Ein Niederhubwagen muss aus Hamburg zu einem Kunden nach Bremen ausgeliefert werden, auf dem Rückweg steht ein Elektrostapler in Buchholz zur Abholung bereit und unterwegs soll noch eine Arbeitsbühne in Wenzendorf ausgetauscht werden: Bei der Ernst Pfaff GmbH dreht sich das Tagesgeschäft primär um Stapler- und spezielle Maschinentransporte.
Quelle: Allgemeine Bauzeitung, Ausgabe 49
Für Staplerhersteller verwaltet die Spedition mit Sitz in Hamburg die Mietstaplerflotte. Um die eigenen Fahrzeuge zu ordnen und die Einsatzorte der unterschiedlichen Stapler überwachen, setzt die Spedition auf digitalisierte Prozesse. Durch kontinuierlich steigende Anforderungen sei es erforderlich geworden, die Prozesse entsprechend zu modernisieren. Darum entschied sich die Ernst Pfaff GmbH dafür, Ihre Aufträge zu digitalisieren und zu automatisieren. Heute führt Pfaff sämtliche Transporte mit Unterstützung der Transportmanagement Software WinSped aus, die sukzessiv sie um weitere Anwendungsbereiche erweitert wird. Aktuell nutzt das Unternehmen die Auftragserfassung, die Disposition, den Fahrzeugeinsatzplan, die Abrechnung sowie die Anbindung an das Lagersystem WinLager. Das Dokumenten-Management-System der LIS Logistische Informationssysteme AG soll den Funktionsumfang künftig erweitern, um alle Aufträge gänzlich papierlos abzuwickeln. Zudem wurden mehrere Schnittstellen konfiguriert z.B. zur Buchhaltungssoftware oder zu dem Telematiksystem von Tom Tom. Auf die Niederlassung in Bremen wurde integriert, an die automatisch deren Gebiet betreffene Aufträge übermittelt werden. Ausschlaggebend für die Lösung seien Erfahrungen eines großen Auftraggebers von fast gewesen, der das Transportmanagementsystem ebenfalls einsetzt. Neue Aufträge gehen bei Pfaff in der Regel telefonisch oder per E-Mail ein. Beim ersten Kontakt müssen die Daten in System aufgenommen und Termine sowie zum Teil Preise abgesprochen werden. Unterschiedliche Vorlagen vereinfachen die Auftragserfassung mit allen relevanten Informationen sowie deren Abrechnung. Auch Auftragsdaten wie Preise hat Pfaff hier zum Teil hinterlegt. Mit nur wenigen Mausklicks können Mitarbeiter die Aufträge verbindlich anlegen. Auch kurzfristige Änderungen seien nach Auftragserfassung noch durchführbar. Schnittstellen ermöglichen auch eine automatisierte Auftragserfassung. Durch einen entsprechenden Sperrvermerk kantetest Wohnen auf gegebenenfalls offene Posten hingewiesen werden. Dank der Anwendung des Bremer Standorts werden die Daten je nach Auftrag und Kunde unmittelbar an die Bremer Niederlassung weitergeleitet. Nach der Auftragsannahme plant die Disposition die passenden Fahrzeuge und das Personal. Dafür nutzt Pfaff die WinSped-Dispotion und die Fahrzeugeinsatzplanung. Eine detaillierte Kartendarstellung zeige Disponenten alle geplanten Touren zusammen mit den jeweiligen Aufträgen und Fahrzeugen an. So sollen die Mitarbeiter schnell einen Überblick über die aktuellen Kapazitäten erhalten und feststellen können, wo sich die Lkw gerade befinden. Das erleichtert die Auftragsabwicklung und auch weitere Tourenplanung. Sobald die Auftragsplanung abgeschlossen sei, gebe WinSped eine automatisierte E-Mail Benachrichtigung mit sämtlichen Informationen an die Kunden, die es wünschen, aus. Eine Avis Erstellung in Winlager mit Barcode Druck auf dem Speditionsübergabeschein kann Pfaff im Bedarfsfall ebenfalls automatisch erstellen. Hierbei wird eine automatische Generierung des Speditionsauftrages im WinSped erzeugt. Auch die Übergabe an die Abrechnungsabteilung via FIBU-Schnittstelle Erfolge digitalisiert. Nach der erfolgten Auftragsplanung übergibt fast nach eigenen Angaben alle relevanten Daten an den Fahrzeugführer. Über die Telematik Endgeräte von TomTom könne dieser dann auf alle Informationen zugreifen.Über die Telematik Endgeräte von Tom Tom könne dieser dann auf alle Informationen zugreifen. Auch während der Tour laufe die Kommunikation zwischen Fahrer und Disposition über die Telematik. Der Fortschritt des Tourenverlaufs und auch die Standorte der LKW sind in der Disposition jederzeit sichtbar. Sollte es Probleme mit dem Streckenverlauf wie Staus und Unfälle geben oder Planänderungen aufgrund neuer Aufträge, übermittelt Pfaff diese Informationen in das Fahrerhaus. So kann der Fahrer auf dem Rückweg nach Hamburg zum Beispiel noch einen Elektrostapler aus Buchholz einsammeln und diesen zum neuen Einsatzort in Hamburg ausliefern. Das Transportunternehmen nehmen dabei nicht nur den kalkuliertem Tourenverlauf als Grundlage für die Planung sondern auch den aktuellen Ist-Zustand. Somit ließen sich die Aufträge und Strecken viel flexibler disponieren. Aufträge können so schneller abgewickelt und unnötige Touren vermieden werden. Bei der Verwaltung von Mietstaplern verkürze dass die Auslieferungszeit erheblich.