Focko Lüpsen & Sohn vertrouwt op LIS
Het centrum van Duitsland wordt algemeen beschouwd als de ideale locatie voor logistieke bedrijven. Want elke andere plaats is van daaruit gemakkelijk bereikbaar. De 2.000 inwoners tellende gemeente Filsum in Nedersaksen, waar Focko Lüpsen & Sohn GmbH sinds 1993 is gevestigd, kan dit voordeel niet bieden, maar Nederland en de Noordzeekust liggen op een steenworp afstand. Daar, in het midden van de Noord-Duitse laagvlakte, heeft Lüpsen zich in de loop van drie generaties ontwikkeld van een exploitant van paard en wagen tot een moderne logistieke dienstverlener. Vandaag is het familiebedrijf gestaag en organisch gegroeid, heeft het 250 mensen in dienst en beschikt het over een wagenpark van 120 voertuigen. Het doel van bedrijfsleider Dirk Lüpsen en zijn team is om deze ontwikkeling voort te zetten en stevig door te groeien. In deze context kan men niet om het thema digitalisering heen. Daarom heeft het bedrijf besloten de digitale transformatie krachtig door te zetten. De eerste stap was de omschakeling van alle expeditieprocessen naar het transportmanagementsysteem WinSped van LIS Logistische Informationssysteme GmbH.
De zoon van de oprichter van het bedrijf, Focko Lüpsen Jr., introduceerde vrij zeldzame kleurstelling voor zijn wagens, simpelweg omdat slechts één ander bedrijf in de branche zijn voertuigen destijds op deze manier had gelakt. Een slimme zet, want “op deze manier creëerde hij met weinig moeite een echt uniek verkoopargument en herkenningsteken”, vat Mirco Neemann (35), transportmanager van Focko Lüpsen & Sohn GmbH, samen. “Onze vrachtwagens zijn altijd van veraf herkenbaar.” Daarnaast geldt bruin als eerlijk en oprecht in de kleurenpsychologie, wat op zich geen nadeel is voor een dienstverlener.
Focus op vervoer en logistiek
Focko Lüpsen werd in 1930 opgericht als brandstofhandelaar in Detern en stapte in 1960 over naar het algemene goederenvervoer. Zeven jaar later kreeg het bedrijf eindelijk een vergunning voor goederenvervoer over lange afstand en ging het dus ook naar verder gelegen bestemmingen. Omdat de ruimte in Detern na verloop van tijd te klein werd, verhuisde het bedrijf in 1993 naar de huidige locatie in Filsum. Naast de mogelijkheid om daar een groot overdekt magazijn, een eigen werkplaats en een wasstraat in te richten, speelde de directe verkeersverbinding met de A28 en de B72 een belangrijke rol bij deze beslissing. In 2011 scheidde het bedrijf zich af van de brandstofdivisie en concentreert zich sindsdien voornamelijk op de transport- en logistieke activiteiten.
Met succes, zoals de continue groei van de afgelopen jaren bewijst. “De laatste tijd zien we echter steeds duidelijker dat we op het gebied van digitalisering beter moeten worden om onze succesvolle ontwikkeling voort te zetten”, zegt Neemann. Niet alleen verwachten verladers steeds meer consistente gegevens over hun goederen en handelswaar, maar ook intern had de lijdensdruk een niveau bereikt dat niet langer genegeerd kon worden. “We moesten ons realiseren dat de vele dubbele boekingen en de processen die soms nog met de hand en in Excel-tabellen werden uitgevoerd, aanzienlijke capaciteiten in beslag namen en ook een negatieve invloed hadden op onze toekomstige levensvatbaarheid”, aldus de 35-jarige. De directie gaf hem daarom de opdracht een nieuw TMS te selecteren, aan te schaffen en in te voeren.
De juiste conclusies uit de juiste analyse
Het eerste wat de 35-jarige deed was praten met de oude TMS-aanbieder van Lüpsen. “Maar het werd al snel duidelijk dat we niet meer samen zouden komen. Bij LIS GmbH daarentegen waren er van meet af aan geen problemen met de wensen en eisen van de logistiek specialist. “Onze gesprekspartners begrepen en classificeerden onze situatie meteen goed”, herinnert Neemann zich. De softwarespecialisten uit Greven maakten niet alleen de juiste analyse, ze trokken er ook de juiste conclusies uit. “Zelfs het eerste conceptvoorstel was een schot in de roos”, zegt Neemann.
Vanaf de gunning van de opdracht en de definitie van de systeemlayout tot aan de livegang van WinSped in Lüpsen duurde het niet langer dan 15 maanden. Een team van vier, bestaande uit medewerkers van verschillende afdelingen, begeleidde de implementatie van het project bij de expediteur. “Gezien het strakke tijdschema was herprogrammering gelukkig niet nodig. Er moesten slechts enkele visuele aanpassingen worden gedaan”, aldus Neemann. Dat is niet in de laatste plaats te danken aan de modulaire opbouw van WinSped: het softwarehuis uit Greven heeft zijn programma zo ontworpen dat de integratie van extra tools, bijvoorbeeld voor klachten- en schadebeheer, halafhandeling of documentenbeheer, uiterst eenvoudig is. Tegelijkertijd kunnen gebruikers op basis van de talrijke modules eenvoudig een krachtig transportmanagementsysteem configureren dat precies op hun behoeften is afgestemd.
Open-hart operatie
Tijdens de hele projectfase was ook de goede communicatie uiterst nuttig. “Ten eerste stonden onze contactpersonen altijd voor ons klaar en ten tweede konden zij al onze vragen snel en uitgebreid beantwoorden”, prijst de 35-jarige. De overstap naar het nieuwe systeem van LIS vond uiteindelijk begin maart van dit jaar plaats – tijdens lopende werkzaamheden. Daarbij werden in totaal 27 werkplekken bij de logistieke specialist uit Filsum met WinSped uitgerust. “Dat was een openhartoperatie”, herinnert Neemann zich. Dat alles vlekkeloos verliep, spreekt enerzijds van een goede projectbegeleiding en anderzijds van een volwassen product. “Het resultaat voldoet van A tot Z aan onze verwachtingen. LIS heeft onze eisencatalogus van het eerste tot het laatste punt doorgewerkt.
Daarna duurde het drie of vier weken voordat alle medewerkers klaar waren voor het nieuwe systeem. Hun feedback is overigens over de hele linie positief. Alleen al de grafische planning, die een gedetailleerde kaartweergave biedt die alle geplande ritten samen met de respectieve opdrachten en voertuigen visualiseert, maakt het werk aanzienlijk eenvoudiger. Zonder het systeem te moeten veranderen, krijgt de planner zo een volledig overzicht van zowel de transporten als de operationele planning. De tool biedt ook verschillende handige opties om alleen de informatie die belangrijk is voor het actuele verloop van de planning gericht en overzichtelijk weer te geven. Een aandachtscontrolesysteem op basis van het verkeerslichtprincipe helpt ook om problemen in een vroeg stadium te signaleren, zodat ze in het beste geval zelfs kunnen worden voorkomen. Daarnaast kunnen routines, sjablonen en kopieersjablonen worden aangemaakt, die de tijd die nodig is om terugkerende processen en procedures af te handelen drastisch verminderen. “Daardoor besparen we nu ongeveer een uur per dag en per dispatcher in vergelijking met onze oude procesketen”, meldt Neemann. “Natuurlijk vermindert dit het stressniveau bij het plannen aanzienlijk en houden onze collega’s meer tijd over voor klantcontacten.” Lüpsen heeft overigens tot op heden zelden een beroep hoeven doen op LIS-ondersteuning. “Het systeem draait stabiel.