Transport-Management-Software, Automatisierung, Dokumentenmanagement,Auftrags- und Terminerfassung, Disposition
Als Handwerkszeug jeder Spedition stellt der Fuhrpark ein wichtiges Element der Transportabwicklung dar. Jederzeit wissen, wo sich Ladung und Fahrzeug befinden: Für Speditionen und Kunden heute ein Muss. Denn steht ein Fahrzeug nicht zur Verfügung, liegt Kapital unnötig brach. Eine schnelle Übersicht über alle Fuhrparkangelegenheiten entlastet daher Flottenmanager und unterstützt Speditionen in ihrer Transportplanung. Mit einem Flottenmanagement-System (FMS) erhalten Speditionen Transparenz über sämtliche Prozesse der Flotte und die Verwaltung des Fuhrparks wird erleichtert.
Darüber hinaus unterstützt die Software bei der Pflege von Leasing- Wartungs- und Versicherungsverträgen, die Planung von Fahrzeugterminen oder auch die Verwaltung von Reifen. Durch ein Transport-Management-System wie zum Beispiel WinSped der LIS AG können Speditionen ihre Verwaltung transparenter gestalten und diese weiter automatisieren. Dadurch schafft es mehr Übersicht über die Auslastung im Fuhrpark und hilft beim Kostenmanagement. Die Terminverwaltung erleichtert zudem die Planungsphase der Transporte.
Übersichtliche Darstellung von Fahrzeugen und Terminen
Die Handhabung der Software ist benutzerfreundlich: Mithilfe des Zulassungsscheins legen Fuhrparkmanager die Fahrzeuge im FMS ganz einfach an und über die selbstlernende Auswahlbox können Anwender häufig genutzte Stammdaten pflegen. Alle wichtigen Informationen drucken sie darüber hinaus direkt aus der Hauptübersicht und hinterlegen anschließend die individuellen Notizen zu jedem Fahrzeug.
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Für die Terminplanung werden alle Fahrzeuge im FMS übersichtlich als farbiger Zeitstrahl dargestellt. Mit nur zwei Mausklicks wechselt der Fuhrparkmanager dann aus einem Terminformular direkt in das Fahrzeug, um hier den neuen Termin anzulegen. Damit werden alle Fahrzeugtermine der nächsten drei Monate erfasst. Für die Termindarstellung selbst wurden drei vordefinierte Kategorien – Kontrolle, Wartung und Reparatur eingeführt. Natürlich können Anwender auch eigene Kategorien definieren.
Schnittstellen zu anderen Anwendungsbereichen
Die Zeiten, in denen die Disposition der Fahrzeuge noch auf dem Papier erfolgte und alle Aufträge manuell abgerechnet wurden, sind bei der Ernst Pfaff GmbH passé. Durch die kontinuierlich steigenden Anforderungen war es einfach, die Prozesse entsprechend zu modernisieren. Darum entschied sich das Hamburger Transportunternehmen dafür, ihre Aufträge zu digitalisieren und zu automatisieren.
Heute führt Pfaff sämtliche Transporte mit Unterstützung der Transport-Management-Software WinSped aus. Sukzessiv wird das System um weitere Anwendungsbereiche erweitert. Aktuell nutzt das Unternehmen die Auftragserfassung, die Disposition, den Fahrzeugeinsatzplan, die Abrechnung sowie die Anbindung an das Lagersystem WinLager. Das Dokumentenmanagement-System der LIS AG wird den Funktionsumfang künftig erweitern, um alle Aufträge gänzlich papierlos abzuwickeln. Zudem wurden bei Pfaff mehrere Schnittstellen konfiguriert beispielsweise zu der Buchhaltungssoftware oder dem Telematiksystem von Tom Tom. Auch die Niederlassung in Bremen wurde integriert, an die automatisch deren Gebiet betreffende Aufträge übermittelt werden.
Automatisierte Auftragserfassung
Neue Aufträge gehen bei Pfaff in der Regel telefonisch oder per E-Mail ein. Beim ersten Kontakt müssen die Daten zunächst ins System aufgenommen und Termine sowie zum Teil die Preise abgesprochen werden. Unterschiedliche Vorlagen vereinfachen die Auftragserfassung mit allen relevanten Informationen sowie deren Abrechnung. Auch Auftragsdaten wie beispielsweise Preise hat Pfaff hier zum Teil hinterlegt. Mit nur wenigen Mausklicks legen die Mitarbeiter die Aufträge verbindlich an. Auch kurzfristige Änderungen sind nach Auftragserfassung dank der flexiblen Software noch durchführbar.
Schnittstellen ermöglichen auch eine automatisierte Auftragserfassung. Durch einen entsprechenden „Sperrvermerk“ kann der Disponent auf gegebenenfalls offene Posten hingewiesen werden. Durch die Anbindung des Bremer Standorts werden die Daten je nach Auftrag und Kunde unmittelbar an die Bremer Niederlassung weitergeleitet.
Digital Workspace
Effektive Fahrzeug-Disposition
Nach der Auftragsannahme plant die Disposition die passenden Fahrzeuge und das Personal. Hierfür nutzt Pfaff vor allem die Module für die Disposition und die Fahrzeugeinsatzplanung. Eine detaillierte Kartendarstellung zeigt den Disponenten alle geplanten Touren zusammen mit den jeweiligen Aufträgen und Fahrzeu gen an. So erhalten die Mitarbeiter schnell einen Überblick über die aktuellen Kapazitäten und wo sich die Lkw gerade befinden. Per Drag-and-Drop lassen sich alle Aufträge innerhalb weniger Mausklicks bearbeiten. Die Disposition kann hier wählen, ob der Zeitablauf zum Beispiel im Minutenmodus oder in der Wochendarstellung für einen schnellen Gesamtüberblick angezeigt werden soll. Die Farbe jedes Balkens zeigt den Status des jeweiligen Auftrags an.
Sobald die Auftragsplanung abgeschlossen ist, gibt die Lösung eine automatisierte E-Mail-Benachrichtigung mit sämtlichen Informationen an diejenigen Kunden aus, die dies wünschen. Eine Avis-Erstellung mit Barcodedruck auf dem Speditionsübergabeschein kann Pfaff im Bedarfsfall automatisch erstellen. Hierbei wird eine automatische Generierung des Speditionsauftrages erzeugt. Auch die Übergabe an die Abrechnungsabteilung via FiBu-SchnittsteIIe erfolgt digitalisiert.
Nach der erfolgten Auftragsplanung übergibt Pfaff alle relevanten Daten an den Fahrzeugführer. Über die Telematik-Endgeräte von Tom Tom kann der Fahrer dann auf alle Informationen zugreifen. Auch während der Tour läuft die Kommunikation zwischen Fahrer und Disposition über die Telematik. Gibt es Probleme mit dem Streckenverlauf, übermittelt Pfaff diese Informationen direkt in das Fahrerhaus. Das Transportunternehmen nimmt nicht nur den kalkulierten Tourenverlauf als Grundlage für die Planung, sondern auch den aktuellen Ist-Zustand. So kann Pfaff die Aufträge und Strecken flexibler disponieren und vermeidet unnötige Touren.
Prüfung der Koordination von Auftraggeber, Versender und Empfänger
Gemeinsam mit ihrem Kunden, der Schnellecke Transport AG & Co. KG, wurde ein neues WinSped-Modul „Automotive Center“ entwickelt und programmiert. Damit ist nun eine nahezu fehlerfreie Auftragserfassung inklusive der Ermittlung von Frachtzahler und systemseitiger Prüfung der Beziehung zwischen Auftraggeber, Versender und Empfänger möglich. Die Ablage aller Dokumente erfolgt bereits bei Auftragseingang eine enorme Erleichterung der täglichen Abwicklung.
Diese Lösung bietet nun eine ablauforientierte Avis- und Auftragsabwicklung im VDA-Umfeld. Die Entwicklung richtet sich an automotive Transporte im Voll-, Leergut- und Zwischenwerksverkehr und unterstützt auch die Abläufe von Gebietsspeditionen und Cross Docking. Durch das WinSped Automotive Center wer den die Erfassung und Disposition von VDA-Aufträgen verbessert. Das System berücksichtigt die VDA-Werkstrukturen und führt den Anwender durch den gesamten Prozess.
Fazit
Jederzeit wissen, wo sich Ladung und Fahrzeug befinden: Für Speditionen und Kunden heute ein Muss. Durch moderne Transport-Management-Software werden diese Anforderungen mehr als erfüllt denn sie bieten darüber hinaus durch eine modular strukturierte Software mit zahlreichen Schnittstellen die Möglichkeit für umfassend automatisierte und digitalisierte Prozesse im gesamten Umfeld von Transport. und Logistikunternehmen als auch für die Industrie.
Quelle: DOK