Focko Lüpsen & Sohn confía en el sistema LIS
El centro de Alemania, situado en Hesse o Turingia según el método de cálculo, suele considerarse un emplazamiento ideal para las empresas de logística. Porque todos los demás lugares son fácilmente accesibles desde allí. La comunidad de Filsum, en Baja Sajonia, con sus 2.000 habitantes, donde Focko Lüpsen & Sohn GmbH tiene su sede desde 1993, no puede ofrecer esta ventaja, pero los Países Bajos y la costa del Mar del Norte están a tiro de piedra. Allí, en medio de la llanura del norte de Alemania, Lüpsen ha pasado a lo largo de tres generaciones de ser un operador de carros de caballos a convertirse en un moderno proveedor de servicios logísticos. La empresa familiar ha crecido de forma constante y orgánica y hoy emplea a 250 personas y mantiene una flota de 120 vehículos. El objetivo del Director General Dirk Lüpsen y su equipo es continuar esta evolución y seguir creciendo con solidez. En este contexto, el tema de la digitalización es ineludible. Por eso la empresa ha decidido impulsar con vehemencia la transformación digital. El primer paso fue la conversión de todos los procesos de expedición al sistema de gestión de transportes WinSped de LIS Logistische Informationssysteme GmbH.
No hay mucho por lo que Filsum, situado a sólo cuatro metros por encima del HNH, sea conocido más allá de los límites del pueblo. Por un lado, está Tamme Hanken, fallecido en 2016 y que, como “frisón oriental XXL” y “triturador de huesos”, enderezó durante mucho tiempo huesos de caballo cansados en su granja en medio del pueblo, lo que fue un éxito en televisión. Por otro lado, están los llamativos camiones marrones de Focko Lüpsen & Sohn GmbH, que se pueden encontrar en las carreteras de la región día tras día. La combinación de colores, poco habitual en una empresa de logística, fue introducida por el hijo del fundador de la empresa, Focko Lüpsen Jr., simplemente porque en aquel momento sólo otra empresa del sector tenía sus vehículos pintados de este modo. Una jugada inteligente, porque “de este modo ha creado una verdadera propuesta de venta única y un signo distintivo con poco esfuerzo”, resume Mirco Neemann (35), director de expedición de Focko Lüpsen & Sohn GmbH. “Nuestros camiones siempre son visibles desde lejos” Aparte de eso, el marrón se considera honesto y sincero en la psicología del color, lo que no es una desventaja para un proveedor de servicios en sí.
Transporte y logística
Fundada en 1930 como empresa de comercio de combustible en Detern, Focko Lüpsen entró en el negocio del transporte de mercancías generales en 1960. Siete años más tarde, la empresa recibió por fin una licencia de transporte de mercancías de larga distancia y, por tanto, también se dirigió a destinos más lejanos. Como el espacio de Detern se quedó pequeño con el tiempo, la empresa se trasladó a su ubicación actual en Filsum en 1993. Además de la posibilidad de instalar allí un gran almacén cubierto, un taller propio y un lavadero de coches, la conexión directa de transporte con la A28 y la B72 desempeñó un papel importante en esta decisión. En 2011, la empresa se separó de su división de combustibles y desde entonces se ha centrado en el negocio del transporte y la logística.
Con éxito, como demuestra el continuo crecimiento de los últimos años. “Sin embargo, últimamente hemos visto cada vez más claro que tenemos que mejorar en digitalización para continuar nuestro exitoso desarrollo”, afirma Neemann. No sólo los transportistas esperan cada vez más registros de datos coherentes sobre sus mercancías y productos, sino que internamente la presión del sufrimiento había alcanzado un nivel que ya no podía ignorarse. “Tuvimos que darnos cuenta de que las numerosas entradas dobles y los procesos que a veces se siguen realizando a mano y en hoja de cálculo Excel inmovilizan capacidades considerables y además repercuten negativamente en nuestra viabilidad futura”, afirma este hombre de 35 años. Como resultado, la dirección le encargó la selección, compra e introducción de un nuevo TMS.
Las conclusiones correctas de un análisis correcto
Lo primero que hizo este hombre de 35 años fue entablar conversaciones con el antiguo proveedor de TMS de Lüpsen. “Pero enseguida quedó claro que no volveríamos a estar juntos” En LIS GmbH, en cambio, no se observó ningún problema en cuanto a los deseos y requisitos del especialista en logística desde el principio. “Nuestros interlocutores comprendieron y clasificaron correctamente nuestra situación de inmediato”, recuerda Neemann. Los especialistas en software de Greven no sólo hicieron el análisis correcto, sino que también sacaron las conclusiones adecuadas. “Incluso la primera propuesta conceptual fue un éxito”, dice Neemann.
Desde la adjudicación del contrato y la definición del diseño del sistema hasta la puesta en marcha de WinSped en Lüpsen no pasaron más de 15 meses. Un equipo de cuatro personas, formado por empleados de distintos departamentos, acompañó la ejecución del proyecto por parte de la empresa transitaria. “Afortunadamente, dado lo apretado del calendario, no fue necesaria ninguna reprogramación. Sólo hubo que hacer algunos ajustes visuales”, dice Neemann. Esto se debe, entre otras cosas, a la estructura modular de WinSped. La empresa de software de Greven ha diseñado su programa de tal forma que la integración de herramientas adicionales, por ejemplo para la gestión de reclamaciones y daños, la tramitación de naves o la gestión de documentos, resulte extremadamente sencilla. Al mismo tiempo, los usuarios pueden configurar fácilmente un potente sistema de gestión del transporte que se adapte con precisión a sus necesidades utilizando los numerosos módulos.
Cirugía a corazón abierto
La buena comunicación también fue de gran ayuda durante toda la fase del proyecto. “En primer lugar, nuestras personas de contacto estuvieron siempre disponibles para nosotros y, en segundo lugar, fueron capaces de responder a todas nuestras preguntas de forma rápida y exhaustiva”, elogia este hombre de 35 años. El cambio al nuevo sistema de LIS se produjo finalmente a principios de marzo del año pasado, durante las operaciones en curso. En total, 27 puestos de trabajo del especialista en logística Filsum se equiparon con WinSped. “Fue una operación a corazón abierto”, recuerda Neemann. El hecho de que todo haya ido sobre ruedas habla, por un lado, de una buena gestión del proyecto y, por otro, de un producto maduro. “El resultado cumple nuestras expectativas de la A a la Z. LIS ha trabajado con pulcritud nuestro catálogo de requisitos desde el primer hasta el último punto”
Pasaron tres o cuatro semanas hasta que todos los empleados se adaptaron al nuevo sistema. Por cierto, sus comentarios son positivos en general. Sólo la programación gráfica, que ofrece un mapa detallado en el que se visualizan todos los recorridos previstos junto con los pedidos y vehículos correspondientes, facilita considerablemente el trabajo. Sin tener que modificar el sistema, el expedidor puede así obtener una visión completa tanto de los transportes como del plan de despliegue. La herramienta también ofrece una variedad de opciones convenientes para mostrar sólo la información que es importante para el progreso de la programación actual de una manera específica y clara. Un sistema de control de la atención basado en el principio del semáforo también ayuda a identificar los problemas en una fase temprana para poder prevenirlos en el mejor de los casos. Además, se pueden crear rutinas, plantillas y modelos de copia para reducir drásticamente el tiempo necesario para gestionar procesos y procedimientos recurrentes. “Como resultado, ahora ahorramos alrededor de una hora por día y expedidor en comparación con nuestra antigua cadena de procesos”, informa Neemann. “Por supuesto, esto reduce considerablemente el nivel de estrés en el departamento de programación y deja a nuestros compañeros más tiempo para los contactos con los clientes” Lüpsen rara vez ha tenido que recurrir al apoyo del SIL. “El sistema funciona estable”