DMS

DMS steht als Abkürzung repräsentativ für die Gruppe der Dokumentenmanagementsysteme. Diese haben sich inzwischen als fester Bestandteil der gängigen ERP-Systeme etabliert. Wie der Name vermuten lässt, sollen sie das Dokumentenmanagement eines Unternehmens unterstützen.

Neben der Erfassung, dem Verteilen und der Zwischenablage von Dokumenten, gehört auch die Bearbeitung und das Archivieren dieser zum Aufgabenfeld der DMS. Darüber hinaus ermöglichen Dokumentenmanagementsysteme die Bearbeitung der Dokumentendatenbank.

Im Tagesgeschäft können diese Dokumentenmanagementsysteme eine große Arbeitserleichterung bedeuten!

Die wichtigsten Funktionen eines DMS im Überblick

Digitale Archivierung:

Die digitale Archivierung stellt einen der zentralen Vorteile der Nutzung von DMS dar. Dabei ermöglicht eine zentrale Datenbank, dass alle Dokumente, wie z.B. Rechnungen, Verträge oder Briefe, an einem Ort und in digitaler Form gesammelt werden. Dadurch kann auf die Führung eines physischen Archivs verzichtet werden und lange Suchzeiten erübrigen sich. Werden die Datenbankeinträge mit effektiven Schlagworten und nach einem einheitlichen Muster versehen, so kann die Suchzeit sogar noch weiter reduziert werden. Die Datenübertragung von analog zu digital kann durch das Scannen mithilfe von OCR durchgeführt werden. Hierdurch wird der gescannte Text für das DMR passend formatiert und so nutzbar.

Ständiger Zugriff:

Im Tagesgeschäft ergeben sich immer wieder Situationen in denen bestimmte Dokumente gebraucht werden. In vielen dieser Fälle ist man selbst jedoch nicht am Schreibtisch im Büro, sondern bei einem Kunden-Meeting, auf einer Baustelle oder auf einer Arbeitsreise. Je nach Umsetzung und Organisation der DMS-Software, stellt dies aber kein Problem dar. Wenn beispielsweise eine zentrale Datenbank auf einem Terminal-Server genutzt wird, besteht für Mitarbeiter auch von unterwegs die Möglichkeit auf alle abgespeicherten Dokumente zuzugreifen. Eine weitere Möglichkeit ergibt sich, wenn die genutzte DMS-Software eine App- beziehungsweise Web-Variante anbietet. Sollte ein Teil der Mitarbeiter also regelmäßig unterwegs sein, so sollte bei der Auswahl der DMS-Software auf Funktionen zur mobilen Nutzung geachtet werden.

Optimierung der Workflows:

Neben dem ständigen Zugriff bietet eine DMS-Software auch große Vorteile für den Workflow. Zum einen stellt ein DMS sicher, dass alle Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt an der aktuellen Version eines Dokumentes arbeiten. So können Redundanzen vermieden und die Fehleranfälligkeit gesenkt werden. Um die Arbeit mit DMS-Software benutzerfreundlicher zu gestalten, bieten viele DMS darüber hinaus die Möglichkeit, das Interface, die Menüpunkte oder die angezeigten Daten benutzerspezifisch einzustellen. So können sich die Mitarbeiter das DMS individuell an ihren Workflow anpassen und sich voll auf ihre Arbeit konzentrieren. Weitere gängige Funktion in Bezug auf Workflows sind die Dokumentenfreigabe, die Dokumentenrevision, das Weiterleiten von Dokumenten an andere Mitarbeiter oder das Sperren von Dokumenten.

Möglichkeiten zur Revision:

Um den Wandel eines Dokumentes transparent zu halten, spielt die Möglichkeit zur Erstellung von Dokumentenrevisionen eine zentrale Rolle. In großen Unternehmen mit abteilungsübergreifenden Prozessabläufen kann nur so sichergestellt werden, dass das Originaldokument unverändert bleibt! Werden durch Mitarbeiter fundamentale Änderungen vorgenommen, so werden diese in einer Kopie des Originaldokumentes abgespeichert. Optimaler Weise sollte eine DMS-Software außerdem die Möglichkeit bieten, diese einzelnen Revisionen zu kommentieren, damit auch zu späteren Zeitpunkten, ohne großen Aufwand, der Wandel des Originaldokumentes nachvollzogen werden kann.

Prozessautomatisierung:

Wie oben bereits beschrieben, können Dokumentenmanagementsysteme auf unterschiedliche Weisen zum Unternehmenserfolg beitragen. Das volle Potenzial wird aber erst ausgeschöpft, sobald die DMS-Software fest in die Abläufe der Geschäftsprozesse integriert wurde. Dadurch ergibt sich für Unternehmen die Möglichkeit, einzelne Prozessabschnitte vollständig zu automatisieren. In der Folge ergeben sich ein steigender Digitalisierungs-, sowie Automatisierungsgrad, effizientere Prozessabläufe, und es ist von einem potenziellen Wertschöpfungszuwachs bei Aufträgen auszugehen.

Vorteile

• Zentrale Datenbank  zur Datenspeicherung (kein physisches Archiv nötig)
• Einheitliche Datensätze (weniger Redundanzen und Fehler)
• Ständiger Zugriff auf alle kundenbezogenen Daten
• Sicherer Umgang mit sensiblen Daten (gesetzliche Vorschriften haben höchste Priorität)
• Erleichterte Dokumentensuche (Suchfunktionen und Datenbankstruktur)
• Postwege werden Entlastet (Briefpost, E-Mails oder Inhaus Post)
• Geschäftsprozesse werden stark beschleunigt (Bottlenecks wird vorgebeugt)
• Deutliche Kostensenkung (Papier, Druck und Zustellung entfallen)
• Kann den Grundstein für weiterführende Prozessoptimierung legen

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