Dokumentenmanagement

Der virtuelle Aktenschrank

Ein wichtiger Schritt hin zum papierlosen Büro ist die Integration des Dokumentenmanagements (DMS) in Ihre Umgebung der Speditionssoftware WinSped®. Jetzt können Sie an jedem Arbeitsplatz digital archivierte Belege finden und sie sich mit einem PDF-Reader aufzeigen lassen.

Die einfache Erfassung

Papierbelege und Formulare wie etwa ein Ablieferbeleg werden von handelsüblichen Twain-fähigen Scannern eingelesen und mit Schlagworten versehen archiviert. Alle Drucke aus der Speditionssoftware WinSped® werden auf Wunsch mit einer automatisierten Verschlagwortung im Archiv gespeichert und dem entsprechenden Kundenstammsatz zugeordnet. Dieser Vorgang wird von der Speditionssoftware WinSped® durch eine halbautomatische Zuordnung von Suchbegriffen in der Sendungsrecherche effektiv unterstützt. Von tourbezogenen Papieren, wie z. B. Rollkarten, Borderos etc. werden automatisch die Sendungsnummern, Auftraggeber und Frachtführer als Suchkriterium gespeichert. Die automatische Verschlagwortung eingescannter Dokumente ist sofort möglich, wenn diese einen bekannten Barcode aufweisen.

Das leichte Finden

Die automatische Ablage und einfache Pflege des DMS garantiert problemlos die ständige Aktualität des Systems. So finden Sie mit einem Blick auch alle Dokumente, auf denen diese Sendung neben anderen Sendungen vermerkt ist. Das ermöglicht z. B. das Auffinden einer Rechnung zu einem Sendungsauftrag, obwohl diese nur als eine Position auf einer Sammelrechnung aufgeführt ist. So haben Sie ohne lästiges Suchen in Ordnern und Akten alle wichtigen Informationen blitzschnell recherchiert. Damit können Sie z. B. aus dem Kundenstamm der Speditionssoftware alle im DMS abgelegten Dokumente eines Kunden in einer übersichtlichen Liste aufzeigen, sortieren sowie einfach auswählen, drucken oder versenden lassen.

Leistungsmerkmale

  • Komplette Integration in WinSped®
  • Automatische Verschlagwortung in WinSped® erzeugter Dokumente
  • Manuelles Scannen und Verschlagworten
  • Batch-Verschlagwortung barcodierter Dokumente