Une entreprise de transport spécialisée répond aux exigences complexes des transports groupés à l’échelle européenne grâce à un TMS performant
Pour ses activités de transport à température contrôlée, la société Thermotraffic GmbH, basée à Versmold, utilise depuis 2013 le système de gestion des transports (TMS) WinSped de la société LIS GmbH. C’est notamment dans le domaine de la logistique européenne du transport frigorifique et de la congélation, où le quotidien est marqué par un réseau complexe de groupage comportant de nombreux points de transbordement, des exigences spécifiques à chaque pays et des obligations légales strictes en matière de documentation, que des processus numériques fluides sont essentiels. De plus, les délais serrés ainsi que la nécessité de disposer d’une documentation complète sur les envois et les températures exigent une gestion précise de tous les processus. WinSped prend en charge l’ensemble de ces processus complexes et aide Thermotraffic à automatiser ses opérations et à faire progresser de manière cohérente la stratégie numérique de l’entreprise.
« Nous utilisons WinSped pour tous les processus clés de nos transports routiers, de la saisie des commandes à la facturation », explique Carsten Laue, responsable de la numérisation et directeur informatique chez Thermotraffic. L’activité principale de l’entreprise réside dans le transport groupé, à l’échelle européenne, de marchandises sous température contrôlée, notamment des denrées alimentaires, des produits pharmaceutiques, des fleurs et des produits spécialisés transportés en congélation.
En tant que transporteur de taille moyenne, la société Versmolder Fachspedition emploie 350 collaborateurs répartis sur 16 sites et a réalisé l’année dernière un chiffre d’affaires de 200 millions d’euros. L’entreprise dispose de 80 véhicules propres et collabore par ailleurs avec des partenaires.
WinSped, pilier d’une logistique du froid exigeante
Chaque jour, Thermotraffic regroupe de nombreux envois individuels provenant de différents clients, les achemine vers des centres de transbordement et organise ainsi des tournées rentables pour leur transport dans toute l’Europe. La planification doit donc trouver le moyen de combiner judicieusement des exigences de température identiques et de garantir une chaîne du froid stable de bout en bout.
À cela s’ajoutent des exigences légales strictes dans les secteurs agroalimentaire et pharmaceutique, qui imposent une documentation exhaustive des températures et des processus. Les délais serrés pour le chargement et la livraison exigent une planification précise. « Et comme nous exerçons nos activités dans toute l’Europe, nous devons en outre nous conformer à différentes réglementations nationales, avec des exigences variées », explique M. Laue.
C’est précisément cet environnement complexe que WinSped prend entièrement en charge. Ce logiciel prend en charge tous les processus clés liés au transport routier pour Thermotraffic, depuis la saisie des commandes et la planification des missions jusqu’à la facturation, en passant par l’intégration télématique. Cette entreprise de transport spécialisée, active à l’international, bénéficie ainsi du multilinguisme du logiciel ainsi que de la prise en charge de différentes devises. WinSped garantit en outre l’uniformité des processus dans le cadre de la collaboration entre les différents sites.
Une vue d’ensemble de l’ensemble des sites grâce à une architecture logicielle moderne
« Tous les sites fonctionnent au sein du même mandant », explique M. Laue. De cette manière, on bénéficie à tout moment d’une transparence totale sur les commandes et les tournées. Chaque transport se voit attribuer un numéro de commande unique, qui reste le même à toutes les étapes du parcours. Il n’est pas nécessaire d’adapter manuellement les modifications à chaque étape ; celles-ci sont répercutées en temps réel et sans erreur sur l’ensemble des sites, des services et des processus.
La puissance du numérique au service d’un transport à température contrôlée efficace
L’outil graphique de planification, utilisé depuis 2022, est un outil WinSped essentiel dans les activités quotidiennes de Thermotraffic. Cela permet de visualiser clairement et en détail sur une carte les itinéraires, ainsi que les commandes et les véhicules correspondants. Les affichages d’état en temps réel facilitent l’ajustement rapide des itinéraires, tandis que les fonctions « glisser-déposer » permettent une planification intuitive des tournées. « Ce module facilite considérablement le travail de nos responsables de la planification », explique M. Laue. Grâce à une vue d’ensemble claire et à une meilleure prévisibilité, les ressources ont pu être utilisées plus efficacement et les trajets à vide réduits, ce qui a permis de réaliser des économies.
La connexion télématique constitue un autre atout. Les chauffeurs reçoivent leurs itinéraires directement dans leur véhicule, et les retours d’information sont automatiquement enregistrés dans le système. « Une grande partie des vérifications manuelles est supprimée et la communication est claire », explique M. Laue. Les exigences en matière de température consignées dans la commande sont visibles à tout moment par les services de planification et d’exécution. Cela permet de réduire le risque de malentendus, car toutes les personnes concernées travaillent sur la base des mêmes informations actualisées. Cela garantit une plus grande transparence, des décisions plus rapides et, dans l’ensemble, une communication plus fluide.
Une automatisation qui permet de gagner du temps et de réduire les erreurs
« Grâce à WinSped, non seulement nous utilisons nettement moins de papier, mais nous avons également déjà pu automatiser certains processus », explique M. Laue. Par exemple, l’importation automatique des commandes permet d’éviter de nombreuses saisies manuelles : Les commandes clients entrantes sont directement importées depuis des e-mails, des portails ou des interfaces, leur exactitude et leur exhaustivité sont vérifiées, puis elles sont transférées sans délai vers le service de planification. Cela permet non seulement d’éviter les fautes de frappe et les doublons, mais aussi d’anticiper de nombreuses demandes de précisions.
La facturation s’effectue également sans effort supplémentaire : Les factures correspondantes sont générées automatiquement pendant la nuit à partir des tournées planifiées, en incluant tous les prix convenus, les suppléments et les frais annexes. Il ne reste plus qu’au responsable du dossier à vérifier et à valider.
« Et grâce à l’enregistrement entièrement automatisé des supports de chargement, nous conservons à tout moment une vue d’ensemble précise des stocks et des mouvements », ajoute M. Laue. Chaque retrait, chaque échange et chaque retour est enregistré dans le système, ce qui permet de détecter rapidement les écarts et de garantir que les comptes clients sont à jour à tout moment. Cela simplifie non seulement la gestion, mais évite également les discussions liées au manque de contenants réutilisables.
La capacité d’innovation : une valeur ajoutée décisive
Pour Thermotraffic, l’un des principaux atouts de la collaboration avec la LIS réside dans le développement technologique de WinSped et dans son adéquation stratégique avec sa propre architecture de numérisation. « Grâce à des mécanismes d’extension tels que les scripts et les interfaces API, le système peut aujourd’hui s’intégrer en profondeur dans notre environnement informatique existant », explique M. Laue. De nombreux flux de travail internes chez Thermotraffic s’appuient sur des données opérationnelles et comptables issues de WinSped. La grande ouverture et la grande capacité d’intégration de cette solution permettent d’atteindre un niveau d’automatisation homogène au-delà des limites du système.
Depuis plus de douze ans, LIS accompagne la stratégie de numérisation de Thermotraffic de manière continue et sans rupture technologique. « Des extensions fonctionnelles et des optimisations de performances sont mises à disposition en continu et peuvent être rapidement déployées en production grâce à la stabilité de l’architecture du système », explique M. Laue. La collaboration étroite entre les ressources informatiques internes de Thermotraffic et les interlocuteurs attitrés de LIS s’avère particulièrement précieuse dans ce contexte. « Nos conseillers et conseillères clientèle connaissent parfaitement nos processus ainsi que les exigences techniques et peuvent donc nous apporter un soutien ciblé », explique M. Laue.
La prochaine étape prévue est le lancement de la version en ligne WinSped Web. « Cela permet à nos collaborateurs d’accéder au système où qu’ils se trouvent et depuis n’importe quel appareil », explique M. Laue. Les installations locales ne sont plus nécessaires ; les mises à jour sont effectuées de manière centralisée et la charge de calcul est en grande partie transférée vers les serveurs, ce qui permet d’utiliser sans problème même des postes de travail moins performants. De plus, cette solution en ligne est évolutive : En cas d’augmentation de la demande, il est possible d’ajouter sans difficulté de nouveaux utilisateurs et utilisatrices.