Cool Chain Control
Individuell eingerichtetes TMS sichert reibungslosen Medikamententransport bei Frigo-Trans
Fußgönheim, westlich von Mannheim im Rhein-Pfalz-Kreis gelegen, zählt knapp 2.500 Einwohner. Dass die Frigo-Trans GmbH genau hier im ländlichen Idyll ihren Hauptsitz errichtet hat, hat dennoch einen guten Grund: Das Dorf liegt für den Logistiker unweit des Autobahnkreuzes Ludwigshafen, wo sich die A61 und die A650 treffen, strategisch äußerst günstig. Große Bedeutung misst man dem Thema Infrastruktur bei Frigo-Trans auch an anderer Stelle zu, nämlich in der IT.
Schon vor Jahren hat der Logistikspezialist erkannt, dass der reibungslose Datenaustausch zwischen allen Transportbeteiligten immer wichtiger wird – und entsprechend investiert. Angeschafft wurde im Zuge dessen unter anderem das Transport-Management-System WinSped der Logistische Informationssysteme AG (LIS) aus Greven. Elf Jahre ist das nun her und hat sich rückblickend als goldrichtige Entscheidung erwiesen. „Die flexible Anwendung hat sich sehr bewährt und wurde für uns zwischenzeitlich immer wieder angepasst, sodass es sich inzwischen eigentlich um eine speziell auf unsere Bedürfnisse ausgerichtete, eigene Frigo-Trans-Variante handelt“, berichtet Anke Huber vom Frigo-Trans Projektmanagement.
Komplexes Anforderungsprofil
Grund dafür ist vor allem das komplexe Anforderungsprofil des Logistikers, dessen Spezialgebiet temperaturgeführte Transporte sind. Das verpflichtet beispielsweise zu einer lückenlos nachweisbaren Überwachung und Dokumentation der pharmazeutischen Kühlkette. „Unsere Kunden wollen natürlich wissen, ob wir die Vorgaben einhalten und erwarten beispielsweise einmal im Monat einen KPI-Report. Den können wir über WinSped automatisiert erstellen“, erläutert Huber. Darüber hinaus arbeitet das Unternehmen im so genannten Hub-and-Spoke-System. Das heißt, die Fahrer übernehmen die Ware, zumeist sensible pharmazeutische Produkte, beim Kunden und transportieren sie im vorgegebenen Temperaturbereich auf eines der Frigo-Trans-Lager. Dort wird die Ware pro Kunde und pro Empfänger neu kommissioniert, um dann im Nachlauf europaweit verteilt zu werden. Dahinter steht ein immenser Datenfluss. Christian Hubach, Teamleiter Import bei Frigo-Trans: „Diese Prozesse in einem System abzubilden, ist kompliziert. Daher brauchen wir eine leistungsfähige Anwendung, die individuelle Anpassungen erlaubt, und einen Hersteller, der Willens und in der Lage ist, diese für uns vorzunehmen.“ Als es nun darum ging, der technischen Entwicklung und den Wünschen der Kunden folgend das bestehende System um eine Software-as-a-Service-Lösung zu ergänzen, hat man sich bei Frigo-Trans daher als erstes die Produktpalette der LIS näher angeschaut – und wurde schnell fündig. Denn seit einiger Zeit ergänzt das webbasierte TMS WebSped das Portfolio des Grevener Softwareherstellers.
Jede Schnittstelle ist ein potentielles Risiko
Der große Leistungsumfang der Anwendung, die guten Erfahrungen, die die Rheinland-Pfälzer in der Vergangenheit mit WinSped gemacht haben, sowie die hohe Kompatibilität der beiden Systeme waren die ausschlaggebenden Gründe dafür, dass der Auswahlprozess beendet war, noch bevor er richtig begonnen hatte. Wichtiges Kriterium für die schnelle Entscheidung pro WebSped sei nicht zuletzt die Schnittstellenproblematik gewesen. „Jede Schnittstelle bedeutet nicht nur zusätzlichen Aufwand und damit Mehrkosten, sondern stellt auch ein potentielles Risiko für die Datenströme dar. Deshalb wollten wir eine Lösung, die sich möglichst nahtlos in die bestehende WinSped-Konfiguration einfügt“, erklärt Hubach. Und WebSped, das auf WinSped aufbaut, erfülle diese Voraussetzung besser als jede andere Anwendung am Markt.
Im nächsten Schritt wurde das LIS-System auf einer Frigo-Trans-Testumgebung installiert. Ohne befürchten zu müssen, irreparable Schäden zu verursachen, konnten die Mitarbeiter des Logistikspezialisten dort das System auf Herz und Nieren prüfen, sich mit den Prozessen vertraut machen und an die Routinen gewöhnen. Dabei war von Vorteil, dass die Handhabung im Wesentlichen der von WinSped entspricht. Langwierige Schulungen waren deshalb nicht erforderlich. Huber: „Die Einführung verlief nach dem Prinzip ‚Train the Trainer‘, also per Teamviewer mit den Experten bei uns im Haus, die dann wiederum ihre Kollegen eingewiesen haben.“
Positive Auswirkungen auf die Qualität
Im Oktober vergangenen Jahres nahm das Unternehmen das neue System schließlich in Betrieb. Damit können Frigo-Trans-Kunden, die mit einem WebSped-Account ausgestattet sind, nun selbständig über eine auf die wesentlichen Felder reduzierte Auftragserfassungsmaske Aufträge in wenigen Sekunden an das TMS des Logistikers übermitteln. Nach einer Freigabe des Auftrags durch einen autorisierten Frigo-Trans-Mitarbeiter werden die Auftragsbestätigung und die entsprechenden Barcode-Labels automatisch an die Beteiligten per E-Mail verschickt. Ab diesem Moment steht der Auftrag der Disposition zur Einplanung zur Verfügung. Durch die Etikettierung mit den Frigo-Trans-Barcodes kann die Ware dann ohne erneute manuelle Belabelung im Wareneingang gescannt werden. „Von den rund 200 Aufträgen, die uns täglich erreichen, werden bereits heute etwa 60 direkt via WebSped erfasst“, schildert Hubach. Das spare nicht nur Arbeit und Zeit, sondern wirke sich auch positiv auf die Qualität aus. Denn kommunikative Missverständnisse seien auf diesem Weg ausgeschlossen.
Frigo-Trans-Kunden können über WebSped aber nicht nur eigenständig Aufträge übermitteln, sondern ihre Transporte auch per Track-and-Trace verfolgen – demnächst inklusive Temperaturauswertung. „Das ist für uns insofern wichtig, als dass diese Möglichkeit von den Verladern immer öfter zur Bedingung für die Vergabe eines Auftrags gemacht wird“, erklärt Huber. Wie bereits bei WinSped gab es seit seiner Einführung im Oktober 2018 auch bei WebSped verschiedene Anpassungen, die sich im Wesentlichen aus der täglichen Arbeit oder nach Hinweisen von Seiten der Verlader ergaben. An dieser Stelle habe man sehr von der guten Zusammenarbeit mit dem LIS-Projektmanagement profitiert, sodass es trotz der zahlreichen Änderungen zu keinem gravierenden Ausfall gekommen sei. „Das System läuft gut und stabil“, bilanziert Hubach.