Skuteczna kontrola faktur przychodzących od podwykonawców oraz faktur wystawionych kontrahentom możliwa jest w WinSped® dzięki zautomatyzowanym procesom. W centrum rozliczeniowym znajdują się wszystkie zakończone zlecenia wraz ze wszystkimi potrzebnymi informacjami, na podstawie których można je rozliczyć.
Kontrola frachtów
Funkcje informowania o wysokości frachtu oraz o cenie frachtu według aktualnych warunków przewozowych umożliwiają kontrolę kosztów transportu podwykonawców. Efektywniejszą metodą jest kalkulacja oczekiwanej ceny oraz porównanie jej z fakturą przychodzącą. W centrum rozliczeniowym znajdują się wszystkie jeszcze nierozliczone zlecenia wraz z szacowanymi kosztami frachtu. Po kontroli i akceptacji faktury przychodzące od podwykonawców można zaksięgować a ewentualne różnice w sumach zaakceptować lub skorygować.
Kalkulacja frachtu
WinSped® umożliwia zastosowanie wszelkich znanych metod obliczania kosztów frachtu. Wyliczenia mogą opierać się na ręcznie wpisanych cenach lub na warunkach cenowych uzgodnionych indywidualnie z podwykonawcami. Dzięki wygodnemu i łatwemu zapisowi ustalonych warunków oraz ograniczeń automatyczne tworzenie faktur zarówno tych dla kontrahentów jak i tych od podwykonawców jest bardzo proste. Dodatkowe wartości jak na przykład waga objętościowa można wyliczyć przy pomocy odpowiednich makr. Wydruk faktur odbywa się na indywidualnie dopasowanych formularzach. Automatyczna archiwizacja w zewnętrznych systemach archiwizacyjnych jest możliwa.
Wielowymiarowe tabele cenowe
Aby ułatwić rozliczanie spedytorów oraz przewoźników firma LIS zintegrowała w WinSped® program do tworzenia nowych tabel cenowych. Wszystkie informacje i funkcje tabel cenowych jak podgląd danych, nagłówki, opisy i wartości oraz możliwość importu oraz eksportu plików Excel znajdują się teraz w jednym programie. Oprócz wielowymiarowych tabel cenowych oraz funkcji porównywania oraz łączenia poszczególnych wymiarów program oferuje również możliwość wymiany danych przy pomocy formatu Excel oraz łatwy i intuicyjny interfejs. Dzięki temu tworzenie rozliczeń stało się o wiele prostsze. Użytkownicy widzą ceny z reguły jako jedną tabelę. Wymiarami są w tym przypadku na przykład kilometry, waga lub liczba palet. Nowy program umożliwia zastosowanie nawet dziesięciu wymiarów w jednej tabeli cenowej. Dodatkowo istnieje możliwość zastosowania jednej tabeli do rozliczenia frachtów różnych podwykonawców. Opcje ustawień dają wiele możliwości oraz sprawiają, że rozliczanie frachtów jest bardzo intuicyjne. Podobne korzyści dają funkcje porównywania oraz łączenia poszczególnych wymiarów. Dzięki temu można na przykład porównywać najniższe i najwyższe ceny według jednej kolumny. Zaletą jest również możliwość łączenia w jednej tabeli cenowej “ceny zmiennej” z “cenami stałymi”.
Zarządzanie monitami
Program do zarządzania monitami pozwala kontrolować wszystkie otwarte płatności i zautomatyzować wysyłanie monitów. Odbywa się to przy pomocy zewnętrznego systemu księgowego, który jest zintegrowany z WinSped®. Interfejs umożliwia przesyłanie danych dotyczących przebiegu płatności. W zależności od systemu księgowego proces ten może się różnić.
Warunki naliczania frachtu
- Data transportu
- Tabela wag i odległości
- Relacja/Strefa/Kod pocztowy
- Odbiorca, Nadawca, Nadawca pierwotny oraz grupa kontrahentów
- Podwykonawca, pojazd lub grupa pojazdów
- Suma wagi na pojeździe lub zleceniu rozróżniana według wagi rzeczywistej i rozliczeniowej)
- Artykuł i jednostka opakowania (możliwość zdefiniowania, np. sztuki, kartony, palety, metry ładunkowe, itp.)
Sposoby obliczania frachtu
- Taryfy GFT
- Taryfy własne wg miejsc ładunkowych, palet, jednostek opak., sztuk, litrów, metrów kwadratowych, metrów ładunkowych, stref, kodów pocztowych, kg i km
- Ceny minimalne i maksymalne
- Ceny za (kg, 100 kg, jednostek opak., artykuł, metr ładunkowy, miejsce ładunkowe, kilometr, metr sześcienny)
- Ceny stałe
- Według cen / tabel innego kontrahenta / przewoźnika
- Marża, dopłaty i zniżki w %, opłaty dodatkowe (możliwość zdefiniowania)
Formy rozliczenia
- Rozliczenie ładunków drobnicowych według odcinków trasy
- Rozliczenie według punktów tranzytowych lub spedytorów odbiorczych, odbiór i dystrybucja
- Optymalizacja
- Łączenie (GTB, kody pocztowe oraz strefy, numery odbiorców, nazwy odbiorców)
- Definiowanie odcinka głównego (kryterium najdłuższego i najkrótszego odcinka oraz największej/najmniejszej wagi
- Porównywanie cen (najniższe i najwyższe ceny, porównanie cenników, porównanie warunków naliczania frachtów)
Poniższe tabele cenowe dostarczane są w każdej wersji programu. System umożliwia rozliczanie według różnych dat ważności tabel. Użytkownik może samodzielnie edytować tabele cenowe.
Taryfy własne wg …
- … odległości
- … strefy załadunku
- … strefy rozładunku
- … 2 pierwszych cyfr kodu pocztowego
- … dowolnego kodu pocztowego
- … bez kryterium
Narzędzia
- Centrum rozliczeniowe
- Płatności
- Zarządzanie monitami
- Faktury
- Faktury podwykonawców
- Korekta
- Zarządzanie fakturami przychodzącymi
- Faktury inne
- Interfejsy do różnych programów finansowo księgowych (Agresso, Bundschuh, Carat, CSS, DATEV, DCW, Diamant, DKS, Fenestra, IBM, Lexware, ProFib, Schilling, SAP, Sage KHK Office Line, Sage KHK Classic Line, Varial, Rewizor, Optima, Symfonia …)