Dzięki zaawansowanemu systemowi TMS WinSped® firma Thermotraffic efektywnie realizuje wymagające przewozy drobnicowe w kontrolowanej temperaturze na terenie całej Europy.
Firma Thermotraffic GmbH z Versmold już od 2013 roku wykorzystuje system zarządzania transportem TMS WinSped®, opracowany przez LIS GmbH, do obsługi swojej działalności w zakresie transportów chłodniczych. Szczególnie w europejskiej logistyce produktów chłodzonych i mrożonych, gdzie funkcjonuje rozbudowana sieć przewozów zbiorczych z wieloma punktami przeładunkowymi, obowiązują różnorodne wymagania krajowe oraz restrykcyjne przepisy dotyczące dokumentacji, sprawne procesy cyfrowe mają kluczowe znaczenie. Dodatkowym wyzwaniem są wąskie okna czasowe dostaw oraz konieczność zapewnienia pełnej dokumentacji przesyłek i temperatur na każdym etapie transportu. System WinSped® kompleksowo wspiera te procesy, pomagając Thermotraffic automatyzować działania operacyjne i konsekwentnie realizować strategię cyfryzacji przedsiębiorstwa.
„Korzystamy z WinSped we wszystkich kluczowych procesach związanych z transportem drogowym – od przyjmowania zleceń po fakturowanie” – mówi Carsten Laue, menedżer ds. cyfryzacji i dyrektor IT w Thermotraffic GmbH.
Podstawą działalności firmy są międzynarodowe przewozy zbiorcze towarów wymagających kontrolowanej temperatury, takich jak żywność, produkty farmaceutyczne, kwiaty oraz towary specjalistyczne transportowane w warunkach głębokiego mrożenia.
Jako średniej wielkości operator logistyczny Thermotraffic zatrudnia 350 pracowników w 16 lokalizacjach i w ubiegłym roku osiągnął obrót na poziomie 200 mln euro. Firma dysponuje flotą 80 własnych pojazdów, a dodatkowo współpracuje z siecią partnerów transportowych.
WinSped® jako fundament zaawansowanej logistyki chłodniczej
Każdego dnia Thermotraffic konsoliduje liczne przesyłki od różnych klientów, łączy je w punktach przeładunkowych i tworzy ekonomicznie optymalne trasy transportowe obejmujące całą Europę.
Planowanie transportów wymaga odpowiedniego grupowania ładunków o identycznych wymaganiach temperaturowych oraz zapewnienia nieprzerwanego utrzymania łańcucha chłodniczego. Dodatkowo przedsiębiorstwo musi spełniać rygorystyczne wymogi prawne obowiązujące w branży spożywczej i farmaceutycznej, które nakładają obowiązek szczegółowego dokumentowania temperatur i przebiegu procesów logistycznych.
Precyzyjne planowanie jest niezbędne również ze względu na ścisłe terminy załadunku i dostaw.
„Ponieważ działamy na terenie całej Europy, musimy także dostosowywać się do różnych krajowych regulacji i wymagań” – podkreśla Laue.
Właśnie takie złożone środowisko operacyjne jest kompleksowo odwzorowane w systemie WinSped®. Oprogramowanie wspiera wszystkie kluczowe procesy transportu drogowego realizowane przez Thermotraffic – od przyjmowania zleceń i planowania transportów, przez integrację z systemami telematycznymi, aż po rozliczenia i fakturowanie.
Międzynarodowy charakter działalności firmy wspierają również funkcje wielojęzyczności oraz obsługi wielu walut. Dodatkowo WinSped® zapewnia jednolite standardy pracy we wszystkich oddziałach przedsiębiorstwa.
Pełna przejrzystość między oddziałami dzięki nowoczesnej architekturze systemu
„Wszystkie nasze oddziały pracują w ramach jednego wspólnego środowiska systemowego” – wyjaśnia Laue.
Dzięki temu firma ma w każdej chwili pełny wgląd w realizowane zlecenia i trasy transportowe. Każdy transport otrzymuje unikalny numer zlecenia, który pozostaje niezmienny na wszystkich etapach realizacji.
Wszelkie zmiany nie wymagają ręcznego wprowadzania w kolejnych etapach procesu. Są one automatycznie aktualizowane w czasie rzeczywistym i natychmiast dostępne dla wszystkich oddziałów, działów oraz procesów operacyjnych, co eliminuje ryzyko błędów i zwiększa efektywność zarządzania transportem.
Cyfrowe wsparcie dla efektywnego transportu w kontrolowanej temperaturze
Jednym z kluczowych narzędzi systemu TMS WinSped® wykorzystywanych na co dzień przez firmę Thermotraffic jest graficzny moduł dyspozycji, używany od 2022 roku. Umożliwia on przejrzystą i szczegółową wizualizację tras, przypisanych zleceń oraz pojazdów na mapie. Wyświetlanie statusów w czasie rzeczywistym ułatwia szybkie dostosowywanie tras, a funkcje drag & drop „przeciągnij i upuść” pozwalają na intuicyjne planowanie transportów.
„Moduł ten znacząco ułatwia pracę naszym dyspozytorom” – mówi Laue. Dzięki lepszemu przeglądowi sytuacji i większej przewidywalności możliwe jest efektywniejsze wykorzystanie zasobów oraz ograniczenie pustych przebiegów, co przekłada się na oszczędności kosztów.
Kolejną zaletą jest integracja z systemami telematycznymi. Kierowcy otrzymują swoje trasy bezpośrednio do pojazdu, a informacje zwrotne są automatycznie przesyłane do systemu. „Znaczna część ręcznych uzgodnień staje się zbędna, a komunikacja jest jednoznaczna” – podkreśla Laue. Wymagania dotyczące temperatury zapisane w zleceniu są w każdej chwili widoczne dla działu planowania i realizacji transportu. Zmniejsza to ryzyko nieporozumień, ponieważ wszyscy uczestnicy procesu pracują na podstawie tych samych, aktualnych informacji. Efektem jest większa przejrzystość, szybsze podejmowanie decyzji i sprawniejsza komunikacja.
Automatyzacja oszczędzająca czas i ograniczająca błędy
„Dzięki WinSped pracujemy nie tylko niemal bez papieru, ale również zautomatyzowaliśmy już wiele procesów” – mówi Laue. Przykładem jest automatyczny import zleceń, który zastępuje liczne ręczne czynności. Zamówienia klientów napływające przez e-mail, portale lub interfejsy są automatycznie przejmowane przez system, sprawdzane pod kątem poprawności i kompletności, a następnie bez opóźnień przekazywane do planowania transportu. Pozwala to uniknąć błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych oraz podwójnego ich wpisywania, a także ogranicza liczbę dodatkowych zapytań.
Również proces fakturowania odbywa się bez dodatkowego nakładu pracy. Na podstawie zaplanowanych tras system automatycznie generuje w nocy odpowiednie faktury, uwzględniając wszystkie uzgodnione stawki, dopłaty i koszty dodatkowe. Pracownicy administracyjni muszą jedynie je sprawdzić i zatwierdzić.
„Dzięki w pełni automatycznemu rozliczaniu nośników transportowych mamy zawsze dokładny wgląd w ich stany i przepływy” – dodaje Laue. Każde wydanie, wymiana i zwrot są dokumentowane przez system, dzięki czemu różnice są szybko wykrywane, a konta klientów pozostają zawsze aktualne. Ułatwia to zarządzanie i zapobiega sporom dotyczącym brakujących opakowań wielokrotnego użytku.
Innowacyjność jako kluczowa wartość dodana
Jedną z najważniejszych korzyści współpracy z LIS jest dla Thermotraffic ciągły rozwój technologiczny systemu TMS WinSped® oraz jego zgodność ze strategią cyfryzacji przedsiębiorstwa. „Dzięki mechanizmom rozszerzeń, takim jak skrypty i interfejsy API, system można dziś głęboko integrować z naszym istniejącym środowiskiem IT” – wyjaśnia Laue. Wiele wewnętrznych procesów w Thermotraffic opiera się na danych operacyjnych i rozliczeniowych pochodzących z WinSped. Otwarta architektura i szerokie możliwości integracji pozwalają na wysoki poziom automatyzacji pomiędzy różnymi systemami.
Od ponad dwunastu lat LIS wspiera strategię cyfryzacji Thermotraffic w sposób ciągły i bez technologicznych przestojów. „Nowe funkcje i optymalizacje wydajności są regularnie udostępniane i dzięki stabilnej architekturze systemu mogą być szybko wdrażane do codziennego użytkowania” – podkreśla Laue. Szczególnie cenne jest ścisłe współdziałanie między wewnętrznym działem IT Thermotraffic a dedykowanymi opiekunami po stronie LIS. „Nasi opiekunowie klienta doskonale znają zarówno nasze procesy, jak i wymagania techniczne, dzięki czemu mogą udzielać nam bardzo precyzyjnego wsparcia” – dodaje.
Kolejnym planowanym krokiem jest wdrożenie internetowej wersji systemu WinSped Web. „Dzięki temu nasi pracownicy będą mogli korzystać z systemu niezależnie od miejsca i urządzenia” – mówi Laue. Lokalne instalacje nie będą już konieczne, aktualizacje będą wdrażane centralnie, a większość obciążeń obliczeniowych zostanie przeniesiona na serwery, co umożliwi komfortową pracę nawet na mniej wydajnych komputerach. Dodatkowo rozwiązanie webowe jest skalowalne – wraz ze wzrostem potrzeb można bez problemu dodawać kolejnych użytkowników.