Transporte ohne Mega-Stress

02.10.2014 – Fleischmagazin

Speditionen, Verlader und Transportunternehmen kennen die Probleme: Wie können die logistischen Prozes­se optimiert, die Disposition entlastet oder der Fuhrpark besser verwaltet und ausgewertet werden? Eine Viel­zahl an Softwaresystemen verspricht unterschiedliche Lösungsansätze. Auf der Suche nach einem Fuhrparkverwaltungssystem stieß die MEGA - Das Fach-Zentrum für die Metzgerei und Gastronomie eG aus Stuttgart 2011 auf die Lösung Winsped von LIS.

Betreut wird das Unterneh­men seitdem durch die süddeutsche Niederlassung in Memmingen. Neben den Modulen Stammdaten und Fahrzeugkostenrechnung buchte MEGA die Fuhrparkterminverwaltung und die Disposition mit Tourenplanung und Fahrzeugeinsatzplanung des LIS-Systems - zunächst für den Standort Stuttgart, mittelfristig folgt die Anbindung der Standorte in Stockach, Dresden und Chemnitz. Zeitnah wird das System auch um eine Telematik-Lösung der TIS GmbH erweitert.

Beim Transport von Frisch- und Tief­kühlkost sind eine intakte Flotte und gut abgestimmte Prozesse essenziell. Kühlketten gilt es durchgängig zu wahren und Lieferzeiten einzuhal­ten, Neben Frischfleisch aus eigener Schlachtung und Zerlegung und einer hauseigenen Wurst- und Schinkenproduktion bietet MEGA ein Vollsortiment für das Ernährungsgewerbe. Hierzu zählen beispielsweise über 2.000 Tiefkühlartikel, mehr als 1.000 Sorten Käse-und Molkereiprodukte, tagesfrisches Obst und Gemüse, aber auch Non-Food Artikel und Maschinen. Täglich beliefert das Unternehmen etwa 400 Kunden. 

„Die Abwicklung aller Fuhrparktermine über Outlook und Excel-Tabellen und die manuelle Disposition waren sehr zeitaufwendig und letztlich nicht mehr zeitgemäß“, verdeutlicht Daniel Odenthal, Geschäftsbereichsleitung Materialwirtschaft und Logistik bei MEGA. „Darum entschlossen wir uns zum Einsatz von WinSped.“

 

Kostentransparenz des Fuhrparks

Mithilfe der Transportmanagement-Software kann das Stuttgarter Unternehmen die Kostensituation der Flotte stets aktuell und nach unter­schiedlichen Kriterien wie Treibstoffe oder Reifen auswerten. Sehr kostenintensive Fahrzeuge fallen so schneller auf und entsprechende Maßnahmen werden frühzeitig eingeleitet. Zudem generiert das System Deckungsbeitragsrechnungen pro LKW oder Tour tagesgenau. Diese Informationen lei­tet MEGA an den Verkauf weiter, um die Tourauslastung stetig zu optimieren und vorhandene Potenziale zu nutzen.

 

Durch die Verknüpfung der verschiede­nen Module wie der Fuhrparkterminverwaltung und der Fahrzeugeinsatzplanung trägt der Fuhrparkleiter alle fahrzeugbezogenen Termine direkt in die Terminverwaltung ein. Diese Termine werden den Disponenten unmittelbar angezeigt und in der Tourenplanung geblockt, beispielsweise bei einem TÜV-Besuch. Aufwendige Excel-Tabellen oder Kom­munikation über E-Mail entfallen hier komplett. Zudem wurde der gesamte Dispositionsprozess vereinfacht und transparenter gestaltet. Alle nötigen Informationen für den Disponenten sind entweder auf den ersten Blick vorhanden oder durch wenige Klicks verfügbar. Klassische Dispositionsfehler und die Dauer der morgendlichen Dispositionsarbeit wurden reduziert, die Anzahl an nutzbaren Informationen für den Disponenten erhöht.

 

Transporte als Rahmentouren

Um Kunden verlässliche Liefertage zuzusagen, hat MEGA seine Touren in wöchentlich wiederkehrende Rahmentouren eingeteilt. Die Informati­onen über die Rahmentour werden zusammen mit den Auftragsdaten in regelmäßigen Intervallen vom Warenwirtschaftssystem nach WinSped exportiert. „Das System fasst die Kun­den mit denselben Rahmentouren automatisch zusammen. Somit bleibt dem Disponenten eine manuelle und zeitaufwendige Zusammenfassung der Kunden mit denselben Rahmentouren erspart“, erklärt Odenthal „Danach bedarf es jeden Morgen nur einiger Anpassungsarbeiten und der Detailplanung.“ 

Wenn die Tourenplanung steht, wird die Fahrzeugeinsatzplanung durchgeführt. Hier stehen nur Fahrzeuge zur Verfügung, bei denen kein Ereignis in der Fuhrparkterminverwaltung vermerkt ist. Nach Zuordnung von Fahrzeugen, Fahrern und Touren werden aus dem System die Tourenlis­ten, die sogenannten „Mitnehmlisten“ und die Leergutlisten für die Fahrer gedruckt. Auf den Tourenlisten ist die Kundenreihenfolge inklusive der ge­wünschten Zeitfenster der Kunden ab­gebildet. Auf den Mitnehmlisten sieht der Fahrer die Anzahl an Packstücken pro Temperaturbereich und die Leergutlisten nutzen Fahrer zum Tausch der Lademittel wie Paletten, Rollis oder E2-Kisten. Diese Listen wurden von LIS individuell auf die Wünsche von Mega angepasst.

 

Temperaturgeführte Transporte

Um die Frische der Produkte zu ge­währleisten und die Kühlkette auch bei Tiefkühlkost zu wahren, setzt MEGA spezielle Lkw ein. Die unterschiedlichen Temperaturen werden in Kofferaufbauten mit je einer Kammer für Frisch- (2 bis 5°C) und Tiefkühlware (-18°C) berücksichtigt. So kann das Unterneh­men Waren verschiedener Temperaturzonen auf einem Lkw ausliefern. „Bei der Stammdatenpflege war es notwendig, diese besondere Kofferform als Stammdaten anzulegen, da für die morgendliche Disposition die­se Information sehr wichtig ist. Mit WinSped ist uns das möglich“, erklärt MEGA-Disponent Marc Hanus.

 

Basis für Telematik

Zeitnah wird das Transportmanagement bei MEGA erweitert. Eine Telematiklösung von TIS ist bereits in der Abstimmung, wurde durch die LIS-Software aber erst ermöglicht. „Neben der Nutzung von WinSped selber bildet das System nun auch die Basis für Telematikanwendungen. Alle Informatio­nen, die durch die Telematik generiert werden, stellt WinSped anschließend dar und nimmt so positiv Einfluss auf die Entscheidungen des Disponenten. Ohne WinSped wäre an einen Telematikeinsatz nicht zu denken“, verdeut­licht Odenthal.

Die Disposition in Stuttgart freut sich über die neue IT-Unterstützung. „Durch WinSped wurde die Arbeit für uns Disponenten transparenter, übersichtlicher und vor allem schneller“, erklärt Disponent Hanus. Zurzeit bearbeitet MEGA rund 1000 Aufträge täglich mit der Transportmanagement-Software. 

Mit Anbindung weiterer Standorte wer­de diese Zahl noch einmal deutlich wachsen. So will das Unternehmen Prozesse weiter optimieren, Kosten transparenter gestalten, Informationen besser auswerten und auch die Dispositionen in Stockach, Dresden und Chemnitz entlasten.