Flexibler Wechsel zu den Software-Profis

05.05.2017 – verkehrsrundschau.de, Ausgabe 18

Wenn Office-Programme an ihre Grenzen stoßen, führt in kleineren Unternehmen an professioneller Speditionssoftware irgendwann kein Weg vorbei. Wer Excel Adieu sagen will, sollte modular aufgebaute Systeme ins Auge fassen.

Spätestens, wenn die Excel-Liste zu explodieren scheint, sollte auch kleinere Transportunternehmen den Umstieg auf professionelle Speditionssoftware erwägen. Diese Erfahrung machte jedenfalls die in Lutten bei Vechta ansässige Schüttgutspedition Pöhlking Transport, die sich um die Entsorgung von Abfällen aus Schlachthöfen kümmert und Rohstoffe für Biogasanlagen transportiert. 30 Mitarbeiter sind bei dem 45 Jahren bestehenden Unternehmen beschäftigt, knapp 201 Lkw befinden sich täglich im Einsatz.

Lange Zeit griffen die drei Disponenten von Pöhlking auf die gängige Office-Software zurück. ,, Wir haben mit einer Excel-Tabelle gearbeitet, die als Matrix für fast alle Abläufe, von der Auftragserfassung über die Disposition bis hin zur Grundlage für die Rechnungsstellung, diente. Eine riesengroße Tabelle‘‘, erzählt Geschäftsführer August Pöhlking.

Die Krux bei Excel ist bekanntermaßen, dass immer nur ein Mitarbeiter in der Tabelle arbeiten kann. ,, Hinzu kam die Fehleranfälligkeit, die die Arbeit in dem sehr unübersichtlich gewordenen Dokument mit sich brachte. Kostenkontrolle war darüber nur schwer durchführbar‘‘, so Pöhlking. Vor eineinhalb Jahren reifte bei den Niedersachen der Entschluss, dass die diesen Zustand beenden wollen. Dabei hatte Pöhlking auch eine bessere Verknüpfung mit der Buchhaltung im Sinn. ,, Seit Oktober 2016 arbeiten wir mit WinSped von LIS, und zwar mit dem Basismodul mit direkter Anbindung an Datev.‘‘ Die gewählten Basismodule bringen beispielsweise Auftragsabwicklung, Disposition, Fahrzeugeinsatzplan und Dokumentenmanagement mit. ,, Da wir keine Lagerlogistik betreiben, reicht uns diese abgespeckte Variante‘‘, freut sich der Schüttgutspezialist. Den Tipp zu WinSped habe er von befreundeten Spediteuren bekommen, bei denen die LIS-Software im Einsatz ist. Darüber hinaus hatte einer seiner Disponenten bereits Erfahrung mit diesem Programm. Auch andere Abteilungen wurden im Zuge der Suche ins Boot geholt: ,, In den Auswahlprozess war neben den Disponenten auch die Buchhalterin involviert. Wir haben uns zwar auch zwei, drei andere Softwareanbieter angesehen, uns aber am Ende für WinSped entschieden, weil sich das Angebot als genau richtig herausgestellt hat.‘‘ Im Herbst 2016 wurde schließlich umgestellt – und die Mitarbeiter freut’s.

Nicht nur die Disponenten, die dank der Profisoftware nun permanent und vor allem parallel Zugriff auf die Auftragserfassung und alle weiteren relevanten Daten haben, profitieren laut Pöhlking von der Arbeitserleichterung. ,, Unsere Buchhaltung wurde dank Anbindung der Kostenstellen zu Datev entlastet‘‘, sagt Pohlking. Das spare Mühe und Zeit. Auch das Scannen und digitale Hinterlegen von Lieferpapieren sei sehr praktisch. Zeitaufwendiges Kopieren und Eintüten gehöre somit der Vergangenheit an.

,, Neue Software entlastet nicht nur die Disposition, sondern auch die Buchhaltung‘‘
AUGUST PÖHLKING - Geschäftsführer Pöhlking Transport

Mehr Module je nach Anforderung
Während sich Pöhlking Transport mit den Basisfunktionen, die WinSped mitbringt, begnügt, hat sich Giga Logistics in Kornwestheim bei Stuttgart im Baukastensystem des Softwareanbieters LIS großzügiger bedient. Dies ist auch der komplexen Natur des Tagesgeschäfts geschuldet: Giga Logistics ist seit zehn Jahren mit 25 Fahrzeugen europaweit im Bereich Kurier-, Sonder- und Direktfahrten tätig. Die angestellten Fahrer stehen ständig in Bereitschaft, da Aufträge sehr kurzfristig reinkommen: Sei es nachts um zwei oder morgens um sieben Uhr. Mittlerweile zählt Giga Logistics auch große Player zum Kundenkreis, etwa Daimler. ,, Office-Produkte wie Excel in Kombination mit ERP-Software für die Buchhaltung reichten für unsere Einsatzszenarien und angesichts unseres Unternehmenswachstums einfach nicht mehr aus‘‘, erklärt Speditionsleiter Mustafa Erdal.

Gefragt war eine Software, die mehr in die Tiefe geht, die Vernetzung mit allen Beteiligten ermöglicht und über die man allerorts auf die relevanten Daten zugreifen kann. Auch die Möglichkeit, die im Tagesgeschäft häufig vorkommenden Fahrer- und Fahrzeugwechsel nahtlos zu dokumentieren und transparent nachzuvollziehen, war Erdal wichtig.

,,Wir haben uns die Produkte von einem halben Dutzend Anbieter vor Ort präsentieren lassen. LIS hat uns am Ende überzeugt‘‘, so Erdal. Neben Planung, Auftragsabwicklung, Disposition, Fahrzeugeinsatzplan und Telematikanbindung wird auch CRM-Kundenmanagement für den Vertrieb über WinSped abgewickelt. Letzteres hat sich Giga Logistics sogar gemäß den eigenen, sehr speziellen Anforderungen programmieren lassen. ,, Mit war nicht wichtig, welches Modul was kann, sondern ich habe gesagt, was ich brauche‘‘, erklärt Erdal.

Dass sich der Aufwand für die Implementierung nach den jeweiligen Unternehmensanforderungen richtet, liegt auf der Hand. Die Schüttgutspedition Pöhlking und das auf Kurier-, Sonder- und Direktfahrten spezialisierte Unternehmen Giga Logistics haben in dieser Hinsicht denn auch unterschiedliche Erfahrungen gemacht. Von der Entscheidungsfindung zugunsten der professionellen Speditionssoftware bis zur Implementierung im Herbst 2016 dauerte es laut Pöhlking ein halbes Jahr. ,, Zum Übergang wurde noch einige Wochen parallel mit Excel gearbeitet und doppelt erfasst. Bereits nach einem Monat konnten wir feststellen, dass die Speditionssoftware problemlos läuft und die Arbeit mit der Excel-Liste eingestellt werden kann. Seitdem funktioniert das auch reibungslos.

Der Wunschzettel wird größer
Bei Giga Logistics gestaltete sich das Projekt umfangreicher. ,, Es hat eine Weile gedauert, bis die Software auf unsere Bedürfnisse angepasst wurde. Das liegt aber vor allem daran, dass wir keine eigene IT-Abteilung haben und die Implementierung parallel zum sehr stressigen Tagesgeschäft bewältigt werden musste‘‘, erklärt Erdal. Umso wichtiger, dass man sich für ein großes Softwarehaus entschieden habe, das in Sachen Service punkten kann.

,,Was Erreichbarkeit und zeitnahe Behebung von Problemen abgeht, war LIS jedenfalls eine gute Wahl‘‘, so der Giga-Speditionsleiter.

Durch die Profisoftware habe sich in den Prozessen viel zum Guten gewandelt: ,, Wir können jetzt auf alle relevanten Daten zugreifen. Kommunikationsaufwand und Fehlerquote haben sich durch den zusätzlichen Einsatz von Telematik drastisch reduziert. Ich kann nun Auftragsdetails wie Ladereferenz, Menge, Volumen, Gewicht und so weiter per Telematik auf das Fahrer-Tablet schieben. Der damit nicht nur eine zusätzliche Kontrollreferenz hat, sondern auch verschiedene Statusmeldungen abgeben kann. Früher haben wir das per SMS abgewickelt‘‘, sagt Erdal.

Seine Firma habe auch noch einiges auf dem Wunschzettel, erzählt der Logistiker: ,, Wir würden die Tourenplanung gerne hinsichtlich der Kostenermittlung noch weiter verfeinern. Um beispielsweise anfallende Maut-Kosten gerade bei internationalen Transporten anhand von Gewicht und Achsen unkompliziert im Voraus kalkulieren zu können.‘‘

Auch August Pöhlking denkt über weitere digitale Helfer für seinen Fuhrpark nach:
,,Wir überlegen, ob wir auf Telematik umstellen. Auf die entsprechende Telematikintegration von WinSped aufzurüsten, wäre dann der nächste Schritt.‘‘