Fachspedition meistert komplexe Anforderungen europaweiter Sammeltransporte mit leistungsstarkem TMS
Für sein temperaturgeführtes Transportgeschäft setzt die Thermotraffic GmbH aus Versmold bereits seit 2013 auf das Transportmanagementsystem (TMS) WinSped der LIS GmbH. Insbesondere in der europaweiten Kühl- und Tiefkühllogistik, in der ein komplexes Sammelgutnetz mit vielen Umschlagpunkten, länderspezifische Anforderungen und strenge gesetzliche Dokumentationspflichten den Alltag prägen, sind reibungslose digitale Prozesse entscheidend. Zusätzlich erfordern enge Zeitfenster sowie die Notwendigkeit durchgängiger Sendungs- und Temperaturdokumentationen eine präzise Steuerung aller Abläufe. WinSped bildet diese komplexen Prozesse durchgängig ab und unterstützt Thermotraffic dabei, Abläufe zu automatisieren und die digitale Strategie des Unternehmens konsequent voranzutreiben.
„Wir nutzen WinSped für alle relevanten Prozesse unserer Straßentransporte, von der Auftragserfassung bis hin zur Abrechnung“, sagt Carsten Laue, Digitalisierungsmanager und Leiter IT bei Thermotraffic. Das Kerngeschäft des Unternehmens liegt im europaweiten Sammelguttransport temperaturgeführter Güter, darunter Lebensmittel, pharmazeutische Produkte, Blumen und Spezialwaren, die im tiefgekühlten Bereich bewegt werden.
Als mittelständischer Spediteur beschäftigt die Versmolder Fachspedition 350 Mitarbeitende an 16 Standorten und erzielte im vergangenen Jahr einen Umsatz von 200 Millionen Euro. Das Unternehmen verfügt über 80 eigene Fahrzeuge und arbeitet darüber hinaus mit Partnern zusammen.
WinSped als Rückgrat anspruchsvoller Temperaturlogistik
Täglich bündelt Thermotraffic zahlreiche einzelne Sendungen verschiedener Kunden, führt sie über Umschlagpunkte zusammen und erstellt daraus wirtschaftliche Touren für den Transport nach ganz Europa. Die Disposition steht dabei vor der Aufgabe, identische Temperaturanforderungen sinnvoll zu kombinieren und eine durchgehend stabile Kältekette sicherzustellen.
Hinzu kommen strenge gesetzliche Vorgaben aus dem Lebensmittel- und Pharmabereich, die lückenlose Temperatur- und Prozessdokumentationen erfordern. Enge Zeitfenster für Verladung und Zustellung machen eine präzise Planung notwendig. „Und weil wir europaweit unterwegs sind, bewegen wir uns zusätzlich in unterschiedlichen nationalen Regelwerken mit verschiedenen Anforderungen“, sagt Laue.
Genau dieses anspruchsvolle Umfeld bildet WinSped umfassend ab. Die Software unterstützt alle für Thermotraffic wichtigen Kernprozesse im Straßenverkehr, von der Auftragserfassung und Disposition über die Telematik-Integration bis hin zur Faktura. Dabei profitiert die international tätige Fachspedition von der Mehrsprachigkeit der Software sowie der Unterstützung verschiedener Währungen. Bei der Zusammenarbeit der verschiedenen Standorte sorgt WinSped zudem für einheitliche Prozesse.
Standortübergreifende Übersicht dank moderner Softwarearchitektur
„Alle Standorte arbeiten innerhalb desselben Mandanten“, sagt Laue. Auf diese Weise besteht jederzeit volle Transparenz über Aufträge und Touren. Jeder Transport erhält eine eindeutige Auftragsnummer, die über alle Stationen hinweg bestehen bleibt. Tanja Brockmeyer-Schallenberg, Kundenbetreuerin bei der LIS GmbH, beschreibt die Vorteile: „Änderungen müssen nicht an jedem einzelnen Schritt manuell angepasst werden, sondern werden in Echtzeit und fehlerfrei für alle Standorte, Abteilungen und Prozesse übernommen.“
Digitale Stärke für effiziente Temperaturtransporte
Ein zentrales WinSped-Tool im Alltagsgeschäft von Thermotraffic ist die grafische Disposition, die seit 2022 im Einsatz ist. Damit lassen sich die Touren und die zugehörigen Aufträge und Fahrzeuge übersichtlich und detailliert auf einer Karte visualisieren. Echtzeit-Statusanzeigen vereinfachen die schnelle Anpassung von Routen, während Drag-and-Drop-Funktionen eine intuitive Tourenplanung ermöglichen. „Dieses Modul erleichtert unseren Disponentinnen und Disponenten die Arbeit deutlich“, berichtet Laue. Durch die klare Übersicht und bessere Planbarkeit ließen sich Ressourcen effizienter einsetzen und Leerfahrten reduzieren, was Kosten einspart.
Ein weiterer Pluspunkt ist die Telematik-Anbindung. Die Fahrer erhalten ihre Touren direkt ins Fahrzeug, Rückmeldungen laufen automatisch ins System. „Ein Großteil der manuellen Abstimmungen entfällt und die Kommunikation ist eindeutig“, berichtet Laue. Im Auftrag dokumentierte Temperaturanforderungen sind für Disposition und Abwicklung jederzeit sichtbar. Dadurch sinkt das Risiko von Missverständnissen, denn alle Beteiligten arbeiten auf Basis derselben, aktuellen Informationen. Das sorgt für mehr Transparenz, schnellere Entscheidungen und eine insgesamt reibungslosere Kommunikation.
Automatisierung, die Zeit spart und Fehler reduziert
„Mit WinSped arbeiten wir nicht nur deutlich papierärmer, sondern konnten auch bereits einige Abläufe automatisieren“, sagt Laue. Beispielsweise ersetze der automatische Auftragsimport zahlreiche manuelle Eingaben: Eingehende Kundenaufträge werden direkt aus E-Mails, Portalen oder Schnittstellen übernommen, auf Richtigkeit und Vollständigkeit abgeglichen und ohne Zeitverlust in die Disposition überführt. Dadurch werden nicht nur Tippfehler und doppelte Erfassungen vermieden, sondern auch vielen Rückfragen vorausgegriffen.
Auch die Abrechnung läuft ohne zusätzlichen Aufwand: Aus den disponierten Touren werden über Nacht automatisch die passenden Rechnungen generiert, inklusive aller vereinbarten Preise, Zuschläge und Nebenkosten. Die Sachbearbeitung muss nur noch prüfen und freigeben.
„Und dank der vollautomatischen Lademittelverbuchung behalten wir jederzeit den exakten Überblick über Bestände und Bewegungen“, ergänzt Laue. Jede Entnahme, jeder Tausch und jede Rückgabe wird systemseitig dokumentiert, sodass Differenzen frühzeitig auffallen und Kundenkonten jederzeit aktuell sind. Das vereinfacht nicht nur die Verwaltung, sondern verhindert auch Diskussionen über fehlende Mehrwegbehälter.
Innovationskraft als entscheidender Mehrwert
Ein zentraler Mehrwert der Zusammenarbeit mit der LIS liegt für Thermotraffic in der technologischen Weiterentwicklung von WinSped und dessen strategischer Passung zur eigenen Digitalisierungsarchitektur. „Über Erweiterungsmechanismen wie Scripting und API-Schnittstellen lässt sich das System heute tief in unsere bestehende IT-Landschaft integrieren“, sagt Laue. Zahlreiche interne Workflows bei Thermotraffic basieren auf operativen und abrechnungsrelevanten Daten aus WinSped. Die hohe Offenheit und Integrationsfähigkeit der Lösung ermöglicht dabei einen durchgängigen Automatisierungsgrad über Systemgrenzen hinweg.
Seit mehr als zwölf Jahren begleitet die LIS die Digitalisierungsstrategie von Thermotraffic kontinuierlich und ohne technologische Brüche. „Funktionale Erweiterungen und Performance-Optimierungen werden fortlaufend bereitgestellt und lassen sich aufgrund der stabilen Systemarchitektur schnell produktiv einsetzen“, berichtet Laue. Besonders wertvoll sei dabei das enge Zusammenspiel zwischen den internen IT-Ressourcen von Thermotraffic und den festen Ansprechpartnern bei der LIS. „Unsere Kundebetreuer kennen sowohl unsere Prozesse als auch die technischen Anforderungen genau und können uns daher gezielt unterstützen“, so Laue.
Als nächster Schritt ist die Einführung der webbasierten Variante WinSped Web geplant. „Damit können unsere Mitarbeitenden orts- und geräteunabhängig auf das System zugreifen“, sagt Laue. Lokale Installationen sind nicht mehr notwendig, Updates werden zentral eingespielt und die Rechenlast größtenteils auf die Server verlagert, sodass selbst weniger leistungsstarke Arbeitsplätze problemlos genutzt werden können. Zudem ist die webbasierte Lösung skalierbar: Bei wachsendem Bedarf können problemlos neue Nutzerinnen und Nutzer hinzugefügt werden.