Particuliere bedrijven streven naar hogere inkomsten. Sinds enkele jaren stellen steeds meer bedrijven zich een ander doel: duurzaam ondernemen. In een onderzoek van de Bundesvereinigung Logistik (BVL) in 2018, gaf driekwart van de ondervraagde transporteurs en logistieke dienstverleners aan dat ze hun ecologische voetafdruk willen verkleinen. Een manier om de winstgevendheid en duurzaamheid te vergroten, is door processen te optimaliseren met behulp van digitale systemen. Er is vaak een groot potentieel om kosten en milieuverontreiniging te verminderen, vooral als het gaat om transport. Daarom is het zinvol om te investeren in een Transport Management Systeem (TMS). We laten zien waarom en aan welke eisen moet worden voldaan, zodat een bedrijf door digitalisering zijn economische en ecologische doelen kan behalen.
Bedrijven laten optimalisatie van het transportmanagement na
In de dagelijkse gang van zaken gaat de optimalisatie van het transportmanagement vaak verloren, omdat transport en logistiek dienstverleners zich meestal concentreren op het op tijd afleveren van zendingen in plaats van aanvullende prioriteiten te stellen.
Bovendien schrikt het veel bedrijven af om te investeren in een TMS. Vooral de kleine en middelgrote bedrijven. De belangrijkste redenen die zij noemen zijn de hoge acquisitiekosten, de inspanning die gemoeid is met het omzetten van interne processen en een onduidelijke kosten-batenverhouding. Het is voor hen veel gemakkelijker om veranderingen aan te brengen in bijvoorbeeld het gebruikte materiaal of in het eigen energieconcept.
Een TMS belooft veel positieve effecten
Door bijvoorbeeld plastic verpakkingen te vervangen door papieren alternatieven, of de verlichting in een magazijn achteraf aan te passen naar LED-verlichting, verkleinen de ecologische voetafdruk en/of kosten van een bedrijf op de lange termijn. De effecten zijn echter beduidend minder dan de resultaten die met digitaal transportmanagement kunnen worden bereikt.
Transportmanagement is zelfs een van de belangrijkste factoren voor een hogere winstgevendheid en duurzaamheid van transporteurs en logistieke dienstverleners. Volgens de BVL leidt het tot:
- Kostenbesparing door beter gebruik van voertuigen, efficiëntere routes en tijdwinst
- Minder impact op het milieu, omdat er minder voertuigen hoeven te worden ingezet en er minder vervuilende stoffen worden uitgestoten dankzij de efficiëntere planning
- Hogere medewerkerstevredenheid, omdat zowel planners als chauffeurs tijd winnen en daardoor minder stress ervaren
- Grotere klanttevredenheid, enerzijds omdat duurzaamheid voor steeds meer klanten een centraal criterium is bij opdrachtverstrekking, en anderzijds omdat punctualiteit en transparantie toenemen
Het onderzoeks- en adviesbureau Gartner geeft concrete cijfers met betrekking tot kostenreductie. De gemiddelde besparing die van een TMS kan worden verwacht, komt overeen met 5 tot 15 procent van de jaarlijkse vrachtkosten.
De efficiencywinst van een TMS is belangrijker dan de kosten
Er bestaat geen twijfel dat de aanschaf, exploitatie en eventueel onderhoud van een TMS geld kost. Hoe duur het precies is, kan niet in algemene termen worden gezegd. Sterke prijsverschillen zijn met name het gevolg van de volgende factoren:
- Functies die de software biedt: Modulaire oplossingen zijn vaak een goedkoper en flexibeler alternatief voor complete oplossingen.
- Aantal licenties dat een bedrijf nodig heeft: Schaalbare systemen maken continue aanpassingen aan de omvang van het bedrijf mogelijk en zijn daardoor kostenefficiënt.
- Hostingmodel: De cloud-gebaseerde toepassing van de software (Application Service Providing, afgekort ASP) is een minder kostenintensief alternatief voor transporteurs en logistiek dienstverleners die het TMS niet noodzakelijk op hun eigen server wensen te hosten.
- Betaalmodel: Naast het kopen bieden veel TMS-aanbieders nu ook software-as-a-service (SaaS) oplossingen aan, waarbij de software ook kan worden gehuurd of waarbij men zich kan abonneren.
In het algemeen is het raadzaam de beslissing voor of tegen een TMS niet alleen van de kosten af te laten hangen. Een blik op de eerder genoemde positieve effecten van software op winstgevendheid en duurzaamheid is net zo doorslaggevend – zo niet doorslaggevender.