Firma Focko Lüpsen & Sohn stawia na system LIS
Centrum Niemiec jest powszechnie uważane za idealną lokalizację dla firm logistycznych, ponieważ każde inne miejsce jest stamtąd łatwo dostępne. Dwutysięczna gmina Filsum w Dolnej Saksonii, w której od 1993 roku ma siedzibę firma Focko Lüpsen & Sohn GmbH, choć nie posiada tej zalety może za to zaoferować bliski dostęp do Morza Północnego i Holandii. To tam firma Lüpsen w ciągu trzech pokoleń rozwinęła się do nowoczesnego dostawcy usług logistycznych. Rodzinne przedsiębiorstwo przez lata rozwijało się systematycznie, dziś zatrudnia 250 osób i dysponuje flotą 120 pojazdów. Celem dyrektora zarządzającego Dirka Lüpsena i jego zespołu jest kontynuacja tego rozwoju i dalszy solidny wzrost. W tym kontekście nie sposób ominąć tematu cyfryzacji. Dlatego też firma powzięła decyzję o przeprowadzeniu zdecydowanej transformacji cyfrowej. Pierwszym krokiem było przeniesienie wszystkich procesów transportowych na system zarządzania transportem WinSped firmy LIS.
Niewiele jest rzeczy, z których gmina Filsum jest znana poza swoimi granicami. Z pewnością są to jednak brązowe ciężarówki firmy Focko Lüpsen & Sohn GmbH, które dzień w dzień można spotkać na drogach regionu. Syn założyciela firmy, Focko Lüpsen Jr. wprowadził ten kolor, który jest raczej rzadkością w branży logistycznej, ponieważ wówczas tylko jedna inna firma miała tak pomalowane swoje pojazdy. Sprytne posunięcie, ponieważ “w ten sposób, przy niewielkim wysiłku, stworzył unikatową cechę i charakterystyczny znak rozpoznawczy” podsumowuje Mirco Neemann (35), kierownik transportu w Focko Lüpsen & Sohn GmbH. “Nasze ciężarówki są zawsze rozpoznawalne z daleka”. Poza tym brąz jest w psychologii kolorów uważany za szczery i uczciwy, co samo w sobie nie jest wadą dla usługodawcy.
Koncentracja na transport i logistykę
Założona w 1930 roku w Detern, wpierw jako firma handlująca paliwami, firma Focko Lüpsen rozpoczęła w 1960 roku transport towarów. Siedem lat później otrzymała licencję na transport międzynarodowy. Ponieważ powierzchnia w Detern stała się z czasem zbyt mała, w 1993 roku firma przeniosła się do obecnej siedziby w Filsum. Oprócz możliwości utworzenia tam dużego magazynu, własnego warsztatu i myjni samochodowej, ważną rolę w tej decyzji odegrało bezpośrednie połączenie komunikacyjne z autostradami A28 i B72. W 2011 roku firma oddzieliła dział paliw i od tego czasu koncentruje się na działalności transportowo-logistycznej.
Z sukcesem, o czym świadczy stały wzrost w ostatnich latach. “Ostatnio jednak coraz wyraźniej widzimy, że aby kontynuować nasz pomyślny rozwój, musimy lepiej radzić sobie z cyfryzacją” – mówi Mirco Neemann. Nie tylko załadowcy coraz częściej oczekują spójnych danych dotyczących ich zleceń, ale także wewnętrznie doszliśmy do poziomu, którego nie można było dłużej ignorować. “Musieliśmy zdać sobie sprawę, że wiele zduplikowanych wpisów i procesy, które nadal bywały wykonywane ręcznie i w tabelach Excela, znacznie ograniczały moce produkcyjne, a także miały negatywny wpływ na naszą przyszłą rentowność”, mówi 35-latek. W rezultacie zarząd zlecił mu wybór, zakup i wdrożenie nowego systemu TMS.
Właściwe wnioski z właściwej analizy
Pierwszą rzeczą, jaką zrobił Mirco Neemann, była rozmowa ze dotychczasowym dostawcą TMS z Lüpsen. “Szybko jednak stało się jasne, że nie będziemy kontynuować współpracy. W LIS natomiast od samego początku nie widziano żadnych problemów w odniesieniu do naszych życzeń i wymagań. “Nasi partnerzy od razu zrozumieli i poprawnie sklasyfikowali naszą sytuację”, wspomina Neemann. Specjaliści nie tylko dokonali właściwej analizy, ale także wyciągnęli z niej właściwe wnioski. “Już pierwsza propozycja koncepcji okazała się strzałem w dziesiątkę”, mówi Neemann.
Od udzielenia zamówienia, wdrożenia, skonfigurowania aż do uruchomienia systemu WinSped w Lüpsen upłynęło nie więcej niż 15 miesięcy. Czteroosobowy zespół, składający się z pracowników różnych działów, towarzyszył realizacji projektu po stronie firmy spedycyjnej “Na szczęście, w obliczu napiętego harmonogramu, nie było konieczności przeprogramowania. Trzeba było dokonać jedynie kilku wizualnych dopasowań” – mówi Neemann. Jest to w dużej mierze zasługa modułowej struktury WinSped: software house z Greven zaprojektował swój program w taki sposób, że integracja dodatkowych modułów, np. do zarządzania reklamacjami i szkodami, magazyny przeładunkowe czy zarządzania obiegiem dokumentów, jest niezwykle prosta. Jednocześnie użytkownicy mogą w łatwy sposób skonfigurować indywidualne okna programu, który są dostosowane do ich potrzeb.
Operacja na otwartym sercu
Podczas całej fazy projektu niezwykle pomocna była również dobra komunikacja. “Po pierwsze, osoby kontaktowe były dla nas zawsze dostępne a po drugie, potrafili szybko i wyczerpująco odpowiedzieć na wszystkie nasze pytania” – chwali 35-latek. Przejście na nowy system od LIS nastąpiło ostatecznie na początku marca ubiegłego roku – w trakcie bieżącej pracy. W system WinSped wyposażono łącznie 27 stanowisk pracy w Focko Lüpsen & Sohn. “To była operacja na otwartym sercu” – wspomina Neemann. Fakt, że wszystko poszło gładko, przemawia z jednej strony za dobrym wsparciem projektu, a z drugiej za dojrzałym produktem. “Rezultat spełnia nasze oczekiwania od A do Z. LIS spełniło listę naszych wymagań od pierwszego do ostatniego punktu.”
Po trzech, czterech tygodniach wszyscy pracownicy już płynnie dopasowali pracę z nowym systemem. Nawiasem mówiąc, ich opinie są pozytywne w całej rozciągłości. Samo graficzne planowanie, które oferuje szczegółowe wyświetlanie mapy, która wizualizuje wszystkie zaplanowane trasy wraz z odpowiednimi zleceniami i pojazdami, znacznie ułatwia pracę. Bez konieczności zmiany okien systemu dyspozytor może uzyskać pełny przegląd zarówno zleceń jak i planu operacyjnego. Narzędzie oferuje również wiele wygodnych opcji, dzięki którym w sposób ukierunkowany i przejrzysty wyświetlane są tylko te informacje, które są ważne dla aktualnego przebiegu planowania. System kontroli statusów oparty na zasadzie sygnalizacji świetlnej pomaga również we wczesnym rozpoznaniu anomalii, co pozwala na szybka reakcję. Ponadto można tworzyć szablony i wzorce zleceń i tras , które drastycznie skracają czas potrzebny do obsługi powtarzających się procesów i procedur. “W rezultacie oszczędzamy teraz około jednej godziny dziennie na dyspozytora w porównaniu z naszym starym łańcuchem procesów” – informuje Neemann. “Oczywiście znacznie obniża to poziom stresu w dziale transportu i pozostawia naszym kolegom więcej czasu na kontakty z klientami”. Firma Lüpsen do tej pory tylko sporadycznie musiała korzystać z pomocy technicznej LIS. “System działa stabilnie“ podsumowuje Mirco Neemann.