„…der Aufwand lohnt sich.“, heißt es in einem Bericht zu Beginn des Jahres. Gemeint ist der Onboarding-Prozess, welchen wir unternehmensweit neu ausgearbeitet und digitalisiert haben. Wir legen dabei allergrößten Wert auf die Aus- und Weiterbildung unserer Mitarbeitenden, denn ein umfassendes technisches Verständnis um die Struktur und die Funktionsweise unserer Software ist für einen LIS-Projektberaterzwingend erforderlich.
Innovatives Konzept zur Einarbeitung neuer Kolleginnen und Kollegen
Einer der Ersten, die vom neuen Konzept profitiert haben, ist Timo Kneilmann. Der gebürtige Grevener war auf verantwortlicher Position in einer Spedition und in der Logistik tätig und hat im April eine Stelle als Projektberater bei LIS in Greven angetreten.
„Meine Aufgabe besteht insbesondere darin, WinSped bei unseren Kunden zu implementieren. Dies umfasst viele Teilaufgaben, von der Ist-Prozessaufnahme bis hin zum „Go-Live“ mit anschließender Übergabe an den Support. Um diese Aufgabe bestmöglich erfüllen zu können, ist eine intensive Einarbeitung die Grundvoraussetzung“, so Kneilmann.
First things first
Den Auftakt machte ein Einführungstag, an dem er nicht nur seine Ansprechpartner und die Strukturen in unserem Haus kennenlernte, sondern auch erfuhr, wo es frisches Obst und heißen Kaffee gibt. In diesem Zuge wurde auch der Einarbeitungsplan mit seinen fünf Phasen vorgestellt:
- Orientierung, Basics, Hotline, Technik, Dokumentation
- Kunden-Support für Premiumkunden
- Kundentermine
- SQL-Schulung, Smart-Test-Team
- Schnittstellen
Phase 1: Nach der Basis durch die harte Schule des Kunden-Supports
Die Basis bildet ein einwöchiger LIS-Certified-Professional-Kurs, in dem der Grevener lernte, sicher mit WinSped und den einzelnen Modulen umzugehen. Gefolgt von aktiver Mitarbeit in unserer Hotline, in welcher er vier Wochen lang unter der Anleitung erfahrener Kolleginnen und Kollegen erstmals direkt mit Kundenanfragen konfrontiert wurde. „Da diese mithilfe eines Ticketsystems schriftlich eingehen, hatte ich ausreichend Zeit mich inhaltlich vorzubereiten, bevor der telefonische Kontakt zum Kunden zustande kam“, sagt Kneilmann. Außerdem lernte er in dieser Phase, wie er seine Tätigkeiten dokumentieren muss und auf welchen Wegen er Aufgaben an andere Abteilungen weitergeben kann. Markus Berkemeier – Leiter des Projektmanagements, erklärt: „Angesichts der Komplexität und des Umfangs der Systeme ist es extrem wichtig, dass jeder, der daran arbeitet, jederzeit alle Anpassungen und Änderungen nachvollziehen kann“.
Technisches Know-how erlangen – und anwenden
Ebenfalls auf Kneilmanns Programm stand ein Aufenthalt in der Abteilung Technik, in welcher er sich eine Woche damit auseinandersetzte, Server und virtuelle Umgebungen einzurichten, um unter wechselnden Bedingungen WinSped installieren zu können. „Eine sehr intensive und lehrreiche Woche“ für Timo Kneilmann, „da viele Fehlerszenarien simuliert und verschiedene Lösungswege erarbeitet und aufgezeigt wurden“.
Zudem nahm er an LIS-seitig kreierten Studientagen teil, im Rahmen derer er sich mit speziellen Problemstellungen befasste und seine Lösungen dann in einer Präsentation darlegen konnte.
Phasen 2 und 3: Es geht zu den Kunden
Die Betreuung der Premiumkunden – in Phase 2 des Einarbeitungsplans angesetzt – bot die Möglichkeit das bisher Erlernte aus der Hotline und Technik teifergehend anzuwenden, was den Effekt der inhaltlichen Festigung mit sich brachte.
Parallel zu allen Phasen lief die Phase 3. Während der gesamten 6 Monate begleitete Kneilmann erfahrene Kolleginnen und Kollegen zu ersten Kundenterminen, in denen er sowohl passiv als auch aktiv teilnehmen konnte.
„Herausstellen möchte ich den Methodenmix innerhalb der Einarbeitung: theoretische Fragestellungen, Mitarbeit in verschiedenen Abteilungen, Simulation von Kundenanforderungen oder auch konkrete Kundentermine. Dieser Mix bietet eine enorme Effizienz im Lernprozess“, fasste der Projektberater passgenau zusammen.
Phase 4 und 5: Je tiefer im Thema, desto mehr Möglichkeiten
Das Programm von Phase 4 bestand mitunter aus Schulungen in der Programmiersprache SQL sowie aus einem einwöchigen Aufenthalt im Smart-Test-Team, welches für unverzügliche Lösungen besonderer Aufgabenstellungen zuständig ist. „In dieser Phase profitiert man stark von der bisherigen Einarbeitung, denn ohne grundlegende WinSped-Kenntnisse wäre der eigene Mehrwert überschaubar“.
Im Mittelpunkt der fünften und letzten Phase von Kneilmanns Ausbildung stand schließlich das Thema Schnittstellen, über die die LIS-Software mit anderen Systemen kommuniziert. Diese Phase „rundet die gesamte Einarbeitung sowohl chronologisch als auch inhaltlich ideal ab“, denn Schnittstellen sind für Software-Lösungen elementar aber bieten einen hohen Grad an Individualität. Vermittelt wurden der grundlegende Aufbau in WinSped und ein Überblick über verschiedene Standards.
Man hat nie ausgelernt
„Als besonders praktikabel hat sich herausgestellt, dass der Stand der Einarbeitung von allen Beteiligten jederzeit online einsehbar ist“, so Kneilmann über die digitale Form des Plans. Eingefasst in diese Form nahm Kneilmanns Einarbeitung zum LIS- Projektberater sechs Monate in Anspruch. Trotzdem wird es noch etwas dauern, bis er völlig eigenständig als solcher arbeiten wird. Aktuell ist er Großkundenprojekten zugeteilt, die er zusammen mit langgedienten Kolleginnen und Kollegen abwickelt.
Kneilmann’s Fazit
„Die LIS AG ist für mich wirklich ein „Great Place To Work“. Der Onboarding-Prozess ist durchdacht und professionell aufgesetzt, jedoch keineswegs statisch. Das Team ist extrem kompetent und hilfsbereit und die Software macht immer mehr Spaß. Hinzu kommen Zusatzleistungen, wie beispielsweise Abteilungsausflüge oder Verpflegung, welche ich als nicht selbstverständlich ansehe. Bisher hat sich der Aufwand vollends gelohnt“ fasst Kneilmann seine Erfahrungen aus den letzten 8 1/2 Monaten zusammen.