Focko Lüpsen & Sohn mise sur le système LIS
Le centre de l’Allemagne, situé en Hesse ou en Thuringe selon la méthode de calcul, est généralement considéré comme un site idéal pour les logisticiens. Car de là, tout autre endroit est facilement accessible. La commune de Filsum, en Basse-Saxe, qui compte 2000 habitants et où Focko Lüpsen & Sohn GmbH a son siège depuis 1993, ne peut certes pas offrir cet avantage, mais les Pays-Bas et la côte de la mer du Nord ne sont qu’à un saut de puce. C’est là, au milieu de la plaine du nord de l’Allemagne, que Lüpsen s’est développée au cours de trois générations, passant du métier de conducteur de chevaux à celui de prestataire de services logistiques moderne. L’entreprise familiale emploie aujourd’hui 250 personnes et possède un parc de 120 véhicules. L’objectif du directeur général Dirk Lüpsen et de son équipe est de poursuivre cette évolution et de continuer à croître solidement. Dans ce contexte, le thème de la numérisation est incontournable. C’est pourquoi l’entreprise a décidé de poursuivre avec véhémence sa transformation numérique. Le début de ce processus a été marqué par le passage de tous les processus d’expédition au système de gestion des transports WinSped de la société LIS Logistische Informationssysteme GmbH.
Il n’y a pas grand-chose qui fasse la réputation de Filsum, situé à tout juste quatre mètres au-dessus du niveau de la mer, au-delà des frontières du village. D’un côté, il y a Tamme Hanken, décédé en 2016, qui, en tant que “”Frison de l’Est XXL”” et “”casseur d’os””, a longtemps dressé des os de chevaux fatigués dans sa ferme au milieu du village, ce qui a fait le bonheur de la télévision. D’autre part, il y a les camions marron très voyants de Focko Lüpsen & Sohn GmbH, que l’on peut croiser jour après jour sur les routes de la région. Cette couleur plutôt rare pour un logisticien avait été introduite à l’époque par le fils du fondateur de l’entreprise, Focko Lüpsen jun. Une manœuvre intelligente, car “”de cette manière, il a créé un véritable signe distinctif et un signe de reconnaissance avec peu d’efforts””, résume Mirco Neemann (35 ans), directeur d’expédition de Focko Lüpsen & Sohn GmbH. “”Nos camions sont toujours reconnaissables de loin”” En outre, dans la psychologie des couleurs, le brun est considéré comme honnête et sincère, ce qui n’est pas un inconvénient en soi pour un prestataire de services.
Accent sur le transport et la logistique
Fondée en 1930 comme commerce de combustibles à Detern, Focko Lüpsen s’est lancée dans le transport général de marchandises en 1960. Sept ans plus tard, l’entreprise a finalement obtenu une licence de transport de marchandises à longue distance, ce qui lui a permis de se rendre vers des destinations plus lointaines. L’espace à Detern étant devenu trop étroit, l’entreprise a déménagé en 1993 à son siège actuel à Filsum. Outre la possibilité d’y aménager un grand entrepôt couvert, un atelier propre et une station de lavage, le raccordement direct à l’A28 et à la B72 a joué un rôle important dans cette décision. En 2011, l’entreprise s’est séparée de son département combustible et se concentre depuis lors principalement sur les activités de transport et de logistique.
Avec succès, comme en témoigne la croissance continue de ces dernières années. “”Toutefois, nous avons récemment constaté de plus en plus clairement que nous devions nous améliorer en matière de numérisation pour poursuivre notre développement réussi””, explique Neemann. Non seulement les chargeurs attendent de plus en plus d’ensembles de données cohérents sur leurs marchandises et leurs biens, mais en interne aussi, la pression a atteint un niveau qu’il n’était plus possible d’ignorer. “”Nous avons dû nous rendre à l’évidence : les nombreuses saisies en double et les processus qui se déroulent parfois encore à la main et dans un tableau Excel mobilisent des capacités considérables et ont en outre un effet négatif sur notre capacité à faire face à l’avenir””, explique le jeune homme de 35 ans. En conséquence, la direction l’a chargé de sélectionner, d’acquérir et de mettre en place un nouveau TMS.
Les bonnes conclusions d’une bonne analyse
La première chose que le jeune homme de 35 ans a faite a été de discuter avec l’ancien fournisseur de TMS de Lüpsen. “”Mais à ce moment-là, il est vite devenu évident que nous n’allions pas nous retrouver à nouveau ensemble”” En revanche, chez LIS GmbH, on n’a vu aucun problème dès le début en ce qui concerne les souhaits et les exigences du spécialiste en logistique. “”Nos interlocuteurs ont tout de suite bien compris et classé notre situation””, se souvient Neemann. Mais les spécialistes en logiciels de Greven n’auraient pas seulement fait la bonne analyse, ils en auraient aussi tiré les bonnes conclusions. “”La première proposition de concept a déjà fait mouche””, explique Neemann.
Il n’a pas fallu plus de 15 mois entre l’attribution de la commande et la définition de l’agencement du système pour que WinSped soit mis en service chez Lüpsen. Une équipe de quatre personnes, composée de collaborateurs de différents services, a accompagné la mise en œuvre du projet du côté de l’entreprise de transport. “”Compte tenu du calendrier serré, il n’a heureusement pas été nécessaire de procéder à une reprogrammation. Seuls quelques ajustements visuels ont dû être effectués””, explique Neemann. Cela s’explique notamment par la structure modulaire de WinSped. La société de logiciels de Greven a en effet conçu son programme de manière à ce que l’intégration d’outils supplémentaires, par exemple pour la gestion des réclamations et des dommages, le transbordement des halls ou la gestion des documents, soit extrêmement simple. Parallèlement, les utilisateurs peuvent configurer facilement un système de gestion des transports performant et parfaitement adapté à leurs besoins à l’aide des nombreux modules disponibles.
Opération à cœur ouvert
De plus, la bonne communication a été extrêmement utile pendant toute la phase du projet. “”Premièrement, nos interlocuteurs étaient toujours disponibles pour nous et, deuxièmement, ils ont toujours pu répondre rapidement et de manière complète à toutes nos questions””, se félicite le jeune homme de 35 ans. Le passage au nouveau système de LIS a finalement eu lieu début mars de l’année dernière – en cours de fonctionnement. Au total, 27 postes de travail ont été équipés de WinSped chez le spécialiste de la logistique de Filsum. “”C’était une opération à cœur ouvert””, se souvient Neemann. Le fait que tout se soit déroulé sans accroc témoigne d’une part d’un bon suivi du projet et d’autre part d’un produit parfaitement au point. “”Le résultat correspond à nos attentes de A à Z. LIS a traité proprement notre catalogue d’exigences du premier au dernier point””
Il a ensuite fallu trois ou quatre semaines pour que tous les collaborateurs soient opérationnels dans le nouveau système. Leurs réactions sont d’ailleurs toutes positives. La planification graphique, qui offre une représentation cartographique détaillée permettant de visualiser toutes les tournées planifiées ainsi que les commandes et les véhicules correspondants, facilite considérablement le travail. Sans devoir changer de système, le service de planification peut ainsi avoir une vue d’ensemble complète aussi bien des transports que du plan d’affectation. L’outil offre en outre une multitude de possibilités confortables pour représenter de manière ciblée et claire uniquement les informations importantes pour l’avancement actuel de la planification. Une gestion de l’attention selon le principe des feux de signalisation permet en outre de détecter les problèmes à temps, de sorte qu’ils peuvent même être évités dans le meilleur des cas. En outre, il est possible de créer des routines, des modèles et des modèles à copier, ce qui permet de réduire considérablement le temps nécessaire au traitement des processus et des procédures répétitifs. “”Au final, nous économisons aujourd’hui environ une heure par jour et par agent de planification par rapport à notre ancienne chaîne de processus””, rapporte Neemann. “”Cela réduit bien sûr considérablement le niveau de stress dans la planification et laisse plus de temps aux collègues pour les contacts avec les clients”” Lüpsen n’a d’ailleurs eu que rarement besoin de faire appel à l’assistance LIS jusqu’à présent. “”Le système est stable”””