Eiskalt bis ans Ziel

Die Tiefkühlspedition TSK Logistik optimiert ihre Abläufe mit WinSped. Der größte Vorteil betrifft die Zeitersparnis im administrativen Bereich; durch die Integration des Systems in allen administrativen Abteilungen liegen notwendige Informationen umgehend und vollständig vor.

27.07.2016 – frischelogistik

In der Tiefkühllogistik hat die termingerechte Auslieferung von Waren oberste Priorität. Verzögerungen der Transportprozesse gefährden die Einhaltung der Kühlkette. Zur Wahrung dieser müssen die Abläufe genau aufeinander abgestimmt sein. Sonst droht der Verlust der TK-Waren. Um den gesamten Transportablauf weiter  zu automatisieren, implementierte die TSK Logistik GmbH aus Menden die Transportmanagement-Software Winsped. Besonders im administrativen Bereich kommt der Tiefkühlspedition der IT-Einsatz zugute. Tiefkühlpizza und -lasagne, -schnitzel oder -fischstäbchen, gefrorene Beeren, Erbsen oder Bohnen: Die von TSK transportierten Waren umfassen den gesamten TK-Bereich. Rund 8500 Aufträge bearbeitet die Spedition etwa pro Monat - eine Vielzahl davon für einen großen international agierenden Tiefkühllogistiker. Die Auftragsabwicklung zog für TSK bisher jedoch viel Arbeitsaufwand nach sich, da das Unternehmen für die Dispositionsverwaltung, die Abrechnung und das Controlling sowie die Archivierung drei verschiedene Systeme  einsetzte. »Die unterschiedlichen Lösungen verfügten untereinander auch nur über sehr schlechte Schnittstellenverknüpfungen«, erklärt Georgios Kapouranis, Geschäftsführer der TSK Logistik GmbH & Co. KG. »Darum war eine IT-Neuausrichtung unausweichlich.«

Systemintegration ein entscheidender Faktor
Bei der Suche nach einer neuen Lösung lag das Hauptaugenmerk auf der Flexibilität der Anwendung. Da der Großkunde aus dem Tiefkühlbereich für die Logistiksparte bereits die Transportmanagement-Software Winsped erfolgreich einsetzte, entschied Kapouranis, sich näher mit der Lösung der US Logistische Informationssysteme AG zu beschäftigen. »Neben dem modularen Aufbau sprachen für das System vor allem die vereinfachte Systemintegration und Schnittstellenkonfiguration zwischen unserem Kunden und uns.« erklärt Kapouranis. »In dem Zuge hat es uns natürlich auch überzeugt, dass unser Kunde bereits seit Jahren erfolgreich mit der Software arbeitet.«

TSK nutzt unterschiedliche Module
Als weitere wichtige Faktoren kamen der Funktionsumfang und die Projektabwicklung hinzu. »Die Anwendungsmöglichkeiten der Software sowie die gute und partnerschaftliche Zusammenarbeit haben uns schnell überzeugt. Wichtig war uns auch ein hoher Automatisierungsgrad. Dieser war mit Winsped gleich gegeben.« verdeutlicht Kapouranis. »Unsere individuellen Wünsche wurden während des Projektverlaufs schnell umgesetzt.« Mittlerweile setzt TSK die Lösung bereits seit mehreren Monaten ein. Mit der speditionellen Abwicklung, dem Ladungsverkehr, der Lademittelverwaltung, der Fuhrparkterminverwaltung, der Personalverwaltung, dem Statistik-Modul und dem Dokumentenmanagement-System (DMS) nutzt die Spedition ein ganzes Bundle an Funktionsbausteinen. Aktuell arbeiten etwa 14 Mitarbeiter mit der Software und rund 190 Fahrzeuge sind in die Prozessabwicklung mit Winsped integriert.

Automatisierte Auftragsabwicklung
Bei TSK erfolgt die erste Auftragsannahme in der Regel per Telefon. Ein entsprechender Auftrag wird zunächst telefonisch kommuniziert und dann entweder angenommen oder verworfen. Im Falle einer Auftragsannahme übermittelt der Kunde den ektronischen Auftrag über die Winsped-Schnittstelle automatisch in das System der Tiefkühlspedition. Alle relevanten Transportdaten liegen den Mitarbeitern so unmittelbar vor. »Die übermittelten Informationen werden dann von unserer Disposition weiter verarbeitet«, erklärt Kapouranis. »Das heißt sie werden geprüft, gegebenenfalls angepasst, disponiert und an den durchführenden Mitarbeiter weitergeleitet.« Im nächsten Schritt integriert TSK die eingereichten Transportbelege in das Transportmanagement-System und fügt die entsprechenden Sendungen hinzu. Sobald die Unterlagen vollständig sind , erfolgt die Abrechnung der kompletten Tour über Winsped. Der Einsatz des DMS zur Archivierung der Belege hilft zudem, die Papierflut im Tagesgeschäft zu bewältigen. »Dank des hohen Automatisierungsgrads der Prozesse und der Schnittstellenkonfiguration ist eine manuelle Auftragserfassung nur noch sehr selten erforderlich«, so Kapouranis. »Die Bewertung und Abrechnung von Touren funktioniert mit lntervalljobs automatisch.« Auch die Kommunikation mit Fremdsystemen wurde über die Bereitstellung von Schnittstellen realisiert, um beispielsweise das Zusammenspiel mit der Buchhaltungssoftware Datev zu gewährleisten. Außerdem wurde ein aufwendiges Konverter-Paket erstellt, um einen Großteil der übermittelten Informationen automatisiert zu verarbeiten und somit den Verwaltungsaufwand zu minimieren. Der größte Vorteil für TSK betrifft die Zeitersparnis im administrativen Bereich. Durch die Integration des Systems in allen administrativen Abteilungen liegen notwendige Informationen umgehend und vollständig vor. So können alle Mitarbeiter jederzeit auf die Daten zur weiteren Verarbeitung zugreifen. Des Weiteren konnte durch die Software eine akkuratere Trennung der Aufgabengebiete einzelner Abteilungen umgesetzt werden.

Telematik im Einsatz
Die Kommunikation mit den Fahrzeugführern handhabt TSK über den Einsatz von Telematik. Alle relevanten lnformationen wie Sendungs- und Tourdaten schickt die Disposition direkt auf das Telematik-Endgerät im LKW. Die effizientesten Strecken ermittelt das System dabei automatisch . Auch Lenk- und Ruhezeiten werden berechnet und Mehrkilometer vermieden. Alle Fahrzeug- und Mitarbeitertermine berücksichtigt die Software ebenfalls, sodass nur LKW und Fahrer eingeplant werden, die auch tatsächlich zur Verfügung stehen. Abwesenheiten aufgrund von Urlaub und Krankheit oder Werkstatt- und Tüv-Termine der Fahrzeuge fließen automatisch in den Einsatzplan ein.

System soll weiter wachsen
Zeitnah soll das Transportmanagement-System erweitert werden. Eine neue Telematik-Lösung ist bereits in Planung. Ziel ist es, auch die Daten der Trailer über Telematik einzubinden. »Gerade für den Tiefkühlbereich ist dies der nächste logische Schritt. So können wir dann beispielsweise auch die Temperaturdaten in Winsped überwachen«, verdeutlicht Kapouranis. Sobald die Daten nur minimal variieren, erscheint dann automatisch eine Alarmmeldung im System. So will TSK die Automatisierung noch weiter vorantreiben und dafür sorgen, dass beim Transport von Tiefkühlprodukten alles elskalt am Ziel eintrifft.