Gespecialiseerd transportbedrijf voldoet aan complexe eisen voor Europese groupagevervoer met krachtig TMS
Voor zijn temperatuurgecontroleerde transportactiviteiten vertrouwt Thermotraffic GmbH uit Versmold al sinds 2013 op het transportmanagementsysteem (TMS) WinSped van LIS GmbH. Met name in de Europese koel- en diepvrieslogistiek, waar een complex netwerk van groepagevervoer met veel overslagpunten, landspecifieke eisen en strenge wettelijke documentatieverplichtingen het dagelijks werk kenmerken, zijn soepele digitale processen van cruciaal belang. Bovendien vereisen krappe tijdsvensters en de noodzaak van doorlopende zending- en temperatuurdocumentatie een nauwkeurige aansturing van alle processen. WinSped brengt deze complexe processen volledig in kaart en ondersteunt Thermotraffic daarbij om processen te automatiseren en de digitale strategie van het bedrijf consequent voort te stuwen.
„We gebruiken WinSped voor alle relevante processen van ons wegtransport, van de orderregistratie tot en met de facturering”, zegt Carsten Laue, digitaliseringsmanager en IT-directeur bij Thermotraffic. De kernactiviteit van het bedrijf ligt in het Europa-brede groupagevervoer van temperatuurgecontroleerde goederen, waaronder levensmiddelen, farmaceutische producten, bloemen en speciale goederen die in de diepvries worden vervoerd.
Als middelgrote expediteur heeft het gespecialiseerde transportbedrijf uit Versmold 350 medewerkers in dienst op 16 locaties en behaalde het vorig jaar een omzet van 200 miljoen euro. Het bedrijf beschikt over 80 eigen voertuigen en werkt daarnaast samen met partners.
WinSped als ruggengraat van veeleisende temperatuurlogistiek
Dagelijks bundelt Thermotraffic talrijke afzonderlijke zendingen van verschillende klanten, brengt deze via overslagpunten samen en stelt op basis daarvan rendabele routes op voor het transport naar heel Europa. De planning staat daarbij voor de taak om identieke temperatuureisen op een zinvolle manier te combineren en een doorlopend stabiele koelketen te waarborgen.
Daarnaast gelden er strenge wettelijke voorschriften uit de levensmiddelen- en farmaceutische sector, die een volledige temperatuur- en procesdocumentatie vereisen. Krappe tijdsvensters voor het laden en afleveren maken een nauwkeurige planning noodzakelijk. „En omdat we in heel Europa actief zijn, hebben we bovendien te maken met verschillende nationale regelgevingen met uiteenlopende eisen”, zegt Laue.
Juist deze veeleisende omgeving wordt door WinSped volledig in kaart gebracht. De software ondersteunt alle voor Thermotraffic belangrijke kernprocessen in het wegvervoer, van orderregistratie en planning via telematica-integratie tot facturering. Daarbij profiteert de internationaal actieve gespecialiseerde expediteur van de meertaligheid van de software en de ondersteuning van verschillende valuta’s. Bij de samenwerking tussen de verschillende vestigingen zorgt WinSped bovendien voor uniforme processen.
Overzicht over alle vestigingen heen dankzij moderne softwarearchitectuur
„Alle vestigingen werken binnen dezelfde client”, zegt Laue. Op deze manier is er te allen tijde volledige transparantie over opdrachten en ritten. Elk transport krijgt een uniek ordernummer dat over alle locaties heen hetzelfde blijft. Tanja Brockmeyer-Schallenberg, klantadviseur bij LIS GmbH, beschrijft de voordelen: „Wijzigingen hoeven niet bij elke afzonderlijke stap handmatig te worden aangepast, maar worden in realtime en foutloos doorgevoerd voor alle locaties, afdelingen en processen.“
Digitale kracht voor efficiënt temperatuurtransport
Een centrale WinSped-tool in de dagelijkse bedrijfsvoering van Thermotraffic is de grafische planning, die sinds 2022 in gebruik is. Hiermee kunnen de routes en de bijbehorende opdrachten en voertuigen overzichtelijk en gedetailleerd op een kaart worden weergegeven. Realtime statusweergaven vereenvoudigen het snel aanpassen van routes, terwijl drag-and-drop-functies een intuïtieve routeplanning mogelijk maken. „Deze module maakt het werk van onze planners aanzienlijk gemakkelijker”, vertelt Laue. Dankzij het duidelijke overzicht en de betere planbaarheid kunnen middelen efficiënter worden ingezet en lege ritten worden verminderd, wat kosten bespaart.
Een ander pluspunt is de telematica-koppeling. De chauffeurs ontvangen hun ritten rechtstreeks in het voertuig, en terugmeldingen worden automatisch in het systeem verwerkt. „Een groot deel van de handmatige afstemming valt weg en de communicatie is eenduidig“, aldus Laue. In de opdracht vastgelegde temperatuureisen zijn te allen tijde zichtbaar voor de planning en afhandeling. Hierdoor neemt het risico op misverstanden af, omdat alle betrokkenen op basis van dezelfde, actuele informatie werken. Dat zorgt voor meer transparantie, snellere beslissingen en een algeheel soepelere communicatie.
Automatisering die tijd bespaart en fouten vermindert
„Met WinSped werken we niet alleen aanzienlijk papierarm, maar hebben we ook al een aantal processen kunnen automatiseren”, zegt Laue. Zo vervangt de automatische import van orders talrijke handmatige invoerhandelingen: inkomende klantorders worden rechtstreeks uit e-mails, portalen of interfaces overgenomen, gecontroleerd op juistheid en volledigheid en zonder tijdverlies doorgestuurd naar de planning. Hierdoor worden niet alleen typefouten en dubbele invoer voorkomen, maar worden ook veel navraaggevallen voor zijn.
Ook de facturering verloopt zonder extra inspanning: op basis van de geplande ritten worden ’s nachts automatisch de bijbehorende facturen gegenereerd, inclusief alle overeengekomen prijzen, toeslagen en bijkomende kosten. De administratie hoeft deze alleen nog maar te controleren en vrij te geven.
„En dankzij de volledig geautomatiseerde registratie van laadmiddelen behouden we te allen tijde een exact overzicht van de voorraden en bewegingen”, voegt Laue toe. Elke uitgifte, elke omruiling en elke teruggave wordt door het systeem gedocumenteerd, zodat afwijkingen vroegtijdig worden opgemerkt en de klantrekeningen te allen tijde actueel zijn. Dit vereenvoudigt niet alleen de administratie, maar voorkomt ook discussies over ontbrekende herbruikbare verpakkingen.
Innovatiekracht als doorslaggevende meerwaarde
Een centrale meerwaarde van de samenwerking met LIS ligt voor Thermotraffic in de technologische verdere ontwikkeling van WinSped en de strategische aansluiting daarvan op de eigen digitaliseringsarchitectuur. „Via uitbreidingsmechanismen zoals scripting en API-interfaces kan het systeem tegenwoordig diep in ons bestaande IT-landschap worden geïntegreerd”, aldus Laue. Talrijke interne workflows bij Thermotraffic zijn gebaseerd op operationele en factureringsrelevante gegevens uit WinSped. De grote openheid en integratiemogelijkheden van de oplossing maken daarbij een doorlopende automatisering mogelijk over systeemgrenzen heen.
Al meer dan twaalf jaar begeleidt LIS de digitaliseringsstrategie van Thermotraffic continu en zonder technologische breuken. „Functionele uitbreidingen en prestatieverbeteringen worden voortdurend geleverd en kunnen dankzij de stabiele systeemarchitectuur snel in productie worden genomen“, vertelt Laue. Bijzonder waardevol is daarbij de nauwe samenwerking tussen de interne IT-medewerkers van Thermotraffic en de vaste contactpersonen bij LIS. „Onze accountmanagers kennen zowel onze processen als de technische vereisten door en door en kunnen ons daardoor gericht ondersteunen“, aldus Laue.
Als volgende stap staat de introductie van de webgebaseerde variant WinSped Web op het programma. „Hierdoor hebben onze medewerkers overal en op elk apparaat toegang tot het systeem”, zegt Laue. Lokale installaties zijn niet langer nodig, updates worden centraal geïnstalleerd en de rekenbelasting wordt grotendeels naar de servers verplaatst, zodat zelfs minder krachtige werkstations probleemloos kunnen worden gebruikt. Bovendien is de webgebaseerde oplossing schaalbaar: bij toenemende behoefte kunnen probleemloos nieuwe gebruikers worden toegevoegd.