EDI
EDI is de elektronische gegevensuitwisseling, in het Engels Electronic Data Interchange EDI. In IT is dit een verzamelnaam voor gegevensoverdracht met behulp van elektronisch ondersteunde overdrachtsprocessen. De IT-systemen van de betrokken bedrijven of organisaties fungeren als verzenders, vervoerders en ontvangers van de digitaal verwerkte gegevens. Een EDI-standaard is vereist zodat de verzonden datarecords ook door de ontvanger kunnen worden verwerkt. Dit kan specifiek worden ontwikkeld tussen de verzender en de ontvanger, d.w.z. de bedrijven die gegevens uitwisselen, of er kan een standaard worden “voorgesteld” door brancheverenigingen.
Zonder gebruik te maken van digitale communicatie geeft de verzender van een zending de adresgegevens van de ontvanger – bijvoorbeeld telefonisch – door aan het transportbedrijf. De vervoerder moet deze gegevens dan ook handmatig in zijn eigen systeem invoeren. In het digitale proces met EDI stuurt het systeem van de afzender de gegevens rechtstreeks naar het systeem van de vervoerder. Om ervoor te zorgen dat de twee systemen met elkaar kunnen communiceren en gegevensrecords zonder fouten kunnen uitwisselen, moeten de specifieke standaarden van het EDI-gegevensrecord worden gedefinieerd tussen de verzender en de ontvanger.
Doel van overkoepelende EDI-standaarden
Een afzender werkt meestal met meer dan één transportbedrijf, net zoals het transportbedrijf zakenrelaties heeft met meer dan één afzender. Ook bedrijven en organisaties maken gebruik van verschillende systemen. Voor een vlotte gegevensuitwisseling via EDI zou voor elk systeem tussen de betrokken partijen een aparte communicatie-interface, ook wel converter genoemd, moeten worden gedefinieerd. Een dergelijke voorziening van verschillende, individuele converters is voor de betrokken partijen onrendabel en daarom bestaat de zeer omvangrijke standaard EDIfact. Deze standaard werd al in 1986 ontwikkeld door de Verenigde Naties (VN).
De communicatiestructuren en uniforme uitwisselingsformaten voor informatie en documenten zijn vastgelegd in de respectievelijke EDI-standaard. De klassieke papieren documenten worden vervangen door digitale documenten. Deze documenten zijn dan beschikbaar in de EDI-standaard en worden op deze manier naar de geadresseerde gestuurd. De specificaties die in een norm zijn vastgelegd, beschrijven de exacte digitale structuur van verschillende bedrijfsdocumenten, die zo vlot uitgewisseld kunnen worden tussen de verschillende systemen die in de procesketen betrokken zijn.