Die Tiefkühlspedition TSK optimierte ihre Abläufe mit der Transportmanagement-Software WinSed der LIS AG
Quelle: tk-report.de, Ausgabe 10
In der Tiefkühllogistik hat die termingerechte Auslieferung von Waren oberste Priorität. Verzögerungen der Transportprozesse gefährden die Einhaltung der Kühlkette. Zur Wahrung dieser müssen die Abläufe genau aufeinander abgestimmt sein. Um den gesamten Transportablauf weiter zu automatisieren, implementierte die TSK Logistik aus Menden die Transportmanagement-Software WinSped. Besonders im administrativen Bereich kommt der Tiefkühlspedition der IT-Einsatz zugute, beschreibt deren Anbieter, die LIS AG, in ihrem nachstehenden Anwenderbericht.
Tiefkühlpizza und Lasagne, Schnitzel oder Fischstäbchen, gefrorene Beeren, Erbsen oder Bohnen: Die TSK transportierten Waren umfassen den gesamten TK-Bereich. Rund 8.500 Aufträge bearbeitet die Spedition pro Monat – eine Vielzahl davon für einen großen international agierenden Tiefkühllogistiker. Die Auftragsabwicklung zog für TSK bisher jedoch viel Arbeitsaufwand nach sich, da das Unternehmen für die Dispositionsverwaltung, die Abrechnung und das Controlling sowie die Archivierung drei verschiedene Systeme einsetzte. „Die unterschiedlichsten Lösungen verfügten untereinander auch nur über eine sehr schlechte Schnittstellenverknüpfungen“, erklärt Georgius Kapouranis, Geschäftsführer der TSK Logistik GmbH & Co. KG. „Darum war eine IT-Neuausrichtung unausweichlich.“
Systemintegration entscheidend
Bei der Suche nach einer neuen Lösung lag das Hauptaugenmerk auf der Flexibilität der Anwendung. Da der Großkunde aus dem Tiefkühlbereich für die Logistiksparte bereits die Transportmanagement-Software WinSped erfolgreich einsetzte, entschied Kapouranis, sich näher mit dieser Lösung der LIS Logistische Informationssysteme AG zu beschäftigen. „Neben dem modularen Aufbau sprachen für das System vor allem die vereinfachte Systemintegration und die Schnittstellenkonfiguration zwischen unserem Kunden und uns“, erklärt Kapouranis. „In dem Zuge hat es uns natürlich auch überzeugt, dass unser Kunde bereits seit Jahren erfolgreich mit der Software arbeitet.“
TSK nutzt unterschiedliche Module
Als weitere wichtige Faktoren kamen der Funktionsumfang und die Projektabwicklung hinzu. „Die Anwendungsmöglichkeiten der Software sowie die gute und partnerschaftliche Zusammenarbeit haben uns schnell überzeugt. Wichtig war uns auch ein hoher Automatisierungsgrad. Dieser war mit WinSped gleich gegeben“, verdeutlicht Kapuranis. „Unsere individuellen Wünsche wunden während des Projektverlaufs schnell umgesetzt.“ Mittlerweile setzt TSK die Lösung bereits seit mehreren Monaten ein. Mit der speditionellen Abwicklung, dem Ladungsverkehr, der Lademittelverwaltung, der Fuhrparkterminverwaltung, der Personalverwaltung, dem Statistik-Modul und dem Dokumentenmanagement-System (DMS) nutzt die Spedition ein ganzes Bundle an Funktionsbausteinen. Aktuell arbeiten etwa 14 Mitarbeiter mit der Software und rund 190 Fahrzeuge sind in die Prozessabwicklung mit WinSped integriert.
Automatisierte Auftragsabwicklung
Bei TSK erfolgt die erste Auftragsannahme in der Regel per Telefon. Ein entsprechender Auftrag wird zunächst telefonisch kommuniziert und dann entweder angenommen oder verworfen. Im Falle einer Auftragsannahme übermittelt der Kunde den elektronischen Auftrag über die WinSped-Schnittstelle automatisiert in das System der Tiefkühlspedition. Alle relevanten Transportdaten liegen den Mitarbeitern so unmittelbar vor.
„Die übermittelten Informationen werden dann von unserer Disposition weiter verarbeitet“, erklärt Kapuranis. „Das heißt, sie werden geprüft, gegebenenfalls angepasst, disponiert und an den durchführenden Mitarbeiter weitergeleitet.“ Im nächsten Schritt integriert TSK die eingereichten Transportbelege in das Transportmanagement-System und fügt die entschenden Sendungen hinzu. Sobald die Unterlagen vollständig sind, erfolgt die Abrechnung der kompletten Tour über WinSped. Der Einsatz des DMS zur Archivierung der Belege hilft zudem, die Papierflut im Tagesgeschäft zu bewältigen.
„Dank des hohen Automaitisierungsgrads der Prozesse und der Schnittstellenkonfiguration ist eine manuelle Auftragserfassung nur noch sehr selten erforderlich“, so Kapuranis. „Die Bewertung und Abrechnung von Touren funktioniert mit Intervalljobs automatisch.“ Auch die Kommunikation mit Fremdsystem wurde über die Bereitstellung von Schnittstellen realisiert, um beispielsweise das Zusammenspiel mit der Buchhaltungssoftware Datev zu gewärleisten. Aufßerdem wurde ein aufwendiges Konverter-Paket erstellt, um einen Großteil der übermittelten Informationen automatisiert zu verarbeiten und somit den Verwaltungsaufwand zu minimieren.
Der größte Vorteil für TSK betrifft die Zeitersparnis im administrativen Bereich. Durch die Integration des Systems in allen administrativen Abteiligungen liegen notwendige Informationen umgehend und vollständig vor. So können alle Mitarbeiter jeder auf die Daten zur weiteren Verarbeitung zugreifen. Des Weiteren konnte durch WinSped eine akkuratere Trennung der Aufgabengebiete einzelner Abteilungen umgesetzt werden.
Telematik im Einsatz
Die Kommunikation mit den Fahrzeugführern handhabt TASK über den Einsatz von Telematik. Alle relevanten Informationen wie Sendungs- und Tourdaten schickt die Disposition direkt auf das Telematik-Endgerät im Lkw. Die effizienteste Strecken ermittelt das System dabei automatisch. Auch Lenk- und Ruhezeiten werden berechnet und Mehrkilometer vermieden. Alle Fahrzeug- und Mitarbeitertermine berücksichtigt die Software ebenfalls, sodass nur Lkw und Fahrer eingeplant werden, die auch tatsächlich zur Verfügung stehen. Abwesenheiten aufgrund von Urlaub und Krankheit oder Werkstatt- und TÜV-Termine der Fahrzeuge fließen automatisch in den Einsatzplan ein.
Das Transportmanagemen-System soll weiter wachsen
Zeitnah soll das Transportmanagement-System erweitert werden. Eine neue Telematik-Lösung ist bereits in Planung. Ziel ist es, auch die Daten der Trailer über Telematik einzubinden. „Gerade für den Tiefkühlbereich ist dies der nächste logische Schritt. So können wir dann beispielsweise auch die Temperaturdaten in WinSped überwachen“, verdeutlicht Kapuranis. Sobald die Daten nur minimal variieren, erscheint dann automatisch eine Alarmmeldung im System. So will TSK die Automaitiserung noch weiter vorantreiben und sorgt dafür, dass beim Transport von Tiefkühlprodukten alles eiskalt am Ziel eintrifft.