Una empresa de transporte especializada hace frente a los complejos requisitos de los transportes combinados a escala europea gracias a un potente sistema de gestión de transporte (TMS)
Para su negocio de transporte con control de temperatura, la empresa Thermotraffic GmbH, con sede en Versmold, lleva utilizando desde 2013 el sistema de gestión del transporte (TMS) WinSped de LIS GmbH. Especialmente en la logística de refrigerados y congelados a escala europea, donde el día a día se caracteriza por una compleja red de transporte de carga consolidada con numerosos puntos de transbordo, requisitos específicos de cada país y estrictas obligaciones legales en materia de documentación, es fundamental contar con procesos digitales que funcionen sin contratiempos. Además, los plazos ajustados y la necesidad de disponer de una documentación completa de los envíos y la temperatura exigen un control preciso de todos los procesos. WinSped gestiona estos procesos complejos de forma integral y ayuda a Thermotraffic a automatizar sus procesos y a impulsar de forma sistemática la estrategia digital de la empresa.
«Utilizamos WinSped para todos los procesos relevantes de nuestros transportes por carretera, desde la recepción de pedidos hasta la facturación», afirma Carsten Laue, responsable de digitalización y director de TI de Thermotraffic. La actividad principal de la empresa es el transporte de carga combinada a escala europea de mercancías que requieren control de temperatura, entre las que se incluyen alimentos, productos farmacéuticos, flores y productos especiales que se transportan en el sector de la congelación.
Versmolder Fachspedition, una empresa de transporte de tamaño medio, cuenta con 350 empleados repartidos en 16 sedes y el año pasado alcanzó una facturación de 200 millones de euros. La empresa cuenta con 80 vehículos propios y, además, colabora con socios.
WinSped, la columna vertebral de una logística de temperatura exigente
Cada día, Thermotraffic agrupa numerosos envíos individuales de distintos clientes, los reúne en centros de distribución y elabora a partir de ellos rutas rentables para su transporte a toda Europa. La planificación logística tiene ante sí la tarea de combinar de forma adecuada requisitos de temperatura idénticos y garantizar una cadena de frío estable en todo momento.
A esto se suman las estrictas normas legales del sector alimentario y farmacéutico, que exigen una documentación completa de la temperatura y los procesos. Los estrechos márgenes de tiempo para la carga y la entrega hacen necesaria una planificación precisa. «Y como operamos en toda Europa, además nos regimos por distintas normativas nacionales con requisitos diferentes», afirma Laue.
WinSped refleja de forma exhaustiva precisamente este entorno tan complejo. El software da soporte a todos los procesos clave para Thermotraffic en el transporte por carretera, desde la recepción de pedidos y la planificación, pasando por la integración telemática, hasta la facturación. De este modo, la empresa de transporte especializada que opera a nivel internacional se beneficia del carácter multilingüe del software, así como de la compatibilidad con diferentes monedas. Además, WinSped garantiza la uniformidad de los procesos en la colaboración entre las distintas sedes.
Visión general de todas las sedes gracias a una arquitectura de software moderna
«Todas las sedes operan dentro del mismo cliente», afirma Laue. De este modo, se garantiza en todo momento una total transparencia sobre los encargos y las rutas. Cada transporte recibe un número de pedido único, que se mantiene en todas las etapas. No es necesario ajustar manualmente los cambios en cada paso por separado, sino que se aplican en tiempo real y sin errores a todas las sedes, departamentos y procesos.
La tecnología digital al servicio de un transporte a temperatura controlada eficiente
Una herramienta fundamental de WinSped en el día a día de Thermotraffic es la planificación gráfica, que se utiliza desde 2022. De este modo, las rutas y los encargos y vehículos correspondientes se pueden visualizar de forma clara y detallada en un mapa. Las indicaciones de estado en tiempo real facilitan el ajuste rápido de las rutas, mientras que las funciones de arrastrar y soltar permiten planificar los recorridos de forma intuitiva. «Este módulo facilita considerablemente el trabajo a nuestros responsables de planificación», explica Laue. Gracias a una visión general clara y a una mejor planificación, se pudieron utilizar los recursos de forma más eficiente y reducir los viajes en vacío, lo que supone un ahorro de costes.
Otra ventaja es la conexión telemática. Los conductores reciben sus rutas directamente en el vehículo y los datos de seguimiento se registran automáticamente en el sistema. «Se elimina gran parte de las conciliaciones manuales y la comunicación es clara», explica Laue. Los requisitos de temperatura documentados en el encargo son visibles en todo momento para los departamentos de planificación y ejecución. De este modo, se reduce el riesgo de malentendidos, ya que todas las partes implicadas trabajan basándose en la misma información actualizada. Esto garantiza una mayor transparencia, una toma de decisiones más ágil y, en general, una comunicación más fluida.
Automatización que ahorra tiempo y reduce los errores
«Con WinSped no solo reducimos considerablemente el uso de papel, sino que también hemos podido automatizar ya algunos procesos», afirma Laue. Por ejemplo, la importación automática de pedidos sustituye a numerosas entradas manuales: Los pedidos de los clientes que se reciben se importan directamente desde correos electrónicos, portales o interfaces, se comprueba que sean correctos y estén completos, y se transfieren sin demora al departamento de planificación. De este modo, no solo se evitan los errores tipográficos y las duplicidades en el registro, sino que también se anticipan muchas consultas.
La facturación también se realiza sin ningún esfuerzo adicional: A partir de los viajes programados, se generan automáticamente durante la noche las facturas correspondientes, incluyendo todos los precios acordados, recargos y gastos adicionales. Ahora solo falta que el responsable del expediente lo revise y lo apruebe.
«Y gracias al registro totalmente automático de los medios de carga, tenemos en todo momento una visión general exacta de las existencias y los movimientos», añade Laue. Cada retirada, cada cambio y cada devolución queda registrado en el sistema, de modo que las discrepancias se detectan a tiempo y las cuentas de los clientes están siempre actualizadas. Esto no solo simplifica la gestión, sino que también evita discusiones sobre la falta de envases reutilizables.
La capacidad de innovación como valor añadido decisivo
Para Thermotraffic, uno de los principales valores añadidos de la colaboración con LIS es el desarrollo tecnológico de WinSped y su compatibilidad estratégica con su propia arquitectura de digitalización. «Gracias a mecanismos de ampliación como los scripts y las interfaces API, hoy en día el sistema se puede integrar profundamente en nuestro entorno informático actual», afirma Laue. Numerosos flujos de trabajo internos de Thermotraffic se basan en datos operativos y contables procedentes de WinSped. La gran flexibilidad y capacidad de integración de la solución permiten alcanzar un grado de automatización continuo más allá de los límites del sistema.
Desde hace más de doce años, LIS acompaña de forma continua y sin interrupciones tecnológicas la estrategia de digitalización de Thermotraffic. «Las ampliaciones funcionales y las optimizaciones de rendimiento se implementan de forma continua y, gracias a la arquitectura estable del sistema, pueden ponerse en producción rápidamente», explica Laue. En este sentido, resulta especialmente valiosa la estrecha colaboración entre los recursos informáticos internos de Thermotraffic y las personas de contacto fijas de LIS. «Nuestros asesores y asesoras de atención al cliente conocen a la perfección tanto nuestros procesos como los requisitos técnicos y, por lo tanto, pueden prestarnos un apoyo específico», afirma Laue.
El siguiente paso previsto es la implantación de la versión basada en web, WinSped Web. «De este modo, nuestros empleados pueden acceder al sistema desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo», afirma Laue. Ya no es necesario realizar instalaciones locales; las actualizaciones se instalan de forma centralizada y la carga de cálculo se traslada en gran medida a los servidores, de modo que incluso los equipos de trabajo menos potentes pueden utilizarse sin problemas. Además, la solución basada en la web es escalable: Si la demanda aumenta, se pueden añadir nuevos usuarios y usuarias sin ningún problema.