Externalisation et mise en réseau globale : des mots-clés d’une importance considérable, en particulier pour les entreprises actuelles de logistique et de transport, ainsi que pour les prestataires de services connectés. Le commerce mondial des marchandises et le nombre croissant de partenaires dans les chaînes d’approvisionnement à plusieurs entités conduisent sans cesse à une plus grande dynamique et complexité du marché.
Il est évident que les prestataires de services logistiques doivent faire face aux nouvelles réalités et assurer ainsi une plus grande transparence et traçabilité de leurs processus. Bien que cette approche de traçabilité nécessite tout d’abord un effort administratif plus important, elle entraîne également une réduction des coûts et un potentiel d’optimisation dans l’ensemble des processus. Les frais de péage pour les camions et la hausse des prix du carburant constituent également des arguments importants pour investir dans des logiciels fiables, qui gèrent le transport dans tous les domaines.
Grâce à sa présence sur le marché mondial, SAP est le centre de coordination privilégié de nombreuses entreprises. À cet effet, la « Business Suite » propose également un module de gestion des transports adapté, en complément du « SAP Enterprise Resource Planning ». Le développement de logiciels de gestion du transport spécifiques au secteur ne fait toutefois pas partie des compétences clés de SAP et de son approche globale de management. En conséquence, le module ne couvre pas la complexité de tous les processus intervenant dans l’industrie du transport et de la logistique. De nombreuses entreprises se tournent ainsi vers des logiciels externes de gestion des transports. La condition sine qua non pour cela est toutefois une intégration harmonieuse dans l’environnement SAP existant. Avec « WinSped », LIS dispose dans sa gamme d’une solution appropriée, qui possède également une structure modulaire, conformément au système ouvert de SAP, et peut ainsi être adaptée aux besoins individuels des clients.
Doté d’un grand nombre d’interfaces, le logiciel de gestion de transport WinSped peut être intégré dans n’importe quel environnement professionnel. WinSped prend en charge la conversion des données issues de systèmes externes de différentes structures dans des systèmes internes homogènes, au moyen d’interfaces mises en place vers SAP, JDE, BAAN, Brain, Infor, MS-Navision ou MS-Dynamics. Les données sont également transférées des systèmes internes vers des solutions logicielles et des systèmes externes impliqués dans le processus de communication. WinSped supporte les formats EDIFACT, XML, Excel/CSV, ODETTE ou encore les protocoles FTP, e-Mail, SOAP, ODBC, OleDB et X400. Les exigences du système « SAP ERP » ne sont pas une exception pour WinSped. L’interface iDoc de SAP est utilisée non seulement pour l’échange électronique de données, mais aussi pour la communication en ligne. En outre, aucune modification ne doit être apportée au système SAP pendant la communication des données. Un membre du conseil d’administration de LIS explique : « En ce qui concerne la question de l’intégration, nous avons délibérément opté pour un couplage souple avec le système SAP, et donc contre toute intervention dans la base de données externe. » Un couplage fort aurait conduit sinon à des changements dans WinSped, en cas de modification du système externe, et donc à des dépenses supplémentaires considérables pour notre société. Notre approche s’adresse également à la majorité des clients, plutôt critiques envers ce type d’intervention externe dans leur base de données SAP.
Échange de données via des iDocs standard ou définis par l’utilisateur
En principe, il existe deux approches différentes pour échanger les données avec SAP. D’une part, au moyen de programmes, WinSped peut étendre le système SAP avec différentes fonctionnalités, sans avoir à le modifier. Les iDocs SAP sont appelés et reformatés dans des fichiers, qui peuvent être lus par WinSped (iDoc défini par l’utilisateur). Toutefois, le système SAP standard doit être étendu pour inclure l’extension SAP homogène de la tâche du partenaire de coopération. Grâce à l’implémentation de cette extension SAP, WinSped peut être informé à différents moments de l’avancement d’une livraison. Le flux de retour dans le processus global est également possible à l’aide de cet outil – le point d’entrée pour cela est ce que l’on appelle les « user exits » fournis par SAP. D’autre part, WinSped prend également en charge le traitement direct des iDocs standard fournis par SAP. À l’aide du convertisseur WinSped, ils peuvent ensuite être convertis en fichiers compatibles WinSped pour un traitement ultérieur. Cette approche ne nécessite pas la mise en œuvre de programmes supplémentaires et permet donc un échange de données indépendant. Cela a néanmoins l’inconvénient d’entraîner des problèmes de compatibilité avec WinSped, si les iDocs sont modifiés en interne par SAP. La première approche, en revanche, est à la fois plus homogène et plus transparente pour SAP, si bien que dans ce cas, ces complications ne se produisent pas.
Construction modulaire structurée
Comme SAP, WinSped propose un système modulaire ouvert, qui est mis en œuvre individuellement et orienté vers le client. Si, par exemple, la gestion financière ou la gestion des unités de manutention d’une entreprise est effectuée via le système SAP déjà installé, il n’est nécessaire d’acheter un tel module auprès de WinSped. Grâce à sa structure modulaire, le logiciel LIS peut être intégré dans l’environnement SAP comme une pièce d’un puzzle, et peut compenser les fonctionnalités manquantes selon les besoins du client. Un des grands avantages du logiciel de gestion des transports est sa flexibilité. Qu’il s’agisse de la saisie des commandes, de la planification des itinéraires, de la facturation du fret ou de la planification du déploiement du personnel : WinSped peut être activé à différents stades du processus de production SAP, et répondre ainsi aux besoins individuels des clients. WinSped demeure cependant en concurrence avec le géant du logiciel, SAP. Cela est dû à la fois à la flexibilité du système SAP, mais également à la présence mondiale du plus grand fabricant de logiciels en Europe, comme l’explique la direction commerciale : « Le système SAP ouvert offre aux entreprises une variété de solutions sectorielles spécifiques. Bien entendu, cela inclut le domaine du transport et de la logistique, pour lequel SAP propose un module de gestion des transports. Cependant dans la pratique, le module SAP n’offre souvent pas aux entreprises toutes les fonctionnalités requises. »
Les clients WinSped du secteur de l’expédition apprécient particulièrement les fonctionnalités des modules de planification, de facturation du transport et de gestion des entrepôts, car elles ne sont pas supportées de manière égale dans le système SAP. Comme par exemple au sein de la société logistique Urban-Transporte GmbH, transitaire interne de la société Kion AG, WinSped permet de visualiser sur une carte détaillée toutes les tournées planifiées ainsi que les commandes correspondantes. De cette manière, toutes les informations nécessaires sur les sites en Grande Bretagne, France, Italie, Espagne, République Tchèque et Allemagne sont clairement organisées et mises à la disposition des différentes équipes de planification. En plus de l’assemblage manuel des bordereaux et des tournées par glisser-déposer, le module de dispatching comprend également des fonctions automatisées, qui aident le dispatcher dans la planification des itinéraires et lui permettent d’agir immédiatement lors de la recherche du bon ordre. Le module fournit également des informations sur le chiffre d’affaires des commandes, les coûts d’utilisation des transporteurs, les péages et le kilométrage à vide, ainsi que les données des clients, du personnel ou les numéros de téléphone.
Par ailleurs, WinSped comprend d’autres modules pour l’intégration télématique, la logistique maritime et les marchandises dangereuses. Chez Urban, le critère décisif pour le choix de WinSped fut avant tout la flexibilité, comme l’explique le responsable informatique Gabriel Fettscher : SAP et WinSped prennent en charge différentes fonctions sur nos sites respectifs. Afin de compléter notre environnement SAP, il était crucial que ce programme remplisse une grande variété de tâches et puisse être modifié au mieux. En Allemagne par exemple, SAP ne s’occupe que de la comptabilité. WinSped gère tous les processus de traitement, tels que la recherche de transitaire ou l’impression d’étiquettes pour les colis, de manière entièrement automatisée. L’interaction des deux programmes est presque ininterrompue. Comme le conclut Fettscher : « En ce qui concerne les fonctionnalités de SAP, WinSped offre un système ouvert pour un système ouvert. Cette interaction flexible nous permet de continuer à réagir aux conditions du marché et aux changements futurs, et d’adapter en permanence notre département informatique aux développements du marché. »