andere specialistische afdelingen van het bedrijf. Veel ooit handmatige processen zijn nu geautomatiseerd. “Onze workflows zijn daardoor aanzienlijk verbeterd”, zegt Beck.
Voorbeelden van geautomatiseerde processen:
- Facturering: Vrachtfacturering creëert bonnen in WinSped die automatisch worden overgedragen aan het SAP Finance-programma, zodat de financiële gegevens in beide toepassingen beschikbaar zijn.
- Voertuigtracering: Voertuiggegevens van de eigen voertuigen komen via een interface tussen WinSped en telematica in het TMS terecht. Schnellecke Transportlogistik verbindt de telematica van ongeveer 110 voertuigen van derden via AppSped met WinSped. Op die manier volgt de expediteur ritten in de automobielsector die hij niet zelf uitvoert om de OEM’s een ETA volgens de VDA-norm te bezorgen.
- Uitwisseling met onderaannemers: WebSped vervangt het postverkeer tussen vaste onderaannemers en Schnellecke Transportlogistik, waar bijvoorbeeld vrachtdocumenten kunnen worden geüpload en kredietnota’s kunnen worden opgevraagd.
- Communicatie met werkplaatsen: We werken momenteel aan een interface met een werkplaatssoftware om werkplaatsen van bedrijfsvoertuigen te kunnen aansluiten op het TMS.
- Registratie en planning van automotive orders: Het Automotive Centre, dat we in 2016 samen met Schnellecke Transportlogistik hebben ontwikkeld, ondersteunt de VDA-fabrieksstructuren. Dit betekent onder meer dat VDA-stamgegevens worden geïntegreerd en dat VDA-fabrieksorders, time slot management en liggelden worden ondersteund. Dit betekent dat orders in de automotive sector volledig digitaal kunnen worden vastgelegd en ingepland.
Cloud service voor optimale workflows
Een grote stap voorwaarts voor Schnellecke Transportlogistik was de overstap naar onze clouddienst. Sinds 2021 hosten wij WinSped voor het expeditiebedrijf en gebruiken de medewerkers de software via de webclient. De clouddienst omvat toegang tot alle modules van het TMS plus hosting op onze servers in Greven, automatische updates, gegevensback-up en onderhoud. Beck vindt dit optimaal: “WinSped valt volledig onder de verantwoordelijkheid van LIS. Dat vereenvoudigt onze interne workflows enorm.” Als er extra opslagruimte nodig is, hoeft Schnellecke Transportlogistik geen beroep te doen op de interne IT-experts; wij zorgen ervoor. We monitoren ook proactief de prestaties van de hardware en optimaliseren die indien nodig automatisch, zonder dat onze klanten daar iets van merken.