Eigentlich könnte die Welt von Pfenning Logistics so einfach sein: Kunde vergibt Auftrag, der Disponent disponiert ihn in der IT, übergibt die Tour elektronisch an den Fahrer, der fährt sie. Wenn das alles mit Konditionen hinterlegt ist, reicht ein weiterer Knopfdruck und die Rechnung geht raus.
Die Ladeliste als Auftrag
Eigentlich. Denn das mittelständische Familienunternehmen ist nicht in der klassischen Stückgutdistribution aktiv, sondern beliefert mit rund 400 Fahrzeugen die Filialen von Lebensmitteleinzelhändlern und Discountern in ganz Deutschland mit Nachschub für ihre Regale.
Und das geht anders: Die Pfenning-Lkw stehen direkt beim Kunden am Handelslager. Von dem erhält der Fahrer dort in aller Früh seinen Auftrag – als Ladeliste auf Papier. Eine operative Disposition gibt es nicht. Nur die Liste. Dann heißt es Fahrzeug beladen, fahren, an den Filialen entladen und zurück im Handelslager die getauschten Ladehilfsmittel entsorgen. Bis hierhin ist das eigentlich auch noch einfach. Eigentlich. Denn da war noch etwas – die Abrechnung.
Und für die wird der Fahrer zur Schreibkraft: Er muss die Ladepapiere kopieren oder scannen, den Tagesbericht nebst Spesenabrechnung und Tankliste handschriftlich ausfüllen und alles auf den Weg nach Berlin in die Pfenning-Administration bringen. Der Tagesbericht enthält alle abrechnungsrelevanten Angaben. Dazu zählen beispielsweise die auf der Tour erbrachten Leistungen, die gefahrenen Kilometer oder die Maut.
In der Hauptstadt angekommen, erfassen die Mitarbeiter in der Verwaltung des Logistikdienstleisters die Daten der längst gefahrenen Touren im Transportmanagementsystem (TMS) Winsped von LIS, um sie dem Kunden danach in Rechnung zu stellen. Nicht immer leicht, das fehlerfrei zu meistern: Mal hat sich ein Fahrer beim Ausfüllen vertan, mal erschwert des Chauffeurs Handschrift die Arbeit.
„Manche Fahrer haben sich schon beklagt, sie seien keine Sekretärin“, erinnert sich Michael Volland, Regionalbereichsleiter bei Pfenning Logistics. Ihnen wollte er den „Papierkram“ abnehmen und gleichzeitig die umständliche „Rückwärtserfassung der Aufträge“ vereinfachen. Ein Telematiksystem sollte dabei helfen. „Wir kriegen nicht erst den Auftrag und arbeiten den dann ab, sondern wir arbeiten erst und müssen dann den ganzen Auftrag im TMS erfassen und so aufbereiten, dass wir ihn abrechnen können“, fasst Volland das Besondere an der Rückwärtserfassung zusammen.
Fast 500.000 Euro investiert
In die engere Wahl kamen die Lösungen von Fleetboard, Idem, Openmatics, Transics, Trimble und Veheco. Am Ende machte die ZF-Tochter Openmatics das Rennen (siehe Kasten rechts). „Wir wollten die Flexibilität einer auf Tablets basierenden Lösung“, so Volland.
Mittlerweile sind die 400 Lkw mit der Onboad-Unit „Bach-Box“ von Openmatics und der 7-Zoll-Version des Tablet Samsung Galaxy Tab 4 ausgestattet. Die Onboard-Unit ist an den CAN-Bus angeschlossen und liefert so neben den Positions- auch die Fahrzeugdaten. Als Software auf dem Tablet kommt Order+ zum Einsatz. Die App ist die Openmatics-Version der mobilen Telematiklösung von Spedion. Knapp eine halbe Millionen Euro hat Pfenning in das Projekt investiert. Und so hat Volland mit der Telematik den Vorwärtsgang in die Rückwärtserfassung eingelegt: Für den Fahrer wurden in dem Telematiksystem Workflows hinterlegt, die ihn auf dem Tablet durch alle für den jeweiligen Kunden nötigen und abrechnungsrelevanten Arbeitsschritte führen: Bei Arbeitsbeginn meldet sich der Fahrer dazu mit seiner Fahrernummer und der Fahrzeugnummer auf dem Tablet am System an. Das führt ihn im Anschluss als Erstes durch die Abfahrtskontrolle, deren Ergebnis die Software archiviert. Meldet der Fahrer dabei ein Problem, zum Beispiel eine Beschädigung am Fahrzeug, erhält der zuständige Flottenverantwortliche eine Nachricht und kann direkt entscheiden, was zu tun ist.
Der Clou mit dem leeren Mantel
Richtig los mit der papierlosen Erfassung geht es allerdings wieder mit Papier. Dann, wenn der Handelskunde dem Fahrer die Ladepapiere für die einzelnen Märkte übergibt. „Die werden bleiben, schließlich wollen die Handelslager die Unterlagen hinterher aus den Filialen zurück haben“, sagt Volland. Aber der Fahrer muss mit ihnen nichts mehr machen, außer sie zu transportieren. Der Tagesbericht indes ist gänzlich Geschichte.
Jetzt fordert der Fahrer über das Tablet eine Tour an. Mit ihr erhält er den zum Kunden passenden Workflow. Das ist ein Winsped-Mantel, eine Art Auftragshülle, in die er die Tour eingibt. Auf dem Display sieht er dazu die zu diesem Gebiet gehörenden Filialen, die er entsprechend der Ladepapiere auswählt. Auf Wunsch – oder besser nach einer Berührung des Touchscreen – hilft die Navigation auf dem Weg in die Filiale. Den Beginn der Fahrt erkennt das System automatisch und merkt sich Zeit und Kilometerstand. An der Filiale angekommen, tippt der Fahrer auf entladen – auch hier werden alle für die Abrechnung notwendigen Daten gespeichert.
Zudem informiert ihn das Tablet über Besonderheiten, etwa wie mit den Ladehilfsmitteln zu verfahren ist, ob er diese zählen und eingeben muss. Gibt es Probleme, zum Beispiel weil die Rampe unerwartet belegt ist, kann er auch das im Tablet eintragen. Bislang musste das alles von Hand im Tagesbericht notiert werden. Für Fahrer, deren Muttersprache nicht Deutsch ist, nicht immer einfach. Das Tablet dagegen spricht viele Sprachen.
Zurück im Handelslager schließt der Fahrer die Tour am Tablet ab und die Daten machen sich umgehend und digital auf den Weg in das TMS. „So können die Touren direkt abgerechnet werden“, macht Volland die Beschleunigung deutlich.
Aktuell arbeitet Pfenning noch parallel in beiden Welten, der aus Papier und der aus Bits und Bytes. „Da das Thema ziemlich komplex ist, nutzen wir derzeit zwei Datenbanken und gleichen die Ergebnisse ab“, erklärt Volland. Der Bereichsleiter will erst Gewissheit haben, dass alle Schnittstellen funktionieren und die Fahrer das System richtig benutzen. „Es sind zwar alle geschult worden und die Bedienung ist wirklich einfach, aber nicht jeder ist gleich technikaffin“, hat Volland beobachtet.
Bei manchen Kollegen musste dann ein Vorgesetzter mitfahren und den Fahrer ermutigen, doch mal auf das Tablet zu drücken. „Manche hatten Angst, etwas kaputt oder falsch zu machen“, erinnert sich Volland. Insgesamt hat es ein paar Wochen gedauert, bis alle Fahrer das System richtig angenommen hatten. Das Tablet selbst ist in einer abschließbaren Halterung im Fahrerhaus befestigt.
„Man lässt die Tür ja auch mal offen“, weiß Volland. Weggekommen oder kaputtgegangen ist noch keines. Das schicke Gerät mag zwar auch für andere Zwecke als Telematik interessant sein, aber für jeden anderen ist es unbrauchbar: Auf den Geräten läuft eine Sicherheitssoftware, die die Nutzung rigoros auf die Telematikfunktionen beschränkt. Im Fall der Fälle kann Pfenning das Gerät auch aus der Ferne deaktivieren und die Daten löschen.
Diesel sparen mit Eco-Driving
„Wenn jemand das Tablet klaut, kann er es maximal als Schneidebrettchen nutzen“, so der Bereichsleiter.
Neben dem Kernprojekt, der Rückwärtserfassung, überwacht Pfenning mit dem System die Tankvorgänge und lädt automatisiert die Tachodaten herunter. In den nächsten Schritten will Volland die Telematik an sein Fuhrparkmanagementsystem von Werbas anbinden und das Thema sparsame Fahrweise (Eco-Driving) angehen. Mit dem Fahrtrainer statt dem Stift an ihrer Seite werden sich die Fahrer dann endgültig wieder mehr als Fahrer denn als Schreibkraft fühlen. Insgesamt rechnet Pfenning durch die Telematik mit Einsparungen von fünf bis acht Prozent.
Telematik von Openmatics funktioniert anders
Selber programmieren und Apps von Dritten nutzen
Openmatics ist eine nach eigenen Angaben offene Telematik-Plattform für Fahrzeuganwendungen. Die gleichnamige Firma wurde 2010 mit Sitz in Pilsen (Tschechien) als Tochterunternehmen der ZF Friedrichshafen gegründet. Zum Produktportfolio gehören neben zwei verschiedenen Onboard-Units ein Telematikportal und derzeit 35 verschiedene Anwendungen (Apps), die über einen App-Shop bezogen werden können. Die Apps stammen nicht alle von Openmatics, sondern zum Teil auch von Drittanbietern. Über ein spezielles Werkzeug können Unternehmer neue Apps für das System entwickeln. Wer will, kann diese auch über den App-Shop vermarkten, verliert aber dabei den Wettbewerbsvorteil der selbst entwickelten Lösung. Vor der Aufnahme in den Shop zertifiziert die Duale Hochschule Baden-Württemberg die kleinen Programme. Die Möglichkeit zur App-Entwicklung soll die Offenheit des System sicherstellen. sv
Serge Voigt
Quelle: www.verkehrsrundschau.de